Har du också saker och uppgifter som du ”nästan”, men bara ”nästan” gör klart? Du vet innerst inne vad Du borde göra för att det ska bli klart, men ändå gör du inte det. Istället hittar du på en ursäkt för att slippa förändra detta nu, trots att du vet att det verkligen borde förändras nu och inte sen.
Varför är det så här egentligen? Det finns ju till och med klassiska citat som går i stil med att ”om du inte har tid att göra det rätt första gången vad gör att du tror dig ha tid att göra samma uppgift igen”? Jag tror personligen att man, läs jag, ofta går för den kortsiktiga vinsten. Man tar den enkla vägen just nu men det är, givetvis, inte det rätta valet i det långa loppet. Vill du veta mer om förhalningsbeteende tipsar jag om avsnitt 131 av podden med titeln, ”Hur kan man börja att sluta förhala”
Vilka saker borde vi alla då bli bättre på att göra rätt från början?
#1 Gör klart dina påbörjade uppgifter!
Du vet vad du borde göra. Du har kunskapen men ändå slutar när 90-95% är klart istället för att göra det klart till 100% bara för det sista är lite ”jobbigt” och kanske tråkigt. Lösningen är att göra klart nu och inte sen. Jag lovar att ”sen” varken kommer göra det lättare eller innebära att det blir roligare.
#2 Plocka undan allt ditt arbetsmaterial efter att du använt det.
Det kommer alltid att vara mindre utmanande, gå snabbare och vara lättare att ta ditt arbetsmaterial nästa gång om du sparar det på rätt plats efter varje gång du använt det. Struktur spar tid. Så enkelt är det.
#3 Sluta med dina ”sortera senare/arkivera” högar i papper-/digital form
Det är bara att inse att dessa ”högar” kommer bli som mentala Mt. Everest och kan bli liggande hur länge som helst till ingen nytta. Det kan, till och med, bli så illa att du inte ens kommer vad du har i dina ”högar”. Lösningen? Skapa en struktur dör det är lätt att sortera in material. Är det inte lätt idag och du tvekar på vart saker hör hemma så har du inte en bra struktur.
#4 Lev efter ”öppnar du så beslutar du”-formeln när du hanterar ny e-post.
Svara på det du kan svara på direkt, kasta det du kan kasta, spara det du ska spara och planera in det du ska göra när du ska göra det i din att göra-lista eller i din kalender FÖRSTA gången du tar i mailet. Öppna inte mailet för att sedan stänga det igen för att sedan öppna igen osv. DU.HAR.INTE.TID. ATT.GÖRA.SAMMA.SAK.OM.OCH.OM.IGEN.
#5 Planera in tid för att förbereda dig för mötet du precis tackade ja till.
Ett möte = tre bokningar i din kalender; tid till förberedelse, tid för mötet och tid för efterarbete. Ska du delta på olika möten har du ett gemensamt ansvar med alla andra mötesdeltagare att prestera på topp under mötet vilket kräver att alla, verkligen alla, är förberedda.
#6 Gör tvärtom vad Sven-Ingvars sjunger i sin berömda låt ”säg inte nej, säg kanske kanske kanske…”
OM det inte är din uppgift, OM det inte leder mot dina/era mål, OM du inte har möjlighet att hjälpa till just nu så är det inte kanske du ska säga utan NEJ! Tråkigt att säga nej? Självklart är det så men vänd på det istället; tänk på allt du säger JA till det som du ska och borde säga ja. Det är vad du ska fokusera på och göra så bra som möjligt. Gör du en massa ”annat” så kommer det viktigaste inte bli gjort så det är bara att välja.
En sista uppmaning; Ändra på allt som inte funkar!
Kör den klassiska metoden med fem stycken ”varför-frågor” när något inte fungerar som det borde. Denna metod funkar perfekt som utvärdering av ditt eget beteende men också om det är saker som inte funkar i arbetsgruppen eller teamet. Våga fråga ”varför” på alla svar tills den verkliga orsaken eller anledningen till ett problem lyfts fram i ljuset. Då, först då, kan en förändring påbörjas.
Min utmaning till dig denna veckan är att tänka efter vilka av de sex olika scenarierna ovan du ibland hamnar i? Vad vill du ändra på jobbet? Finns det något som du behöver ändra på hemma? Gör sedan det du behöver göra och kom ihåg att förändring tar tid.
Lycka till och slösa inte bort din tid på att inte göra rätt första gången!
-Michael