Omställningen för många organisationer till digitala möten, hemarbete och bättre utnyttjande av Teams och Slack har gått oerhört bra. Det som jag nu får feedback på hos mina kunder är att den ökande kunskapen gällande de digitala mötesformer gjort att vi har möten än någonsin. Det ”teamas” och ”zoomas” dagarna i ända. Korta möten, långa möten, avstämningsmöten, ”bara kul att snacka” möten, ”vill bara kolla en sak möten”, strategimöten, ledningsmöten, avstämningsmöten, möten för att planera andra möten, projektmöten, utvecklingsmöten, kundmöten, leveransmöten osv. Listan kan förmodligen göras minst dubbelt så lång vilket leder till att massor av bra saker händer men som vanligt fins det två sidor av myntet.
Många upplever att vårt nya sätt att mötas ger utmaningar som:
- Det är för många möten i allmänhet
- Många möten saknar ett tydligt syfte och mål
- Många mötesdeltagare är inte förberedda
- Många möten ligger ”back to back” dvs. det finns ingen luft mellan de olika mötena som man förväntas att delta i
- Många möten är för långa
Effekten blir att många upplever att de blir trötta, oerhört trötta, av att delta i digitala möten med effekten att kvalitén blir sämre och i sämst fall måste dessa möten göras igen. Dessutom påverkas det allmänna välmåendet hos medarbetare negativt.
Hur ska man då göra?
Digitala möten och ”vanliga möten” är i massor av avseenden väldigt lika och samma saker behöver vara på plats. Alla möten ska ha ett syfte och ett tydligt mål. En agenda med punkter som driver mot målet ska finans och de som deltar gör det för att det kan bidra till att målet med mötes nås. Läs gärna mer om effektiva möten på följande länkar
- Möten, det är grunden som ger förutsättningar för framgång
- 7 tips för att era möten ska starta i tid
- 9 Steg för bättre videomöten
Dessutom är det bra att tänka på följande:
Bestäm internt när era möten ska starta och sluta
Med det menar jag att om ett möte startar på ”hel timme” så slutar mötet inte på ”hel timme”. Exempelvis startar ett möte 09.00 och istället för att sluta 10.00 slutar det 09.50. Allt för att få en naturlig paus och en möjlighet att vila hjärna och ögon innan det är dags för nästa möte
Våga ta pauser även under digitala möten
Är mötet +60 min så är det förmodligen läge för en kortare paus på 3-5 minuter efter halva tiden. Här måste man som mötesledare ha känsla för gruppens beteende och energi men att våga ta pauser fr att hålla upp energin är oerhört viktigt.
Hålla kortare möten
Nu har flera av mina exemplen ovan varit gällande möten som är 60 min eller liknande men generellt tycker jag att man ska hålla nere den inplanerade mötestiden. Den digitala världen passar också perfekt för mer korta och effektiva möten. Testa att boka 45 minuter nästa gång du planerar ett 60 minuters möte. Du kommer bli förvånat över hur ofta tiden räcker till.
Ta upp dessa frågeställningar i din arbetsgrupp och bestäm hur ni ska göra för att hjälpa varandra och inte trötta ut varandra. För det är bara att konstatera att det nya sättet att mötas är här för att stanna!
-Michael