”Det går inte att planera för varje gång jag gör det måste jag planera om” är en väldigt vanlig fras man hör från många personer. Vad menar du? är alltid min motfråga och svaret jag ofta får är att de aldrig får chansen att göra det de planerat. Varför är det på detta sätt är min nästa fråga och det svar jag nästan alltid får är att det till 100% berodde på andra som ville ha/ta deras tid. Är det alltid så? Nej, vill jag hävda och ska försöka reda ut varför men först den viktiga frågan:
Varför ska man egentligen planera överhuvudtaget?
Planering eller ej, det kommer alltid att hända små saker och stora saker (läs ex. pandemier) som gör att vår planering måste justeras. Varför är det inte bara att strunta i att planera som personerna i ingressen landade i? Planeringen är till för att det ska vara större sannolikhet att du verkligen får gjort de saker som du bestämt att du ska göra. Saker som ska ta dig mot de mål som du satt upp och som är ett kvitto på att du verkligen lyckas med det du bestämt. Planering kommer även att hjälpa att vara långsiktig och konsekvent. Allt för att hålla fokus på det som är viktigt.
Varför funkar det ibland då inte att planera?
1) Du bokar in fel saker
Många har helt enkelt inte koll på vad som egentligen är viktigt på riktigt och lägger därför in det man tror är viktigt. Eller vad man tror att någon annan tycker är viktigt. Det blir snabbt ganska självklart att dessa saker aldrig kommer att prioriteras med följden att man inte följer sin plan.
2) Du bokar in för många saker i din kalender
Din kalender är både dubbel- och trippelbokad. Du drar ned tiden på dina bokade block för att du ska ”hinna” med allt du måste göra med effekten att du helt enkelt inte hinner med att göra det du tänkt att du ska göra. Vad problemet egentligen är? Överbokning och tidsoptimism…
3) Du följer inte din plan
Du har en bra plan som är realistisk och tidssatt. Det du väljer att boka in är viktiga saker men ändå gör du inte det du sagt att du ska göra. Varför? Det är garanterat olika anledningar som brist på självdisciplin dvs. du gör inte det du själv sagt att du ska göra. Det kan också vara så att du, av någon anledning, nedprioriterat ditt eget arbete för att istället alltid prioritera upp alla andras arbete. Följden blir att du inte gör det du sagt att du ska göra. En ganska enkel ekvation med ett trist resultat.
Gör istället så här!
Fundera igenom hur mycket tid som varje dag försvinner till dina återkommande rutiner dvs. saker och uppgifter som du måste göra varje dag. Snittet på denna tid kommer att vara ungefär lika varje dag och kontentan om du inte gör dessa uppgifter är att de finns kvar imorgon. För de flesta tar detta block mellan 1-3 timmar per dag.
Nästa block du behöver ha koll på är hur mycket oförutsett/oplanerat som händer varje dag. I detta block kommer det alltid att behöva spenderas tid för saker händer hur bra planering man än har men tyvärr kan detta block ta överhanden för en del. Gällande detta block måste du vara oerhört realistisk med vilken tid du väljer att ”räkna med”. Det som lätt kan hända är att man tänker att detta block tar ”hela dagen” och det kanske det gör ibland men varför då? Jo, för att resten av planeringen är bristfällig och då framförallt avsaknaden av blocket gällande planering av dina egna (större) prioriterade uppgifter i kalendern. Desto ”sämre” man är på att planera in dessa även dessa arbetsuppgifter desto mer kommer dyka upp i det oförutsedda blocket fast att de, egentligen, inte borde vara där. Det fjärde blocket är dina möten och även här behöver du hålla bra koll på din tid.
Slutsatsen blir att du behöver räkna ut hur mycket tid i snitt du lägger i rutin och ”oförutsettblocket” för att få just DIN siffra. Efter det är det mycket enklare att ha koll på hur mycket eget planerat arbete samt hur många möten du kan boka in under en dag. Planering är matematik = det gäller att hålla koll på sina siffror. Då, först då, kommer planeringen hjälpa dig och göra dig mer flexibel än någonsin då du kan börja att räkna på din tid, baserat på de fyra blocken, över dagar, veckor eller månader för att få ihop just din plan!
Lycka till!