Delegering, ett fint litet ord. Högtravande kanske enligt vissa, men om vi bortser från detta så är delegering ett av de bästa produktivitetstricken som finns. Varför skriver jag så? Ska man inte göra saker utan bara försöka att smita undan? Det är menar är 100% tvärtom – DU ska göra det du ska och du ska göra det bra. Dina kollegor, leverantörer, samarbetspartners eller andra i din närhet ska göra det de ska och är bra på!
Vad ska man då tänka på för att lyckas med sin delegering?
#1 VAD är det som ska delegeras?
Det är ditt ansvar att göra det oerhört tydligt och lätt för personen du vill delegera till att förstå vad det är som du behöver hjälp med.
#2 VEM är det som ska göra uppgiften?
Rätt person gör rätt saker. Det är inte mer komplicerat än så men det kluriga är: vem är då rätt person? Jo, det handlar om titta på personer i din omgivning gällande kompetens, intresse, mål och uppdrag. Då kommer det vara lättare att hitta rätt person och inte bara välja de som alltid säger ja…
#3 VAD vill du ska hända?
Vilket är målet eller vilket är resultatet du förväntar dig? Hur ska personen du delegerar till veta när det är klart eller för den delen, bra? Vad ska ni mäta? Hur ska ni mäta? Här handlar det om att, precis som i steg 1, göra det oerhört tydligt och enkelt för personen du delegerar till att förstå.
OBS: detaljer och hur-frågan är upp till personen som gör uppgiften.
#4 NÄR ska det var klart?
Vilken sluttid gäller? Ska det ske några avstämningar på vägen? Är alla tider rimliga i förhållande till uppgiften som du vill ha gjord?
Och du, inga saker som ASAP eller ”så fort du hinner” utan var tydlig och konkret.
#5 HAR den du delegerar till rätt resurser och befogenheter för att lösa uppgiften?
Kommer det vara möjligt för mottagaren att göra det du förväntar dig på ett effektivt sätt? Behöver du förtydliga eller förstärka olika saker för att förenkla genomförandet för den du delegerar till?
#6 HUR kan personen du delegerat till ställa frågor till dig samt när ska ni ha avstämningar?
Lösningen är att göra en tydlig plan gällande avstämningar under vägen. Hur ska arbetet presenteras? Ska det presenteras? Hur ska det dokumenteras? Hur kan personen du delegerar till ställa frågor när behov uppstår? Prata igenom det hela och gör planen!
#7 SUMMERA och kontrollera att allt är förstått!
Nu finns det ingen tid att förlora genom att saker och ting inte är tydliga. Ställ kontrollfrågor eller be personer du delegerat till berätta vad de anser att uppgiften går ut på inkl. tisplan och förväntat resultat.
Till sist vill jag uppmana dig att prova dig fram vad som fungerar för dig och de personer som du delegerar till. Testa, utvärdera och kommunicera så kommer din delegering bli framgångsrik!