Ta makten över din egen tid är namnet på den absolut mest populära föreläsningen som jag genomför. Ofta, väldigt ofta, när jag pratar om prioritering och planering, får jag höra motargument-/bortförklaringar som; ”det går inte att planera för jag vet inte vad som händer” eller ”det spelar ingen roll hur jag planerar för det blir alltid ändringar” eller ”det är ingen ide´ att planera för jag måste agera på allt som dyker upp under dagen….
Att allt ovan händer stundtals för oss alla och är svårt att argumentera emot. Men jag ska ändå försöka mig på att, återigen, skriva om varför jag anser att en smart planering är nyckeln till framgång OM man gör sin planering flexibel.
Flexibel tänker kanske du? När man planerar in saker i sin kalender gör ju detta att det inte finns några luckor för hantera allt som dyker upp!? Hur kan man då var flexibel? Eller tänk om om jag kommer på något annat som jag måste göra? Då går det inte att ha saker planerade i kalendern utan det är bättre att jobba på och ta dagen som den kommer. Eller ?
Min syn på det hela?
Planering handlar inte om att skapa planer och listor som är ”huggna i sten” utan dina planer och dina listor är din hjälp och din kompass för att hålla rätt riktning. Man kan helt enkelt säga att planering ytterst är till för att det ska vara större sannolikhet att det blir som DU vill
Verkligheten är att det händer saker varje dag som kommer att omkullkasta dina planer och det enda vi vet säkert är att det kommer fortsätta hända saker varje dag. Detta innebär att din planering måste kunna vara flexibel och justerbar. Det går inte att ha varje minut uppbokad utan det måste finnas ”luft” för oförutsedda händelser och aktiviteter. Ombokningar måste kunna ske och det utan att det ska vara ”omöjligt” att hitta ett nytt tillfälle. För att ytterligare förtydliga så kommer här några exempel på varför din planering måste vara flexibel för att fungera:
Uppgifter kan behöva prioriteras om
Något blir plötsligt viktigare än något annat. Ett nytt projekt tillkommer som inte vara planerat från början etc. eller så behöver du hjälpa någon som är i tidsnöd med en prioriterad uppgift. Omprioriteringar helt enkelt, vilket kräver flexibilitet.
Du inser plötsligt att du har för lite tid oavsett om du planerat bra eller inte
Ibland är du själv orsaken. Ibland är dina kollegor orsaken och ibland är dina kunder, dina partners etc. orsaken men oavsett kan du behöva lägga till eller minska tiden för att göra det du planerat att göra. Då krävs flexibilitet.
Saker händer
Man kan styra mycket men inte allt. ”Saker” kommer att hända och när ”saker” sker måste det finnas en stor flexibilitet för att justera planeringen.
Det jag slutligen vill säga är att du givetvis ska fortsätta prioritera och planera din tid för att ha större chans och möjlighet att nå dina mål. Jag är 100% övertygad om att din planering kommer att hjälpa dig att hålla rätt riktning om, men bara om den är flexibel
Ha en fortsatt skön dag!
-Michael