Vi står just nu inför en ny utmaning, på många sätt, på grund av spridningen av Coronaviruset. Därför är och kommer videomötet vara ett viktigt verktyg för att driva många team och verksamheter framåt. Nu är videomöten alltid ett fantastiskt komplement och alternativ till fysiska möten anser jag. Det är tidseffektivt, det är hållbart (inga resor) och det är oerhört flexibelt så varför finns det, än idag, ett visst motstånd mot att hålla vissa möten över video? Vanans makt är nog svaret i kombination med att man tror att det är både svårt och komplicerat. Jag vill hävda att det är precis tvärtom och ska försöka förklara hur du också ska lyckas med dina videomöten nedan.
Du, jag och alla andra måste börja med grunderna för videomöten
Många, verkligen många tycker att det både är svårt, konstigt och inte speciellt givande med videomöten och har måste jag säga att vanans makt är stor. Det du när van att göra kommer att gå lätt och det du inte är van att göra kommer vara svårt, konstigt och svårt. Det är som livet i stort tänker jag. Så vad är grunden för ett bra videomöte då? Trygghet att det fungerar är svaret och trygg blir man genom att träna, testa, justera och träna lite till. Du kommer alltid utvecklas och bli bra på det som du tränar på så träna att boka, starta och genomföra ett videomöte med din kollega, din kompis, din fru, din man, dina barn eller vem du nu kan ta hjälp av. Dessutom finns det massor av gratis utbildningar och videos för alla plattformar som Skype, Teams och Zoom. Bara att googla så kommer du hitta massor av smarta tips som du kommer att ha stor nytta av. Till grunden hör också att skaffa rätt utrustning som ett bra headset (kanske med en mick) så du får ett bra ljud.
Behöver ni ha spelregler för era videomöten?
Om ni har ett återkommande möte i teamet eller om ni har massor av videomöten med kollegorna men i olika konstellationer så är spelregler att föredra. Jag tänker på saker som:
- Hur bekräftar vi att alla har förstått och accepterat beslut?
- Hur gör vi med pauser?
- Hur ska alla få komma till tals?
- Hur räcker man upp handen?
- Hur summerar vi varje punkt på agendan?
Att förbereda videomöten är precis som att förbereda ett vanligt möte
- Formulera syftet (anledningen/orsaken) till mötet
- Sätt ett eller flera mål som ska uppnås under mötet
- Formulera en agenda som drivet mot målet
- Skicka kallelsen med agenda och underlag för att vara förberedd enbart till de som behövs för att driva mötet mot målet
- Inkludera länken till videomötet och uppmana alla att ansluta i tid
Till sist, 9 steg för att skapa bättre videomöten
Vill du ha en lathund? Klicka då ➡️Ja, tack jag vill ladda hem en pdf med de 9 stegen för att skapa bättre möten
#1 Var förberedd
Läs på. Lär dig tekniken. Kolla tekniken. Gör det du behöver göra oavsett din roll för att skapa en proffsigt och friktionsfritt möte med fokus på målet
#2 Anslut i tid
Saker händer och teknik kan strula. Anslut i god tid så hinner du till och med uppdatera programmet när pop-up rutan som du fruktat dyker upp…
#3 Introducera deltagarna
Är det en rimlig mängd deltagare så är en snabb presentationsrunda bra att genomföra. Ett enkelt ”Hej, jag heter xx Michael” duger fint
#4 Fokusera
Stäng ned alla andra program. Sätt telefonen på ljudlös och ha fokus på mötet. Inte maila, inte tjuvjobba och inte kolla sociala kanaler. Fokus!
#5 Var proffsig
Var sitter du när du genomför ditt möte? Vilken är bakgrunden? Tänk på att du kan ändra alt. ”blurra” bakgrunden i många videoprogram
#6 Titta in i kameran
Titta alltid in i kameran när du pratar och inte på ”rutan” med dig själv. Känslan av kontakt kommer bli oerhört mycket bättre
#7 Prata inte i munnen på varandra
Prata inte ”rakt ut”. Begär ordet via systemet eller genom att säga ditt namn. Starta med ”Michael här, ..”
#8 Avsluta alla punkter med en summering
Vad har ni bestämt? Har alla uppfattat det lika? Innehåller besluten vem, vad och när? Summera!
#9 Utvärdera alla möten för att utvecklas
Hur gick det? Fungerade tekniken? Vad fungerade bra? Nådde vi målet? Vad ska vi träna på tills nästa gång?
En svårighet öppnar alltid dörren för en ny möjlighet så ta nu chansen att bli riktigt vass på att genomföra videomöten och är du inte riktgt övertygad tycker jag du ska lyssna på vårt senaste avsnitt av podden Alphov & Lopez där vi pratar om hur man skapar det perfekta videomötet! (Podden finns på alla plattformar där poddar finns)
Nu kör vi!