Du vet känslan när kalendern ser ut som ett lapptäcke av möten, utspridda och inkastade helt utan logik. Ett första möte 08.15, nästa 09.30 och sen är det en lucka med då dyker gärna ett spontant möte upp. Någonstans däremellan ska du hinna leverera men det blir svårt med både fokus och rytm….I ett läge som detta är det lätt att skylla på att det är för många möten MEN är det verkligen mängden möten som är problemet eller är det är placeringen av dem?
Många, läs de allra flesta, organisationer har ingen tanke om när möten ska planeras in utan alla kan göra och gör precis som de vill. Effekten kan bli lapptäcket jag pratar om i början där det är svårt att få in tid för fokusarbete för att driva sina egna prioriterade uppgifter framåt.
Finns det någon lösning?
Yes! Ett bra ”trick” är att inför mötesfria tider den nivå i bolaget som är möjligt. Det kan vara på på avdelnings- eller företagsnivå och kan göra en enorm effekt. Grejen är att det inte handlar om att ta bort möten primärt. Det handlar om att skapa tid att jobba mellan all möten. Att skapa sammanhängande tid. Riktig tid. Den sortens tid där arbetet faktiskt blir gjort.
Allt handlar om att anpassa era behov och er verklighet men för att ge några exempel kan det vara att:
Förmiddagar mellan 08.30–10.30 är mötesfria tider för hela företaget.
Eftermiddagar mellan 14.00–16.00 är fokustid där inga interna möten får läggas.
All mötestid klumpas i “mötesfönster” – t.ex. 09.30-12.00 och 14.30-16.00. Resten av dagen är mötesfria tider.
Återigen, allt ovan är bara olika exempel men effekten blir väldigt ofta, när en variant införs, att rytmen i hela organisationen ändras. Plötsligt vet ”alla” när det är mötestid och när det finns tid för att göra de saker som du har ansvar för att göra.
Dessutom har vi människor olika liv. Någon lämnar barn på förskolan klockan 08.30. Någon är på kontoret 06.00 för att det passar dem. Därför ska strukturen inte vara rigid men gemensam. Frihet inom ramar helt enkelt.
Vill du testa mötesfria tider så gör så här:
#1 Bestäm 1–2 mötesfria tidsblock per dag eller vecka på avdelnings- eller företagsnivå.
#2 Skapa gemensamma “mötesfönster” där återkommande möten måste ligga.
#3 Anpassa start- och stopptider för att ta hänsyn till olika livssituationer.
Testa i fyra veckor för att en utvärdera och justera för att få till det på bästa sätt.
Fråga: Har ni testat på ditt jobb eller har en variant som fungerar vore det kul att höra mer om det i kommentarerna.