Du kommer till jobbet i vanligt tid. Morgonen hemma har varit bra och du är full av energi. Några av dina kollegor är på plats och det vanliga morgonkonversationen infinner sig över en skön kopp kaffe. Efter en stund är det dags att börja jobba och känslan är fortsatt god. Du har en plan för dagen och känns riktigt bra och du startar din dator. Slentrian och (o)vanemässigt öppnar du ditt mailprogram och börjar att skumma igenom allt som dykt in sen du slutade jobba igår. Du öppnar och stänger mail och tillslut hittar du något som känns intressant, viktigt eller lite kul och du börjar jobba med vad det nu än må vara. Känns detta igen?
Vad hände egentligen med din plan tänker jag?
Innan vi fortsätter måste vi reda ut vad planering egentligen är och enligt mig så handlar det om det ska vara större sannolikhet att det ska blir som du vill och önskar med din tid och dina viktiga arbetsuppgifter om vi avgränsar till planering på och gällande jobbet. Att saker kommer ändras och att saker måste ändras är självklart och rimligt men återigen, med en genomtänkt planering som är baserad på uppgifternas viktighetsgrad samt när det måste vara klara kommer alltid var ett vinnande koncept.
Varför struntar ändå så många i sin egen plan?
Jag tror att det väldigt ofta handlar om rutiner och framförallt, brist på rutiner. OM man har rutinen att alltid öppna mailkorgen det första man gör på morgonen så är det rutinen man förhåller sig till. Är rutinen bra? Tveksamt men det måste man avgöra själv och jag vill här ge ett alternativ som du kan fundera på att skapa en rutin av istället.
Tänk om du införde en in- och utcheckningsrutin varje dag, vad skulle hända då?
När du ska börja jobba på morgonen så öppnar du din kalender och att göra-lista för dagen istället för inkorgen och går igenom din planering för att påminna dig själv om vad som är viktigt under dagen. Ska vi vara riktigt ärliga så är det vad DU anser är viktigt med tanke på att det är DU som har planerat in det som finns i kalendern respektive att göra-listan. Att du under dagen ibland får prioritera och planera om är en del av jobbet som vi redan konstaterat men det är en enorm skillnad på den sortens omplanering och att vara händelsestyrd. Hur lång tid detta tar? Max 5 minuter skulle jag påstå och det kommer garanterat hjälpa dig att hålla fokus på rätt saker.
Vad är då en utcheckningsrutin?
Den handlar om att skapa förutsättningar för en bra morgondag och en bra kväll. Använd din sista tio munter av arbetsdagen till att gå igenom din kalender och att göra-lista igen och gör följande två saker: 1) Var nöjd med dig själv över allt du faktiskt gjort 2) Om det finns uppgifter som du inte gjort, för att något som var mer viktigt och bråttom var tvunget att gå före, så planerar du om dessa uppgifter till framtiden. Plocka gärna även bort alla papper och stäng alla öppna filer och program i datorn så du ger dig själv chansen till en bra start imorgon!
Testa, du kommer inte att ångra dig!