Det ramlar in ännu en möteskallelse i din inkorg och denna gång är det till ytterligare ett möte som du inte riktigt vet varför du ska vara med på. Du suckar tyst för dig själv men nästa sak som sker är att du tackar ja. Känns det bekant? Om det är någon tröst så är du är inte ensam. De allra flesta gör precis på detta sätt när det kommer en mötesinbjudan vilket leder till en ond spiral av dåliga beslut.
Vi hoppar fram i tiden till själva mötet ,som nu satt igång, och det spelar ingen roll om det är ett digitalt eller fysiskt möte då samma problem som jag ska försöka att beskriva kan uppstå. Det som händer direkt mötet startar är att du märker att det saknas både syfte, mål samt en agenda. Det är dessutom massor av deltagare med i mötet vilket gör allt lite mer komplicerat även det. Ordföranden gör sitt bästa och försöker att driva mot något slags mål som han/hon har i sitt huvud men det är ett omöjligt uppdrag då ingen vet om målet. Det pratas om allt och ingenting. Alla har sin egen agenda och pratar om det som är mest intressant för dem inom de områden som kommer upp till diskussion.
Om du var förvirrad innan om vad mötet verkligen var till så är det inte bättre nu. Är det ett digitalt möte klickar du snabbt på ”mute” och om det är ett fysiskt möte börjar du helt sonika att ”zoona” ut och tänka på annat. Nästa steg är förmodligen att du börjar att arbeta med något annat eller åtminstone så så fortsätter dina tankar att vandra någon annanstans. Det är nu du kanske önskar att du hade lite popcorn och dricka till hands…
Jag brukar benämna alla möten man blir kallad till som saknar syfte, mål och agenda för popcornmöten då du/man/jag/vi alla lika gärna kan sitta och äta popcorn och lyssna på allt som alla pratar om…
Tiden kommer att gå, diskussioner kommer att föras, en del deltagare kommer var nöjda och många missnöjda. Var det ett bra möte? Vet inte brukar svaret vara och många som driver möten på just detta sätt ”försvarar sig” med att säga att det var bra diskussioner och ingen, verkligen ingen skillnad kommer att göras för att det ska bli bättre nästa gång.
Nästa gång hade jag garanterat förberett med popcorn ELLER så kanske det är läge att ställa lite krav på varandra om att gör annorlunda!?
Hur svårt är det egentligen med lite struktur?
Jag menar; hur svårt är det att införa en policy/guideline att alla, ja alla, interna möteskallelser ska innehålla följande: syfte, mål med mötet, agenda, underlag att läsa INNAN mötet samt vilka förväntningar det finns på deltagarna? Med ett tydligt syfte och mål är det oerhört mycket enklare att dessutom bestämma vem som behöver vara med på mötet. Vem är det då undrar kanske du? Den eller de personer som kan driva mötet mot målet är svaret.
Kommer detta att minska alla popcornmöten? Svaret är definitivt ja och rådet är att testa med dina egna möten. Komplettera ALLA dina möteskallelser med syfte, mål med mötet, agenda, underlag och förväntningar och du kommer märka en enorm skillnad!
Nu kör vi!
-Michael