Frustrationen gick nästan att ta på när vi började att diskutera start och sluttider på utbildningen/workshopen där målet vara att att skapa mer effektiva möten….
Det visade sig snabbt finnas en enormt stor frustration över att deras interna möten ALDRIG startade i tid och det hade till och med gått så långt att vissa mötesdeltagare, med flit, kom för sent för att de visste att mötet inte skulle starta i tid. Det mest paradoxala var att de som med flit kom försent var ytterst medvetna om att de inte på något sätt hjälpte till att öka möteseffektiviteten, men valde ändå att göra på detta sättet. De menade på att det var bättre att ”jobba” ett par minuter än att sitta och vänta på alla som inte kom i tid. Att de själva inte kom i tid var tydligen mindre viktigt…
Vart ska man då börja?
I min värld är det ganska enkelt då att vara i tid handlar om att vara just i tid oavsett sammanhang. Med det menar jag att det inte spelar någon roll om det är ett möte som ska starta eller om du ska med ett tåg eller flyg. Dessa rader skriver jag på ett tåg som hade avgångstiden 16.12. Det innebar att jag vara där redan cirka 16.05 för att kunna gå på tåget i tid för att få möjlighet att åka med. Det hände inte varit speciellt lämpligt att dyka upp 16.15 för att det passar mig bättre för då hade det inte funnits något tåg. Jag tror ni fattar min poäng och givetvis bör samma princip gälla när du ska närvara på ett möte för att det ska starta i tid.
Nedan har jag listat ett par viktiga punkter för att ni ska ni ska lyckas starta era möten i tid, varje gång:
1. Hitta den ultimata mötestiden för varje möte
Har du funderat på vilken mötestid som verkligen är den bästa? Med detta menar jag att vissa möten inte en har chans att starta i tid för att mötestiden är helt fel baserat på vilka deltagare som ska/bör vara med. Undvik att boka och acceptera s.k. ”back-to-back” möten dvs. att du har ett möte mellan 9-10 och ett mellan 10-11 samt ett mellan 11-12. Man behöver inte vara ett geni för att lista ut i förväg att det inte kommer att fungera med tiderna.
2. Kalla bara rätt deltagare
Detta är viktigt utifrån många aspekter som att kvalitén och engagemanget på mötet kommer bli mycket bättre om du har rätt laguppställning – men ur en tidsaspekt är det logiskt att ju färre deltagare det är på mötet desto större chans är det att alla kommer i tid. Mindre möjlighet till fel helt enkelt.
3. Starta alltid i tid
Börjar mötet klockan 09.00 så börjar det 09.00 oavsett vilka som är är där eller inte. Jag tycker också att ni ska ta en allvarlig funderare på om ni ska ”starta om” varje gång någon eftersläntrare dyker upp eller inte.
4. Fokusera på det positiva för att skapa ett bra beteende
Beröm och premiera de som verkligen var i tid vid utvärderingen av mötet. En utvärdering som ska ske efter varje avslutat möte. Det kommer inte vara roligt att inte vara en av de som verkligen var i tid när fokus börjar läggas på det som verkligen var och är bra. Många gånger blir fokus på det som inte fungerar istället för att berömma och utveckla det som fungerar. Det är de som verkligen var och är i tid som är de sanna möteshjältarna och det är deras uppförande och beteende som ska vara standard och inget annat.
5. Prata värderingar
Vad har värderingar med att starta ett möte i tid tänker du? Allt, tänker jag. Vad är det som gör att vissa personers tid uppfattas som viktigare än andras? Innebär det automatiskt att din tid är mer viktig om du är chef? Jag tror och tycker inte det, utan det handlar om respekt för tider och medmänniskor för att alla ska få möjlighet att göra det de ska och bör göra för att laget ska fungera. Detta oavsett om du är chef eller inte. Punkt.
6. Håll nere mötestiden
Jag ser en klar och tydlig tendens att människor, mer ofta, kommer sent till längre möten för det finns ju så mycket tid att ”komma ikapp på”. Vid kortare möten finns inte det utrymmet och automatiskt kommer deltagarna bli bättre på att komma i tid. Kort, koncist och fokuserat helt enkelt.
7. Håll bra möten som verkligen tillför något
Du som mötesledare ska skicka kallelser i tid. Vidare ser du till att dina möten alltid innehåller både syfte och ett tydligt mål. Du själva ska vara proffsigt förberedd och att du kommer i tid är en självklarhet. Det som kommer hända är att människor koimmer att ”gilla” att vara med på dina möten och också dyka upp i tid. Ju bättre struktur och förberedelser desto bättre möten.
Summering
Om dina/era möten börjar i tid så kommer ni även att sluta i tid, vilket är lika viktigt då alla deltagare med stor sannolikhet har andra bokningar och åtaganden under dagen.
Kom ihåg att det är som vanligt, inga ”regler” eller tips kommer att fungera om du och dina kollegor ser till att det fungerar!
-Michael