Fokus, denna bristvara för de flesta tjänstemän. Det finns massor av studier som pekar mot samma resultat och det är att vi ständigt blir avbrutna under en arbetsdag och ganska ofta är vi själva den största boven. Vi hoppar mellan uppgifter och försöker göra massor av saker på samma gång med ett ganska dåligt resultat som följd. Detta är inte hållbart på något sätt och många personer och organisationer försöker att göra det de kan för att motverka det hela. En sak som verkligen fungerar är att inför en gemensam fokustid vilket jag, under de senaste åren, hjälp flera organisationer att införa.
Vad är en gemensam foksutid?
Det en bestämd tid eller bestämda tider under en arbetsvecka då det inte planeras in några interna möten samt så undviker man under dessa foksublock störa varandra.
Hur ofta eller hur mycket fokustid ska planeras in?
Det är oerhört olika och beror väldigt mycket på vilken organisation man arbetar inom. Exempelvis har jag varit med och infört följande fokustid:
- En företag har mötesfria onsdagar = hela onsdagen är möjlig för fokustid
- Ett företag har fokustid på tisdag förmiddag och torsdag eftermiddag
- Ett företag har fokustid varje förmiddag, mån-fre, och har även meddelat sina kunder detta med följden att kunderna nu känner att allt är mer tydligt. De vet när de kan komma i kontakt med företaget och de vet att saker blir gjorda. Snacka om ”win-win”!
Hur ni ska göra vet bara ni och rådet är att börja med ett eller två block för att sedan utvärdera om det är tillräckligt med fokustid.
Vad är då vinsten med fokustid och vad är nyckeln till framgång?
Under alla fokusblock är det oerhört viktigt att vara på smart och disciplinerad genom att verkligen använda tiden till att göra det som är viktigt och kräver fokus. Det ska inte var en tid till att ”andas ut” och vila med lite enkla saker som maihantering etc. Eller, så kan man egentligen helt inte skriva men det jag menar att att ni verkligen ska tänka till vilken uppgift som passar att göras när det är möjligt att fokusera. Själv gör jag, som exempel, alla förberedelser till utbildningar och föreläsningar samt skriver texter som denna under mina fokusblock. Jag håller inte på med mailen eller gör ”enkla” rutinsaker som inte kräver lika mycket fokus av mig. Jag tänker också mycket på vilken ställtid jag har om jag ska starta om med en uppgift. Ju längre ställtid desto högre fokus krävs tänker jag.
Vad bör ni göra i din organisation?
Lyft frågan och identifiera både utmaningen idag samt förslaget på lösning. Var noga med att förklara varför denna planeringsfråga är viktig och vilken enorm vinst det kommer innebära får både individen, företaget samt eventuella kunder som i exemplet jag skrev om tidigare i texten.
Testa , verkligen testa för i detta fall finns inget att förlora utan bara att vinna!
-Michael