När jag startade min bana som föreläsare och utbildare för över 20 år fick jag ett råd av en person som sa ”du ska aldrig säga vad man inte får göra” utan bara fokusera på positiva tips som hjälper de som du träffar. Ett väldigt bra tips tycker jag men ändå kommer här en text om 4 beteenden som saboterar din arbetsdag som som du MÅSTE sluta med.
Många, av alla de jag möter, beskriver samma känsla. Kalendern är full. Tempot är högt. Arbetsdagen är fylld av möten, mejl och snabba frågor men ändå gnager en känsla av att det viktigaste inte riktigt blir gjort.
Det är lätt att tro att lösningen är bättre planering, fler appar eller ännu ett nytt system för struktur men ofta är problemet något helt annat. Vi fortsätter nämligen göra saker som direkt saboterar vår egen tid och det är dags att sluta med det och här kommer fyra beteenden som ställer till det för många och kanske även för dig?
#1 Sluta säga ja direkt
När någon ber om hjälp, vill boka ett möte eller behöver “bara fem minuter” svarar många reflexmässigt ja. Det känns hjälpsamt i stunden och ibland till och med professionellt. Problemet är att varje ja samtidigt är ett nej till något annat och ofta är det till det som faktiskt är ditt uppdrag.
Forskning från Harvard Business School visar dessutom att vi människor systematiskt underskattar hur lång tid uppgifter tar, det som kallas planning fallacy. Resultatet blir överfulla kalendrar, för lite tid för det viktiga och en känsla av att ständigt ligga efter. De som verkligen har kontroll på sin tid svarar inte ja direkt, de svarar ”låt mig kolla min kalender.” och sen ger de ett genomtänkt svar efter det.
#2 Sluta börja dagen i inkorgen
Mailen i inkorgen är inte din plan, att-göra lista eller prioriteringslista. Den är andras. Om du börjar varje morgon med mail, chattar och notiser hamnar du direkt i reaktionsläge. Du arbetar då inte utifrån dina mål eller dina prioriteringar utan utifrån vad andra skickar till dig.
Forskning från University of California, Irvine visar att det i genomsnitt tar över 20 minuter att fullt återfå fokus efter ett avbrott. En morgon som bara är fylld av mail och notiser innebär därför ofta att stora delar av din koncentration försvinner innan du ens har börjat med ditt viktigaste arbete….
Ett bättre sätt är att börja dagen med det som verkligen driver ditt uppdrag framåt. Dina viktigaste uppgifter.
#3 Sluta behandla allt som bråttom
I många organisationer behandlas nästan allt som akut. Mail märks “brådskande”, möten bokas med kort varsel och frågor presenteras som om de inte kan vänta. Ofta skyller man på att någon annan ligger på för att få informationen. Kunden, chefen, andra avdelningar..
Sanningen är dock väldigt enkel: om allt är bråttom är inget viktigt.
När du reagerar på varje notis, varje mail och varje “snabb fråga” tränar du din hjärna att prioritera det som låter högst och inte det som betyder mest. Resultatet blir ofta hög aktivitet men låg verklig framdrift på det som är viktigt på riktigt.
#4 Sluta arbeta utan tydliga prioriteringar
Det är inte ovanligt att människor jobbar intensivt hela dagen men ändå känner att de inte riktigt kommer framåt. En vanlig orsak är att de viktigaste uppgifterna aldrig gjorts tydliga.
Min upplevelse och erfarenhet är att personer som har koll på sina viktigaste uppgifter både presterar bättre och upplever mindre stress. Utan tydliga prioriteringar fylls dagen alltid av något annat som jag nämnt ovan. möten.
Till sist:
Stanna upp och reflektera gällande vilket av dessa fyra beteenden som påverkar din vardag och ditt liv mest. Ja, ditt liv.
Gör sen det du behöver göra och börja jobba in dina nya vanor som hjälper dig framåt.