• 1 mars, 2019

Gör återkommande uppgifter i block

Gör återkommande uppgifter i block

1024 1024 Michael Alphov

Ditt arbete består med stor sannolikhet av en skön mix mellan stora och små uppgifter. Dessutom kan säkert dessa uppgifter delas in i återkommande och icke återkommande uppgifter och det är de återkommande som vi ska fokusera på en stund. Ta exempelvis attest av fakturor. Om du inte gör detta får du ändå hänga med i exemplet då du säkert har någon annan liknande uppgift som är återkommande.  Dessa fakturamail dyker upp i din inkorg med ojämna mellanrum och varje gång ska du klicka på en länk eller två för att sedan göra det som behövs att göras. Att öppna systemet tar tid och att klicka på länkarna tar tid. Det som är det kluriga är dock att det tar samma tid att öppna systemet oavsett om du har en eller flera fakturor som ska attesteras…

Gör istället så här med dina återkommande uppgifter

Fundera och kartlägga vilka uppgifter som är återkommande för dig under dagen, veckan, månaden, kvartalet, halvåret samt på årsnivå. Skapa en lista på alla dina återkommande uppgifter helt enkelt. 

Ta sedan en återkommande uppgift i taget och gör följande: 

  • Fundera och bestäm hur ofta du behöver göra den återkommande uppgiften 
  • Fundera och bestäm hur lång tid det tar att göra den återkommande uppgiften 
  • Planera in dessa uppgifter som återkommande bokningar i din kalender 

För att göra det konkret genom att vi tar exemplet med fakturor, som jag nämner ovan, så hade jag gjort enligt följande: 

  1. Jag hade bokat in två återkommande bokningar i min kalender på 30 min styck för att göra fakturahanteringen
  2. Jag hade gjort en regel för alla inkommande fakturamail så de antingen hade styrts till papperskorgen eller till en mapp om mailen behövs sparas. 

Resultatet blir att du slipper alla dessa fakturamail i din inkorg, uppgiften blir gjord kontinuerligt med följden att du hela tiden ligger i fas. Summeringen blir även att återkommande uppgifter görs bäst i block vid ett och samma tillfälle för att spara tid samtidigt som proaktviteten och kontrollen ökar. 

-Michael