Äntligen är det snart dags för semester och tid för avkoppling med nära och kära! jag tänkte ge några tips för hur du verkligen ska kunna ta semester med full kontroll och inte känna en osäkerhetskänsla över vad du ska göra i höst. Ett alltför vanligt scenario är att du och dina kollegor kommer tillbaka efter ledigheten med stor ambition och känner er laddade att ”köra igång”. Eftersom väldigt få har planerat vad de borde göra så hoppar alla på det senaste som dykt upp i mailen och det brukar vara en del efter ett par veckors ledighet! eftersom alla i princip gör samma sak så skapas ett högt, händelsestyrt tempo omedelbart och målfokus försvinner. Det enda som blir viktigt är att göra saker snabbt för det är ju bråttom….
Tänk om du kunde göra så här istället:
1. Planera upp dina första veckor efter ledigheten INNAN du går på semester. Planera in alla projekt, uppgifter, förberedelser till möten, rapporter som skall skrivas etc. SKRIV IN detta i din kalender för att göra allt visuellt och höja viktighetsgraden på dina egna uppgifter.
2. Planera in tid i din kalender under de första två veckorna för att gå igenom allt som kommit in i dina olika inkorgar under ledigheten. Använd Göra-Spara-Kasta metoden första gången du tar i ett nytt mail eller papper. Du kan inte gå igenom alla mail första dagen utan gör detta etappvis.
3. Se över september-December planeringen i stora drag för att redan INNAN semestern planera in kommande och viktiga större aktiviterer. En del blir lika förvånade varje år att exempelvis budgetarbetet kommer i sep-okt. Ligg steget före detta år genom en smart planering.
4. Håll vad du planerat när du kommer tillbaka efter ledigheten. Var det viktigt INNAN semestern så är det viktigt EFTER semestern. Givetvis kan du behöva boka om någon men det är fullt naturligt.
5. Städa och sortera upp ditt kontor enligt köksmodellen INNAN du tar semester. Vad är då köksmodellen? jo, jag menar på att du ska ha samma tänk som hemma i köket där allt har sin egen plats i skåp, hyllor etc. Köksbänken är en arbetsyta och inte en förvaringsyta. Samma sak gäller på kontoret. Skrivbordet är en arbetsyta och inte en förvaringsyta. Sortera ner ditt material i pärmar, hängmappar, tidskriftssamlare eller vad du nu föredrar men ta bort allt material från skrivbordet! största vinsten blir att du kan vara extremt fokuserad på det du håller på med och inte ”fingra på” högarna som ligger på bordet. Det är ju ändå din kalender eller att-göra lista som styr vad du ska göra!
Jag beräknar att detta tar mellan 1-2 timmar för de flesta och tiden du ”sparar” när du kommer tillbaka kan lätt vara det tiodubbla!
Ha en skön sommar för det tänker jag ha!
// Michael