Du har precis fått uppgiften tilldelad till dig och det är en uppgift du verkligen vill ha men magkänslan är ändå inte bra. Uppgiften känns helt enkelt övermäktig och trots att du har kompetens för att lösa det hela börjar du tvivla och tyst diskutera med dig själv: ”vart ska jag börja?” och fortsätter sedan på samma tema med nästa tvivel som kan vara att det aldrig kommer att gå. Du kommer aldrig bli klar i tid för det är såååå mycket som ska hinnas med. Känner du igen dig?
Tricket är att skapa överblick genom att bryta ned till hanterbara bitar
Tänk så här, vad är det som stressar dig mest? Är det uppgiften eller att du inte har koll på omfattningen gällande uppgiften? Erfarna projektledare göra alltid en inventering och kartläggning av ett projekts omfattning innan de startar och varför då? Är inte det viktigaste att komma igång med att göra saker? Hur ska man annars bli klar i tid?Så varför gör de kartläggningen då? Jo, en kartläggning innebär att man skriver ned alla de moment/uppgifter/aktiviteter och möten som kommer att krävas för att lösa det som ska lösas.
På så sätt får en erfarna projektledaren kontroll på hur lång tid de olika momenten kommer att ta och vilka resurser som kommer att behövas. Den totala tiden är sedan bara att räkna ut då du vet tiden för alla olika moment. Det som sedan sker är en prioritering av ordningsföljd på allt som ska ske för att sedan planeras in i kalendrar och att göra-listor.
Vad är det som egentligen hänt?
Den stora uppgiften för inte en enskilt stor klump längre utan numera nedbruten i mindre och hanterbara delar som är inplanerade i rätt ordning.
Även om du inte driver ett projekt så fungerar samma metod på dina egna större uppgifter. Vinsten är monumental och omedelbar om du kan arbeta på detta sätt då du enklare kommer kunna göra saker i rätt ordning. Du kommer att ha koll på dina delmål och kan fira dina framgångar. Mentalt kommer det kännas fantastiskt att se vilka framsteg du gjort och hur mycket som faktiskt är klart på vägen mot att lösa uppgiften som tidigare kändes som att bestiga Mt. Everest!
Hur gör du för att skapa kontroll på stora uppgifter?
-Michael