Tror du att de gamla Babylonierna som var de som uppfann och introducerade konceptet av en ”timme” trodde att det var på det sätt vi skulle strukturera våra arbetsdagar idag? Så klart inte och det är väl tveksamt att Babylonierna hade alla våra interna och externa möten, om högt och lågt, eller så hade de det. Vem vet.
Oavsett så är det väl så att när det kommer till hur vi fördelar och disponerar vår tid så är just en timme en trevlig och ”jämn” siffra men egentligen inte så mycket mer. Dessutom kommer den klassiska Parkinsons lag kommer in i bilden ganska snabbt. Enligt denna lag tenderar arbete att expandera och fylla den tid som är tillgänglig för dess genomförande. Med andra ord, om vi avsätter en timme för ett möte kommer mötet att ta den tiden, oavsett om vi faktiskt får mer gjort än om vi hade allokerat mindre tid…
Håller du med?
Så, vad är lösningen gällande mötestiden då tänker kanske du?
Nyckeln till framgångsrika möten att vara ytterst medveten om tiden man avsätter. Istället för att låsa sig i en standardtimme är det klokt att variera mötestiderna beroende på agendan som borde vara det som styr. Dvs. börja med att sätta mötets syfte och mål för att sen fortsätta med agendan. Därefter så kan du bestämma hur mycket tid som behövs och vilka som måste vara med. Hoppar vi tillbaka till frågan om tid så är det ju så att ibland kan en hel timme vara nödvändig och berättigad, men ofta kan vi åstadkomma samma resultat på kortare tid om vi är förberedda, fokuserade och effektiva.
Att införa kortare mötestider, som 30 eller 45 minuter, tvingar alla att maximera användningen av den tillgängliga tiden. Denna taktik främjar inte bara snabbare beslut och mer koncisa diskussioner, den ger också deltagarna möjlighet att ha korta och effektiva möten som inte drar ut på tiden i onödan. Med kortare mötestider ökar också behovet av att vara strukturerad och förbered inför alla möten för att möta upp den tydliga agendan och målet med mötet, vilket i sin tur ökar produktiviteten och främjar engagemang.
Så nästa gång du planerar ett möte fundera på om du verkligen behöver en timme och som sagt; börja med syfte, mål och agenda och tidsbehovet kommer bli mycket lättare att uppskatta. Genom att du är medveten om tiden kommer du hjälpa till att skapa en arbetsmiljö som främjar effektivitet och resultat SAMTIDIGT som alla är delaktiga genom att rätt personer sitter på rätt möte med rätt förutsättningar.
Testa att variera tiden – du har allt att vinna!