Möten, våra älskade möten. Statistik och mätningar säger att Svenska tjänstemän snittar mellan 5,5-8,8 timmar i veckan på möten vilket innebär över 20% av arbetstiden. För många av er som läser är säkert siffran ännu högre och för någon kanske lägre än 5,5 timmar. Oavsett vad spenderas massor av tid i möten. När jag frågar om vilka tidstjuvar personer har som ska delta i mina effektivitetsträningar så är alltid ineffektiva möten med i toppen eller botten beroende på hur man vill se det.
Lägg grunden innan du träffas
Mötesteknik är oerhört enkelt i teorin men desto svårare i verkligheten och olika anledningar till ineffektiva möten är ofta:
- Oklart syfte – ingen eller ett fåtal vet helt enkelt inte varför mötet finns till
- Inget tydligt mål finns för vad som ska ske under mötet
- Inga krav på förberedelse finns
- Ingen agenda finns
- För många deltagare är inbjudna
Hur borde man då göra med alla möten?
”By failing to prepare, you are preparing to fail” sa Benjamin Franklin en gång i tiden och detta stämmer alltför väl inom de flesta områden. OM du tänker bjuda in till ett möte se då till att ha koll på och förmedla följande:
Syfte
Ett syfte är anledningen till att träffas överhuvudtaget. Massor av möten som genomförs idag saknar syfte och borde aldrig bokats in. Kolla gärna igenom senaste månadens möten och ställ frågan för vart och ett av dem; Vad var syftet med detta möte? Kan du inte svara så skulle mötet förmodligen aldrig genomförts.
Mål
Vad ska hända under mötet? Vad ska deltagarna ha kommit fram till när mötet är slut? Ska beslut fattas?
Agenda
Vilka steg ska gås igenom för att målet ska uppnås? Det är din agenda och inget annat.
Krav på förberedelse
Skicka underlag och krav på vad deltagarna ska förbereda och du kommer slippa ägna tid på detta på mötet.
Kalla rätt deltagare
Vem ska vara med på mötet? Vilka behövs för att målet ska uppnås? Vilka kan fatta de beslut som ska fattas? Inga ”bänkvärmare” ska finns utan vara de som tillför något.
Mitt förslag är att du skriver ovanstående fem rubriker i din kallelse till olika möten med en detaljerad information under varje punkt. Testa och utvärdera sedan resultatet men jag lovar att du inte kommer att ångra dig. En sund möteskultur kommer skapa förutsättningar för resultat i världsklass.
Lycka till!
-Michael