• 31 januari, 2019

Hur prioriterar du egentligen?

Hur prioriterar du egentligen?

1024 1024 Michael Alphov

Prioritering. Ett ständigt återkommande tema och lika svårt i verkligheten som det är enkelt i teorin. Jag tänker att du kanske tänkt någongång att ”jag bara ska fixa det lätta och snabba först innan jag tar det som är viktigt” eller så har du kanske tänkt att det är smart att först hjälpa den som skriker högst? Jag tror personligen att de flesta av oss har ramlat i dessa fällor när det kommer till prioritering och kommer fortsätta ramla ned i samma fälla om vi inte bestämmer oss att det går att göra annorlunda.

De två vanligaste felen många gör gällande sin prioritering är..

Jag nämner båda i introt och ska jag försöka reda ut dessa två, dåliga, prioriteringsmodeller så måste vi först börja med att benämna dem med vad de borde kallas ( i alla fall av mig):  

Spontanprioritering 

Det absolut vanligaste modellen som människor använder idag. Det innebär att du gör och fokuserar på det som går snabbt, är enkelt, är litet, du har gjort det förut samt på det som är roligt! Känner du igen dig? Det svåra och det viktiga då? Det ska du ju ta sen eller senare vilket i många fall blir för sent eller aldrig…

Vi ska dock vara ärliga och säga att både enkla, roliga och snabba uppgifter visst kan vara viktiga men med denna prioriteringsmodell kör man i diket mer ofta än man är på vägen. 

Akustiskt prioritering 

Jag hjälper den som skriker högst först så blir det tyst! Vem är det då som skriker? Det kan var den ostrukturerade kollegan eller chefen. Detta kan vara din minsta kund som skriker högst av alla kunder och får mest uppmärksamhet fast den inte borde. Ja, det kan helt enkelt vara vem som helst helt enkelt men resultatet blir alltid ofta detsamma och det är fel prioritering. För att inte tala om vad som händer nästa gång samma person vill ha hjälp. Tror du de kommer skrika mer eller mindre än förra gången? DU har ju lärt dem att det var OK att skrika för snabb hjälp….

Hur ska man då göra? 

Du ska prioritera som en president! 

Den bortgångne Amerikanske presidenten Dwight D. Eisenhower är mannen vi ska tacka eller åtminstone var det han som paketerade ihop det hela på ett begripligt sätt. Han lär också ha sagt följande bevingade ord: ”I have two kinds of problems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent.” 

Citat stämmer oerhört bra för de flesta och tittar man på hur den s.k. Eisenhowermatrisen fungerar så gäller följande. 

Viktigt & Bråttom: Här hamnar allt som har en snar deadline, ”kriser och måsten”, allt du verkligen både bör och ska göra NU för att nå dina mål.

Viktigt & Mindre bråttom: Här hamnar saker som du kan planera in för att göra när de verkligen ska göras för att inte bli bråttom. Kan vara förberedelse, strategier, utveckling, underhåll etc. 

Inte viktigt & Bråttom: Detta är en svår ruta för det hela handlar om för vem som uppgiften är viktig eller oviktig. En sak som inte är viktig för dig kan vara viktig för din kollega eller tvärtom. Det jag vill säga är att det handlar om att rätt person gör rätt saker, så delegering samt att reda ut och klargöra tydligt vem som ansvarar gällande olika uppgifter är lösningen om du har mängder av aktiviteter i denna ruta. 

Inte viktigt & Mindre bråttom: Här hamnar allt som du slösar tid på som, exempelvis, att kolla Facebook 200 ggr per dag.  Det är aktiviteter som bara gör dig aktiv, upptagen och stressad men inte produktiv. Lösningen vet du redan och det är sluta slösa bort din tid….

Jag höll precis på att glömma det viktigaste av allt och det är vad som styr dina prioriteringar? Svaret är alltid, verkligen alltid dina mål och givetvis ska dina mål gå i linje med företagets mål osv. 

Min uppgift till dig är: 

Rita upp en tom Eisenhowermatris och fyll på med de saker, möten och uppgifter som du gör i ditt arbete i de olika rutorna så kommer du snabbt att se vad du lägger mest respektive minst tid på. 

Kanske behöver du prioritera om för att hamna rätt?