”Jaha, då har vi väl kommit till punkten övriga frågor. Någon som har något de vill ta upp?” För att ytterligare sätta saken i rätt kontext så är det förmodligen inte mycket tid kvar på mötet om ens någon när frågan ställs. Det som ofta sker är att någon, eller några har förberett det de vill ta upp fast inte berättat för andra. Eller så fångar någon tillfället och kör på med det som ”poppat” upp i hjärnan. Det som ofta är lika, oavsett förberedelse eller inte, är att frågan som nu diskuteras inte är relevant för mötet utan handlar om något helt annat…
Det borde sluta bättre
Tyvärr avslutas många möten på detta sätt vilket kan leda till både frustration, tidsslöseri och ibland aggression i den diskussion som följer. Deltagare tvingas sitta och lyssna på saker som inte är relevanta alls för sammanhanget.
Utvärdera för att utveckla
Min uppfattning är att punkten övriga frågor skall bort från agendan för att istället ersättas av att avslutande punkten, vid varje möte, istället är en utvärdering av själva genomförandet av mötet. En utvärdering som inte bör ta mer 4-5 minuter och ska svara på frågor som:
- Nådde vi målet/målen med mötet?
- Har vi fattat beslut i de frågor som krävde ett beslut?
- Har alla deltagare fått vara med och påverka? Kom alla till tals?
- Höll vi alla tider?
- Var det något som inte fungerade?
- Vad kan vi förbättra till nästa möte?
“Although no one can go back and make a brand new start, anyone can start from now and make a brand new ending.” ― Carl Bard
Lycka till med att förbättra möteskulturen genom att styrka övriga frågor!
-Michael