Tipset är att du kan använda listan nedan på olika sätt som exempelvis: ta till dig det du har nytta av i listan för att göra skillnad eller använd den för att ”bocka” av allt du redan gör för att arbeta smart och effektivt.

Kort sagt, använd den som du vill så att det gör mest nytta för just dig och dela gärna med dig av listan till andra. De 35 tipsen är också skriva helt utan inbördes ordning.

1. Bestäm dig för vad du vill uppnå

Har du 100% klart för dig vad du vill ska vara klart, ha skett, förändrats eller påbörjats när du går på julledighet? Om inte, så se över dina mål – det är där din framgång börjar. Tydlighet och klarhet över mål och uppdrag är ledorden för att vara effektiv. Behöver du hjälp laddar du hem mallen  ”konsten att sätt tydliga mål” 

2. Sätt delmål

När du har dina övergripande mål bryter du ned dessa till hanterbara och överskådliga delmål. Dina delmål ska sedan ha aktiviteter kopplade till sig så att du VARJE DAG tar små och/eller stora steg mot det övergripande målet. Hur bygger myror sin myrstack? Just det, ett barr i taget…

3. Städa ditt kontor/skrivbord

Ordning och reda ger mindre distraktion och ett större lugn. Allt för att du ska kunna fokusera på arbetet.

Nej, du är inte mer kreativ när du har ett rörigt skrivbord även om du försöker intala dig själv det för att du inte orkar ta tag i din oreda. Det finns en stor anledning till att proffsiga verkstäder, restaurangkök, produktionsanläggningar etc. har superstruktur på sitt material och sin arbetsplats. 

4. Strukturera allt ditt material

Allt ska ha en plats som är specifik och tydligt uppmärkt. Detta gäller alla dina papper, filer, mail & dokument. Att vara effektiv handlar mycket om att minska på slöseri i olika former. Att leta är slöseri. 

5. Håll dig till ditt system

Har du städat och strukturerat, så gäller det att du håller dig till ditt system. Bestäm vilken struktur och vilka ”verktyg” du ska ha och använda och håll dig sedan till det. Krångla inte till saker. Inga undantag gäller eller att du ”ska bara lägga det här så länge”. Gör rätt 1:a gången och du kommer spara mycket tid och energi. 

6. Börja varje arbetsdag med din viktigaste (svåraste?) arbetsuppgift

Utnyttja din pigga och utvilade hjärna till att göra det som är viktigast. Nej, att läsa mail är sällan det viktigaste om du vill vara effektiv…

7. Jobba i block

En modell som fungerar väldigt bra för de flesta är att köra fokuserat i 40-60 min för att sen ta en paus för att sedan ta köra ett nytt block osv. En del kallar det ”pomodorometoden” och någon annan kallar det något annat men det handlar helt enkelt om korta och fokuserade arbetsinsatser. 

8. Ta pauser

Ingen kan vara effektiv och produktiv under en hel arbetsdag. Du gör dig själv en björntjänst genom att inte ta korta pauser eller lunchpaus. Hitta vad som passar dig bäst och din hjärna och kropp kommer tacka dig för dina pauser. Res gärna på dig och gå en bit så blir det ännu bättre.  Det roliga och positiva är att du kommer ÖKA ditt resultat med hjälp av pauser. 

9. Slösa inte bort tid på dagarna på att slösurfa

Det är lätt att hamna på Facebook, Instagram, Twitter eller andra webbsidor och snabbt har 30-40 minuter försvunnit iväg. Gör det du ska på jobbet och gå hem när du ska, så kan du surfa hemma istället eller uppdatera  TikTok.

10. Planera varje dag minst dagen före

Alla arbetsdagar ska vara planerade i förväg för att det ska vara större sannolikhet att det blir som du tänkt dig. Om detta inte sker är det lätt att det blir fel fokus och prioriteringar från början. Med en bra plan är det också lättare att planera om då du vet vad du tänkt göra och kan ”ställa” det mot det nya som dykt upp. Flexibilitet kan först uppnås när du vet vad du tänkt du ska göra. Inte när du inte har planerat alls som vissa tror. 

11. Skapa dina 4 rutiner för en bra dag 

Rutiner, ritualer eller vanor. Kärt barn har många namn kan tyckas men ser vi vad exempelvis arbetsmiljöverket skriver om rutiner så läser vi följande; ”Rutiner är i förväg bestämda arbetssätt. Det kan handla om vad som ingår i en arbetsuppgift, när och hur ofta den ska göras och vem eller vilka som ska göra den”. De fyra rutiner som alla behöver är:

En morgonrutin  – hur ska du göra för att din morgon ska flyta på så bra som möjligt? När ska du gå upp? Hur mycket tid behöver du?

En starta jobbet rutin – vad ska du göra varje gång du börjar jobba för att ”komma igång rätt”?

En sluta jobbet rutin – vad ska du göra för att skapa kontroll innan du slutar för dagen samt ger dig själv chansen till en bra morgondag?

En kvällsrutin – vad kan, bör och ska du göra för att underlätta din morgon? Vad ska tas fram? Vad ska packas? Vad ska förberedas?

12. Gör din veckoavstämning på veckans sista arbetsdag

Samma metod som att stänga dagen gäller. Denna punkt är dock lite mer omfattande och du kan lägga till saker som att se över dina mål, planera kommande projekt, se till att din inkorg är tom, att allt är OK inför den kommande veckan, att du du har koll på allt som du delegerat etc. Denna uppgift ska finnas som en återkommande bokning i din kalender varje vecka. Månad efter månad. År efter år. Vill du läsa mer så är ”veckoavstämning hjälper dig att skapa kontroll” ett tips. 

13. Gör samma saker vid samma tillfälle

Har du saker som ska göras kontinuerligt så är det smart att göra dessa vid samma tillfälle. Det kan vara att attestera fakturor i ert ekonomisystem och istället för att göra detta varje gång en faktura kommer så kan exempelvis två, inplanerade, block i veckan vara smartare. Då vet du att på exempelvis tisdag och fredag så attesterar du dina fakturor och kan strunta i detta resten av dagarna. 

14. Skapa rutiner av återkommande uppgifter

Om du har uppgifter som görs en gång i veckan, en gång var 14:e dag eller liknande så boka in detta i din kalender. Rutiner är bra för alla och det gäller även dig som inte tror att du gillar rutiner. Allt blir enklare du får lättare att hålla koll på saker som inte görs så frekvent. Rutiner skapar också vanor och vanor gör att saker fungerar över tid utan att det tar någon kraft och energi. 

15. Ge dig själv ostörd tid under arbetsdagen

Planera in ”fokustid” för att vara ostörd. Det är då du ska fokusera på dina viktigaste uppgifter som kräver fokus. Jobbar man på ett kontor gäller det att vara smart och anpassa sin ”ostörda tid” till kollegornas rytm för att verkligen få chansen till koncentrationstid. Du måste också hantera och styra dig själv, så du inte hoppar mellan arbetsuppgifter under denna tid utan verkligen gör det du tänkt du ska göra. Läs gärna ”fokusera för att prestera”

16. Stäng av alla signaler för nya meddelanden

Du kommer få mail, sms, chattmeddelanden etc. varje dag. Det är förödande för koncentrationen om du får en ”signal” varje gång detta sker. ”Stäng av” och ditt fokus kommer bli bättre. Rädd för att missa något? Jag lovar dig att du inte kommer glömma att kolla dina mail  

17. Gör dina mail i block

Inkorgen ska inte vara konstant öppen om inte ditt jobb enbart går ut på att svara på mail. För alla andra räcker det att öppna och hantera sina mail mellan 2-5 ggr/dag. Resten av dagen är inte inkorgen öppen och alla signaler är avstängda. 

18. Använd regeln, ”öppnar du så hanterar du” varje gång du tar i något nytt 

Detta gäller mail, papper, telefon etc. Det handlar helt enkelt om att ta ett BESLUT om nästa åtgärd. Nästa åtgärd kan enbart bli att du ska göra något, delegera, enbart spara eller inte göra något alls utan bara kasta materialet. Ska du göra något är nästa fråga om det måste ske nu, eller om det passar bäst någon annan gång. Om det inte ska göras nu så planerar du in när det ska göras. Är det spara som gäller så placerar du materialet på rätt plats direkt.

19. Se till att alla möten du kallar till eller deltar i har ett tydligt syfte & mål

Varför finns mötet till och vad ska uppnås? Enkelt och logiskt men långt ifrån självklart när det kommer till möten. Gör om, gör rätt och kvalitén kommer att öka direkt. 

20. Ha kul på jobbet 

För att orka vara effektiv och produktiv gäller det att trivas med vad du gör. Gör det du kan göra för att er arbetsmiljö ska vara så proffsig som möjligt samtidigt som ni har kul tillammans. Min filosofi är att man ska ta saker på allvar men att allt inte behöver vara så allvarligt hela tiden. Glädje kommer alltid vinna över gnäll. Punkt. 

21. Använd EN att-göra lista och EN kalender

Vill du ha kontroll på dina kommande prioriteringar och projekt så använd EN kalender och EN att-göra lista. Sprid inte ut dina arbetsuppgifter på flera ställen som är vanligt förekommande. Många människor har en del i kalendern, lite på papper, lite kvar i inkorgen, några saker finns inte nedskrivet etc. En sådan planering gör det svårt att få överblick och kontroll och kan leda till felbeslut och stress. 

22. Lär dig säga nej för att säga ja

Punkt nr 1 handlade om att du ska ha 100% kontroll på dina mål. Med full kontroll på sina mål är det mycket lättare att säga ja respektive nej till uppgifter. Ditt fokus ska vara på att verkligen göra det som leder dig, gruppen och företaget dit ni ska. Givetvis måste du vara flexibel och hjälpa andra som behöver hjälp men glöm inte att varje gång du säger ja till något nytt, säger du samtidigt ”nej” till något du redan sagt ja till att göra och ännu inte gjort. Läs gärna ”Du måste säga nej för att kunna säga ja”

23. Glöm inte den viktiga luften i din planering

En bra planering innehåller luft/oplanerad tid för att kunna hantera det oförutsedda som händer varje dag. Du vet inte vem som kommer in genom dörren, vem som ringer, vad som händer hos dina kunder eller leverantörer. Att överboka är precis lika illa som att inte boka alls då konsekvensen blir densamma. Saker blir inte gjorda. Runt 25% av dagen är en bra tumregel att börja med men du vet alltid bäst själv hur mycket oförutsett som händer dig, i snitt, under en arbetsdag. 

24. Ta hand om din kropp för den är den enda du har

Träning i alla former är otroligt viktigt för att du ska må bra och därmed kunna prestera bra. Du behöver inte köpa det dyra gymkortet eller de senaste modekläderna inom träning. Hitta din form som du trivs med och tycker är kul. Det roliga är att ”meditation in motion” kommer göra dig mer kreativ och lösningsorienterad. Vem känner inte igen sig i påståendet att ”när jag var ute och sprang kom jag på hur vi ska lösa problemet vi har på jobbet”? 

25. Gör det till en vana att leverera i tid eller för tidigt

Visst vore det skönt att slippa bortförklaringar för att du inte hunnit göra klart uppgifter som du egentligen borde? Magkänslan när detta sker är inte kul så se till att göra det till en ny vana att leverera i tid. Planering är nyckeln till framgång och för att leverera i tid måste du börja i tid. Din magkänsla när du levererar i tid kommer vara så mycket skönare och du kommer bli en grymt uppskattad kollega, make, maka och vän. 

26. Be om hjälp i tid

Ibland går det inte som planerat med vissa uppgifter. Om du märker att din tidsplan inte kommer hålla så ”flagga upp” detta direkt. Vänta inte och tro att du kommer lösa problemet som du redan vet att du inte kommer lösa. Det enda som kommer hända är att andra också hamnar i tidsnöd vilket inte är speciellt schysst. 

27. Skriv tydliga mail

Bara för att du förstår vad du skrivit betyder inte att någon annan förstår vad du menar. Tänk på språk, förkortningar, symboler, branschuttryck etc. Var också noga med vilka du placerar i TILL och CC fältet och skicka bara till de som verkligen ska ha informationen. 

28. Fixa en plats för allt du vill läsa

Det kommer alltid finnas tidningar, artiklar och nyhetsbrev som kan vara intressanta att läsa men du har inte tiden just nu. Skapa en fysisk plats och en elektronisk plats där du placerar allt ”önskar läsa” material så det är lätt att ta fram vid tillfälle. 

29. Sov tillräckligt

Precis som kroppen och hjärna behöver mat och fysisk träning för kunna prestera på topp, så behövs också sömn och vila så se till att sova de timmar som just du behöver. 

30. Ett möte = 3 bokningar i din kalender 

Kallad till ett möte? Bjudit in till ett möte? Oavsett vad så gäller samma regel. Ett möte = tre bokningar som är förberedelsetid, själva mötet och efterarbete till mötet. 

31. Töm dina inkorgar varje dag

En tom inkorg är inte detsamma som att du gjort alla uppgifter som kommit via mail eller papper. En tom inkorg innebär att du tagit beslut gällande allt nytt som kommit in. Det som kräver en åtgärd från din sida finns inplanerat i kalender eller i att-göra listan på rätt dag. Du ligger i fas och har kontroll. Det är vad en tom inkorg innebär. 

32. Följ upp efter alla möten

Vad ska du göra? Vilka är dina punkter? Vad är nästa steg? Gör det du ska göra och driv processen framåt.

33. Sätt rimliga förväntningar på vad du ska göra

Allt varken ska eller bör vara perfekt. Vad är det förväntade resultatet som du/ni är ute efter? Leverera det som förväntas och lite till men var smart i ditt arbete.

34. Dina program och system ska vara ett stöd och inget annat

Lösningen på att vara produktiv är sällan en ny app eller ett nytt program utan vanor. Bra vanor. Dock är det viktigt att lära sig använda dina system och dina program på bäst sätt. Tänk en snickare som inte kan använda sina verktyg. Det hade inte vart speciellt produktivt och de är precis samma sak vi pratar om här. Lör dig dina system och hur du använder de samma på smartast. Tips från coachen – kolla in Effektiv Outlook 

35. Sluta förhala – KÖR!

Svåra saker blir inte lättare för att du väntar. Tråkiga saker blir inte roligare för att du väntar. Tuffa besked och samtal blir inte lättare för att du väntar. Din fysik blir inte bättre för att du tänker att du borde börja träna. Du lär dig inte italienska för att du tänker att det vore kul att kunna. Jag tror du förstår min poäng. Det handlar alltid om att göra det som krävs och effektivitet handlar ytterst, enligt mig, om att få rätt saker gjorda i rätt tid och på rätt sätt.

Nu kör vi och kom ihåg att det är du själv som kan och gör skillnad! 

– Michael

The post 35 tips för ett magiskt 2023 appeared first on Michael Alphov.

Vad kan då alla vi ”andra” som inte siktar på att vara med i OS lära oss av alla dessa elitidrottare?

Kan vi tänka som dem med våra saker eller fungerar inte det? Det är självklart inte direkt jämförbart men personligen tycker jag att ett vanligt ”problem” idag med att många har både dåligt tålamod men även en icke existerande uthållighet. Det är som att alla förväntar sig att toppresultat ska komma direkt och det gärna genom en s.k. ”quickfix”, dvs. utan någon speciellt hög ansträngning vilket aldrig kommer att fungera när det kommer till att skapa ett långsiktigt resultat. Kortsiktiga och turliga(!?) vinster kan ibland komma direkt men ett resultat som kommer hålla över tid kommer att ta tid att skapa. Det vet Sara Hector & Nils van der Poel men många andra glömmer bort detta lite väl ofta.

För att använda OS igen som exempel kan vi ställa oss den retoriska frågan; har Sara Hector och Nils van der Poel tränat och varit hängivna sin uppgift under en lång tid? Eller körde de en quickfix dagarna innan OS? Svaret vet både du och jag och det var befriande att höra Sara Hector i radiosportens intervju efter priscermonin där hon var sprudlande glad men också tryckte på att man kan komma oerhört långt med hårt jobb och planering.

Vill du förändra någon kan det vara smart att tänka över följande:

#1 Svara dig själv på frågan vad som motiverar dig till att göra denna förändring?

Utan ett tydligt varför som ger en tydlig drivkraft och gör att du kan sätta upp ett eller flera  specifika mål (OS guld kanske?) kommer inget långsiktigt att ske. Vad vill du egentligen uppnå?

#2 Träna, Träna och åter Träna!

Det finns inga genvägar till framgång eller nya beteenden. Quickfixtänket är bara att gömma längst bak i huvudet då det aldrig kommer att hålla. Träna, utveckla, utvärdera och träna lite till så har du kommit en bra bit på vägen.

#3 Ha tålamod och var konsekvent

Skynda med förstånd, driv saker framåt men var realistisk mot dig själv. Förändringsarbete tar tid och måste få ta tid för att det ska lyckas men tro på processen.

#4 Rätt mental attityd/inställning!

Det är upp till DIG om det ska fungera. Du kanske tänker att det händer så mycket runt om som du inte kan påverka men då gäller ett ännu större fokus på de saker som DU verkligen kan påverka. Ta hjälp med det du kan både ofta och gärna med allt startar med dig och din attityd.

Lycka till, kör hårt och du kommer snart att kunna prestera toppklass i ”ditt OS”!

-Michael

The post Tror du att Sara Hector & Nils van der Poel har tränat något? appeared first on Michael Alphov.

Dessa tillfällen är oftast väldigt produktiva och känslan i kroppen och knoppen är skön. Problemet är att för många tjänstemän är det otroligt långt mellan dessa tillfällen och en del personer har, i princip, gett upp tanken och ambitionen om att kunna jobba på detta sätt. För att verkligen kunna ge sig själv chansen till att ”skapa flow” i arbetet behöver du ta hänsyn till några faktorer:

Gör 1⃣ sak i taget

Detta är ett av de enskilt viktigaste tipsen gällande personlig effektivitet. Du kan bara göra en sak i taget på ett koncentrerat och fokuserat sätt. Direkt du börjar att ”hoppa” mellan uppgifter och sen börjar tänka ”jag ska bara…” så är ditt fokus splittrat. Du kommer inte att slutföra det du påbörjat för du kommer istället lägga din tid och kraft på att hoppa mellan olika uppgifter. Beteendet kan kännas effektivt för att du ser och tar i många olika uppgifter men om vi ska vara helt ärliga så blir det inte speciellt mycket gjort. Det enda som brukar öka vid s.k. multitasking är stressnivån. Gör en sak i taget för ett ökat flow. Punkt slut.

Planera och bestäm när du ska göra olika uppgifter

En planering som innehåller även ditt eget ”koncentrationsarbete” är en bra planering och skapar möjlighet för mer flow. Lyft värdet på ditt eget arbete och planera när DU ska jobba med DINA prioriterade uppgifter. Ta hänsyn till hur din vecka ser ut gällande möjligheten till att göra dessa uppgifter. Tänk exempelvis på vilka dagar som är bättre eller sämre för koncentrationsarbetet? Vilka tider på dessa dagar är bäst för eget arbete?
Du behöver ge dig själv chansen att lyckas genom att planera realistiskt istället för att  ”göra som du alltid gjort”. Det kommer ge ett ökat flow.

Jobba i block om 45-60 minuter

Många tjänstemän försöker avsätta halva eller hela dagar för olika arbetsuppgifter. Detta är oftast ett inneffektivt sätt att  planera då oftast är svårt att blocka så långa tider.. Tipset är att istället bryta ned dina uppgifter i mindre bitar som är hanterbara både planerings- men också  koncentrationsmässigt.  Oavsett vad du vill och önskar så kommer du inte kunna hålla koncentrationen uppe under för långa stunder.
Testa och hitta rätt tid för dina block för att skapa flow.

Det går givetvis att boka in 45-60 min och sen en kortare paus för att sen direkt ha en nytt 45-60 minuters block. Det viktiga blir då att verkligen ta en paus för att sen kunna fortsätta arbeta med både fokus och koncentration. Under dessa block  så är det viktigt att Ta bort alla störande moment som gör att du inte kan fokusera. Att stänga av telefonen, stänga dörren eller jobba utanför kontoret är små saker som gör att koncentrationen ökar. ”Jag måste vara tillgänglig 100% för allt nytt som dyker upp” tänker kanske någon men då är ju motfrågan direkt om tillgänglighet och service är samma sak? Jag vill ju påstå att bra service handlar om att göra det man lovat dvs. göra det man redan sagt ja till och inte bara lova att man ska göra mer och mer…

Hitta dina bästa platser för göra alla dina olika uppgifter

Ska du alltid vara på ditt kontor eller din arbetsplats när du gör dina koncentrationsuppgifter? Borde du istället fortsätt att jobba hemifrån som läget har varit-/är under pandemin? Min övertygelse är att att vissa arbetsuppgifter görs bäst någon annanstans än på din arbetsplats. Här gäller det att hitta en balans och rytm som passar dig, uppgifterna och din arbetsgivare. Självklart kan du ha många ”bra platser” och göra olika uppgifter på olika ställen beroende på vad som krävs i fokus, koncentration och inte minst, flow!

Lycka till!

// Michael

Fotnot:

Flow är ett begrepp inom psykologi. Flow är ett psykiskt tillstånd som uppstår då en person med tillräcklig medvetenhet ägnar sig åt en verksamhet med ett definierat mål. Mihály Csíkszentmihályi är upphovsmannen till begreppet och är professor i psykologi. Han är utbildad på University of Chicago och har bland annat gett ut ett flertal böcker som ”Flow”, ”The Evolving Self”, ”Creativity, and being Adolescent”.

Flow kännetecknas av: Att koncentrationen intensifieras, att medvetenheten ökar och att känslan av passerande tid upphör. Efteråt upplever man en känsla av tillfredsställelse inombords.

Källa. wikipedia

The post Så skapar du mer ”flow” i ditt arbete appeared first on Michael Alphov.

#1 Lämna inga beslut hängande

Vi börjar med en enkel kontrollfråga: hur kommer din kväll och dina planerade aktiviteter att påverkas av att du har massor av saker ”hängande” och beslut du inte fattat fast du borde när du går hem från jobbet? Är vi riktigt ärliga så är det förmodligen en ganska stor påverkan och ibland märker man inte ens detta själv utan andra i närheten påpekar att man inte är riktigt närvarande i nuet utan, tankarna är någon helt annanstans. Så för att få mera lugn och ro och verkligen chansen att vara närvarande både fysiskt och mentalt även hemma så försök att inte lämna några arbetsrelaterade beslut hängande när du lämnar jobbet för dagen. Avslut är nyckeln och avslut är inte detsamma som att allt är klart. Det kan lika gärna vara att du tagit ett beslut om vad du ska göra och när.

#2 Boka om det som du hade planerat göra med inte hann med

Ganska ofta så blir inte dagarna som du planerat eller tänkt dig att de skulle bli. Saker händer och situationer uppstår vilket för de flesta verksamheter är ganska normalt och ofta ganska spännande, utmanande och roligt! 

Det som dock är viktigt att göra, varje dag, innan du lämnar kontoret är att boka om det du inte hann med att göra av det som du hade planerat att göra idag. Detta gäller både dina poster i att-göra listan samt i din kalender. Gör du inte detta kommer en känsla av att ”ligga efter” uppstå samt så är det lätt att saker glöms bort och inte blir gjorda alls eller så blir de gjorda för sent.

#3 Öppna inte din inkorg om du inte har tid att fatta beslut gällande all ny information

En av de största ”björntjänsterna” du kan göra mot dig själv är att öppna din inkorg strax innan du ska gå hem för dagen. Det som ofta kommer att hända att du läser igenom dina nya mail men sedan fattas inget beslut om vad som är nästa åtgärd. Det enda som egentligen har hänt är att du fått ett gäng med ”mentala ryggsäckar” gällande saker som du borde göra och dessa kommer definitivt att påverka din kväll och ditt fokus de aktiviteter du planerat att göra. 10 000 kronorsfrågan är varför ska du öppna mailen ”5 i 4” om du inte tänkt att agera på dem överhuvudtaget? Nyfikenhet brukar vara svaret och i detta fall blir det verkligen kontraproduktivt.

#4 Skapa förutsättningar för att morgondagen ska bli en kanondag

Hur ser det ut i morgon? Vad är planen? Vilka är dina viktigaste uppgifter som ska genomföras för att morgondagen ska bli en kanondag? Kolla helt enkelt över din egen planering så du har koll på vad du planerat ska hända. Ge dig själv förutsättningarna för en kanondag genom att vara både praktiskt (material) och mentalt förberedd gällande morgondagen.

Stort lycka till!

-Michael

The post 4 tips för att avsluta dagen som ett proffs appeared first on Michael Alphov.

Hur hänger då detta ihop med effektivitet?

OK, tillbaka till att gnälla. Jag är helt säker på att du har personer i din närhet som har hamnat i ”gnällfällan” och vissa har, kanske, spenderat hela sitt liv att med att gnälla på det ena eller det andra. När något blir bra så hittar de alltid något nytt. Det är för varmt, för kallt, för blåsigt, det blåser inte osv. Det kan ju inte vara speciellt kul tänker jag men ”problemet” med människor som fastnat i gnällfällan är, ofta, att de inte ens märker att de gnäller utan det har blivit deras normalläge. Ett normalläge som innebär att de inte blir speciellt effektiva, motiverande eller för den delen varken inspirerande. Eller sköna att hänga med för den delen. 

Varför ramlar vi in i fällan och börjar gnälla? 

Det kan finnas mängder av anledningar som att man känner sig uppgiven, maktlös inför situationen eller att ingen lyssnar på ens åsikter. Det kan även var pga. brist på egen förmåga och då är det alltid lättare att gnälla på någon annan än att ta tag i sig själv för att förändra det som behöver justeras. Eller detta tror man kanske,  men handen på hjärtat, vems förändring kan man egentligen styra över? En annan lurig sak med gnäll är att det kan göra att vi känner samhörighet med andra som gnäller. Det kanske visar sig att kollegorna också gillar att gnälla över precis samma saker och då känns det genast bättre…

Ett annat problem är att ditt gnäll och framförallt, när du får en bekräftelse på ditt gnäll, kommer det att dra igång hjärnans belöningssystem. Detta är givetvis något som kommer att bli ett problem i långa loppet men det är svårt att se det när man är mitt i gnällträsket. 

Ett annat scenario som kan hända om man gillar att gnälla är att man snabbt blir ”stämplad” som den gnällige. Du har dem i din närhet och jag har dem i min närhet. Det kan var en kollega, vän eller släkting som du inte orkar med för att de ”alltid” är så negativa. Inte bra. Inte alls bra frö någon.

Vad ska man då göra? 

Du ska alltid, nästan i alla fall,  lyssna på den som har något att säga men det gäller att begränsa det eventuella gnället

Börja nysta i vad problemet egentligen är genom att ställa kloka frågor som gärna startar med ”varför”. På så sätt kan du kanske hjälpa personen som gnäller med att få fram vad en egentligen vill. För jag upplever att det ofta inte gnäll utan konstruktiv feedback någon vill få fram när man börjar att nysta i frågan. Utmaningen är att personen som gnäller kan ha problem med att uttrycka sig eller kanalisera sina tankar och då behöver vi hjälpa till.

Enough is enough

Har det gått för långt så har det gått för långt. Att acceptera att någon eller några alltid gnäller med kommentarer att ”det är så de är!” eller det är så Kalle är” fungerar inte. Accepteras obefogat gnäll så blir det snart ett accepterad beteende som kommer leda till en katastrofal företagskultur. Vem ansvaret att säga ifrån är? Företagskulturen sätts av alla medarbetare vilket innebär att alla måste säga ifrån. Problemet med att det är allas ansar är att det lätt blir ingens ansvar. Därför måste chefen var ytterst lyhörd och observant på vad som händer i gruppen. Chefen måste också vara modigt och säga ifrån när beteenden går för långt ifrån hur vi bestämt att vi ska uppföra oss internt och mot varandra,.

Personligen tycker jag att detsamma borde gälla på jobbet och i resten av livet. Allt är inte varken lätt eller kul men måste det göras så måste det göras. Slutorden blir helt enkelt sluta gnälla, se möjligheter och få mer gjort! Jag lovar att livet blir roligare också  

Nu kör vi! 

-Michael

The post Sluta gnälla, se möjligheter och få mer gjort appeared first on Michael Alphov.

Frågeställningen och den viktiga biten i effektivitetspusslet ”vart och när jobbar du bäst” handlar om att verkligen planera och pulsera sin egen vecka och tid för att Du ska få chansen att få dina saker gjorda. Det handlar om att ta hänsyn till, exempelvis, vilka arbetsdagar som du oftast har flest möten inplanerade. Eller när under arbetsdagen som du har störst möjlighet till ”ostört” arbete dvs. när är det minst risk att du blir avbruten, samt när är det störst chans att du inte avbryter dig själv med att hoppa mellan arbetsuppgifter.

En annan av deltagarna i samma workshop planerade in sina egna arbetsuppgifter väldigt ambitiöst i kalendern och hade gjort så sedan en lång tid tillbaka. Bra var min spontana tanke tills han började att berätta: ”Det spelar ingen roll hur bra jag planerar för jag blir alltid avbruten” Han berättade vidare att han hade en ”backofficefunktion” och hade sin arbetsplats placerat där många passerade förbi under dagarna. Han berättade vidare att hade ett behov av mellan 60-90 minuter ostört arbete varje dag och det han hade gjort var att planera sina uppgifter direkt på morgonen. Just att planera in sina viktiga arbetsuppgifter direkt på morgonen är i normala fall ett mycket bra planeringssätt, men i hans fall blev det helt kontraproduktivt. På morgonen, när alla kom till jobbet,  passerade många av hans kollegor förbi hans arbetsplats och eftersom alla inte började samtidigt så pågick kollegornas ”drop-in” under ca 1,5 timme. Till detta kom alla frågor som alla hade till honom när de väl började arbeta på morgonen. Detta innebar, så klart, ständiga avbrott för honom och en känsla av hopplöshet gällande sin egen planering.

Den enkla lösningen är ofta den rätta lösningen

Det vi gjorde kan tyckas löjligt enkelt men det fungerade perfekt. Vi justerade helt enkelt hans egna ”fokustid” till att istället vara direkt efter kafferasten på förmiddagen dvs. mellan 09.30-10.45. Skillnaden var total då avbrotten då var minimala. Vi hade hittat hans ”primetime” för eget arbete, helt enkelt.

Jag får ibland frågan om vilka dagar som är bäst för att göra olika sorters uppgifter och svaret på den frågan är otroligt individuellt som i fallet ovan. För en tid sedan läste jag en undersökning som gjorts av det amerikanska företaget Accountemps. I undersökningen hade man tittat på när tjänstemän upplevde att de fick jobba som bäst under en arbetsvecka. Måndagen försvann snabbt från listan då den, för många, var en uppsamlingsdag gällande eget arbete och många inplanerade avdelningsmöten etc. Tisdagen däremot var den dag som kom högst upp på listan. Från onsdag till fredag gick det bara utför…

Går det att vara så konsekvent och bara säga att det är tisdag som gäller? Givetvis inte utan det handlar, återigen, om att vara medveten om sin egen situation. 

Så hur ska du då göra för att lösa utmaningen men ”vart och när jobbar du bäst”?

#1 Pulsera din tid

Ta reda på när under dagen passar det bäst att göra dina olika uppgifter. Vilka kräver koncentration och ostörd tid? Vilka uppgifter kan du göra fast du blir avbruten? Vad ska du göra direkt på morgonen innan du öppnar din mailbox? Vad ska du avsluta med innan du går hem och förmodligen är mentalt tröttare än på morgonen? 

#2 Pulsera dina dagar 

Vilka dagar passar bäst för olika uppgifter? Ska du ha speciella mötesdagar som exempelvis säljare har? Är det någon uppgift som måste göras en speciell veckodag? Ska du ”klumpa” ihop någon/några uppgifter och göra dessa en eller ett par gånger i veckan istället för ”varje gång de dyker upp”?, Ska du ha fasta bokningar, gällande speciella uppgifter, inplanerade varje vecka? 

#3 Bestäm vart ska du befinna dig när du gör dina uppgifter 

Har du möjligheten att jobba utanför kontoret så ska du verkligen utnyttja den möjligheten. Är det uppgifter som kräver 100% fokus och du vill inte bli avbruten så kanske det är smart att jobba hemma med dessa? Att jobba hemma behöver inte betyda att man gör det hela dagen eller så är det just vad det gör. Vissa, som undertecknad, gillar att jobba på caféer ibland och när jag gör det så anpassar jag självklart mina arbetsuppgifter till detta. För mig blir det ofta skrivarbete, som denna artikel, i cafémiljöer. När jag behöver arbeta helt ostört, t ex då jag ska ringa kunder och planera utbildningar då ser jag till att vara på mitt kontor för att få maximalt fokus. 

Hur slutade det då för mannen jag skrev om i början?

Jo, hon och jag gick igenom hans kommande tre veckor för att se om vi kunde utläsa något mönster gällande hans tid. Det innebar att vi, framförallt, justerade om hans egen planering av uppgifter till vissa speciella dagar. Han ändrade också inställning till vad han borde börja varje arbetsdag med istället för att hoppa rakt in i inkorgen. Jag fick ett mail någr veckor senare från honom där jag kunde utläsa en mer  harmonisk och avslappnad person. Om allt berodde på att han hade bättre kontroll och balans över sin tid vet jag inte men jag är övertygad om att det var en starkt bidragande faktor.

Hur gör du för att svara på frågan var och när jobbar du bäst?

-Michael

The post Vart och när jobbar du bäst? appeared first on Michael Alphov.

Utan någon som helst inbördes ordning så skulle jag, ödmjukt med bestämt, vilja att du tar del av åtta stycken tidigare bloggposter som kommer hjälpa dig att ta kontrollen. 

Smart delegering 

https://michaelalphov.se/7-steg-for-smart-delegering/

Veckoavstämningen är din absolut bästa vän 

https://michaelalphov.se/veckoavstamning-hjalper-dig-att-skapa-kontroll/

Prioritering är superenkelt eller? 

https://michaelalphov.se/hur-prioriterar-du-egentligen/

När var du riktigt fokuserad senast? 

https://michaelalphov.se/fokusera-for-att-prestera/

Vart är du på väg och vill du dit?

https://michaelalphov.se/det-lonar-sig-inte-att-springa-om-man-ar-pa-fel-vag/

GRIT! Denna fina egenskap som skiljer agnarna från vetet 

https://michaelalphov.se/grit-viktigare-an-nagonsin/

Allt börjar med dina mål! 

https://michaelalphov.se/%F0%9F%8E%A7-3-taktiska-tips-for-att-na-dina-mal/

Bunta ihop, spar tid och få saker gjorda

https://michaelalphov.se/gor-aterkommande-uppgifter-i-block/

Uppmaningen är att DU behöver göra planen för att lyckas. Avsätt 45 min i din kalender kommande veckan och läs igenom alla inlägg för att sedan skapa planen innehållande aktiviteterna som du behöver göra för att få det som du vill ha det. 

Ledtråden för att lyckas är GRIT….

-Michael

The post Nu kör vi ???????? appeared first on Michael Alphov.

Låt oss räkna lite; tänk att du jobbar ca 240-250 arbetsdagar på ett år så blir det snabbt ganska många saker som du kommer att göra extra och det kommer med stor sannolikhet att innebära att du:

• Snabbare kommer till ditt utpekade mål
• Minskar ditt eget förhalningsbeteende dvs. verkligen gör det du planerat att göra
• Levererar i tid eller för tidigt till dina kunder och kollegor
• Minskar ditt dåliga samvete för att du inte gjort vad du borde…

Eller tänk om du, varje dag, lägger extra tid på:

…din egen kompetensutveckling

…att utveckla din produkt eller tjänst

…att stärka samarbetet och relationen med dina kollegor

…ringa en extra kund varje dag

…bygga starkare relationer med dina kollegor

Blir man inte mer stressad då av allt försöka ”klämma” in fler och fler saker under en arbetsdag? Svaret på den frågan är så klart ja om det blir för stora saker som man försöker pressa in. Det vi talar om här är att ta ett litet extra steg varje dag vilket jag tror att de flesta kommer att få plats med i sina att-göra listor. 

Så stort lycka till med att gör en sak extra och som ett sista tips kan jag berätta hur jag gör för att lyckas med mitt ”en sak extra” fokus. Jag bryter ner olika områden som jag vill lägga lite extra tid på och sedan fokuserar jag på att göra en extra sak inom det området varje dag under en begränsad tid. Det kan vara allt ifrån en vecka upp till två månader och kom ihåg det är du som sätter gränserna.

Nu kör vi!

Michael

(Inlägget var ursprungligen publicerat redan 2015)

The post Gör EN sak extra varje dag appeared first on Michael Alphov.

Varför lyckas då inte alla med sina ambitioner om att skapa bra vanor?

Problemet ligger oftast i att man inte är beredd att göra det jobb som krävs för att få de vanor och det resultat men eftersträvar. Detta gäller inte bara arbetsvanor utan kan vara ett generellt problem för många gällande andra delar i livet. Många vill helt enkelt ha någon form av ”quickfix” lösning för sina vanor men det fungerar väldigt sällan”

Jag menar på att det finns ett flertal parametrar som påverkar om man kommer att lyckas med sitt förändringsarbete eller inte och fyra riktigt vikta delar kommer här:

1. Du måste ha MODET att förändra

Vad är enklast att göra oavsett om det handlar om arbetsvanor eller något annat i livet? Svaret är oftast att fortsätta som man gör eller tidigare gjort. Trygghetszonen behöver då inte utvidgas och du behöver inte utsätta dig för något nytt som kan vara ”farligt”. Problemet är att det inte kommer ske någon utveckling eller förändring gällande det du vill förändra. Resultatet kommer bli detsamma som du alltid fått eller i värsta fall så börjar du göra saker och uppgifter sämre.

2. Du måste ha MOTIVATIONEN att förändra

Vem ansvarar egentligen för att du ska vara motiverad? Svaret är som vanligt det självklara och du ser denna person varje gång du tittar i en spegel.

Inspiration däremot kan man få av andra människor, händelser, prestationer, texter, låtar etc. Går vi tillbaka till motivation så är det bara du själv som kan bestämma vad verkligen driver dig och motivation styrs oftast av mål, belöningar och vinster. Motivationsbegreppet kan enkelt delas in i två delar:

1. Inre motivation = när man själv inser vad som krävs för att lyckas och att man verkligen är beredd att göra det jobb som krävs för att få det resultat man vill. Den förändring man vill.
2. Yttre motivation = det är en motivationsfas som i alla fall alla föräldrar känner till. Som småbarnsförälder tar man ibland till knepet med ”mutor” för att få barnen göra som man vill. Problemet med att ”skapa” motivation genom ”mutor” är att det inte kommer att ta slut utan du kommer att få fortsätta tillföra yttre faktorer för att få saker gjorda och det är inte en modell som kommer att ge ett hållbart resultat.

– Vilken modell väljer du för ett långsiktigt resultat?

3. Du måste TRÄNA och ha TÅLAMOD

Som jag redan nämnt finns det sällan några “quickfix” lösningar som fungerar här i livet utan det är träning och långsiktighet som gör att du kommer lyckas med att förändra till nya smarta vanor. Jag har haft förmånen att arbeta som fotbollstränare på elitnivå* under fem år. Laget tränade mellan 7-9 pass per vecka året om sånär på ett par semesterveckor då vi  inte hade gemensam träning. Killarna var dock inte lediga utan alla skulle hålla igång själva med 3-4 pass per vecka. Helt normalt tänker någon och någon annan har extremt svårt att förstå denna enorma träningsmängd.

Varför tränar man så här mycket inom idrotten?

Ännu ett ganska självklart svar finns, utveckling kommer genom träning, repetition och uthållighet. Det kvittar om det handlar om fotboll eller ditt eget arbete. Vill du bli framgångsrik med dina nya vanor så gäller det att träna och ha uthålligheten att slutföra det du påbörjar. Sen är frågan om ”vanor” någon gång kan vara slutförda för vad händer om du plötsligt slutar att träna? Svaret är att kvalitén kommer sjunka och du kanske till och med går tillbaka till de vanor som du hade innan. Detta är ett väldigt vanlig scenario som händer när tjänstemän upplever en stressad situation.  Då tar de  ”gamla” vanorna över och trots att du vet att du borde göra på ditt ”nya sätt” så halkar du tillbaka i ditt mer invanda beteende. Händer detta så gäller det att snabbt trycka på stoppknappen och ta ett nytt tag med de vanor du vill ha i framtiden. Kom ihåg man måste träna för att vinna och vad vinna innebär för just dig vet du bäst själv.

*=GAIS Tipselit/U-21 mellan 2006-2010

4. Du måste ha RÄTT MENTAL ATTITYD

En av de viktigaste faktorerna för att verkligen lyckas med det man vill är helt klart den mentala inställningen. Det handlar om att sätta tuffa men realistiska målbilder, förhålla sig till dessa och sedan verkligen göra ”jobbet” för att sätta sina nya vanor.

”Attityd avser inom psykologi en persons medvetna eller omedvetna, öppet eller dolda, kognitiva eller emotionella, inställning till något” källa: wikipedia

Oavsett vart du arbetar och med vad så har du alla möjligheter till att påverka din egen situation. Det är bara du själv som bestämmer hur ditt kontor ska se ut strukturmässigt, hur du hanterar dina inkommande mail, hur du uppför dig på alla möten du deltar i, hur du hanterar medgång och motgång, hur du uppför dig mot dina medmänniskor, hur du planerar och genomför dina uppgifter etc. Självklart kommer du att bli påverkad av omvärlden men otroligt mycket att din mentala attityd och hur du uppfattar saker styr du själv med dina tankar.

Kör hår och lycka till på vägen till att jobba smartare men inte hårdare genom bra vanor!

Michael

Ps. Kommentera och tipsa gärna och dina erfarenheter men hur du gjort för att lyckas.

The post Det finns inga genvägar till nya smarta vanor appeared first on Michael Alphov.

Istället för att göra en lång lista över vad förhalningsbeteendet leder till så vill jag vända på det hela Så nedan kommer 9 sköna vinster med att bli bättre på att sluta förhala, fatta beslut om nästa åtgärd FÖRSTA gången du tar i den nya informationen samt att verkligen göra det du lovat.

1. Du kommer att få mer gjort

Istället för att förhala och tänka på att du borde göra uppgiften som kommer du att istället att planera in när du ska göra uppgifterna och sedan göra det du bestämt = mer gjort

2. Du kommer nå mer avslut

Alla uppgifter som är prioriterade och planerade att genomföras ska drivas mot ”delavslut” eller slutgiltigt avslut. Reflekterar man över vad som ”ofta blir kvar” så är det ofta det sista, kanske tråkiga, i en uppgift som inte blir gjort. Jag tänker på dokumentation, slutsummering, arkivering etc. och sanningen är ju den att uppgiften inte är klar förrän även detta moment är avklarat.

3. Du kommer att komma snabbare till målet

Med ett mindre antal ”jag ska bara” till andra uppgifter som du inte borde göra nu eller kanske inte alls kommer du nå dina mål i snabbare takt. Fokus på rätt saker är nyckeln istället för att förhala.

4. Du kommer besegra dina känslomässiga Mt. Everest

Visst är det så att känslan gällande vissa uppgifter är precis som om du skulle bestiga världens högsta berg? En ”det går aldrig känsla” kan lätt komma smygande och då är det ofta lockande att välja att förhala. Gör istället så här: se över din uppgift och fokusera på att hitta vart du kan börja. Börja och glöm inte att ett litet steg är också ett steg och helt plötsligt är du igång med uppgiften.

5. Du kommer att spara-/frigöra tid

Ett vanligt förhalningsbeteende för många personer är att de ”tittar” på nya mail, papper etc. flera gånger om utan att egentligen göra något mer än att titta. Istället för att förhala ska du ta beslut om nästa åtgärd, planera när och sedan gör du uppgiften när det är dags.

6. Du kommer att spara energi

Alla dina, förhalade, s.k. surdegar påverkar dig mer än vad du ofta tror. Varje gång du ser eller tänker på uppgiften x, som inte blivit gjord, så kommer det ta både tid och energi från dig. Motivationen minskar och detta kommer med stor sannolikhet at påverka resten av ditt beteende och humör.

7. Du kommer att spara andras tid

Om du minskar din ovana av att förhala så kommer det vara större sannolikhet att du håller vad du lovat och levererar i tid eller kanske till och med för tidigt. Du kommer på så sätt hjälpa andra frigöra tid då de slipper ”jaga” dig gällande saker som du redan borde gjort.

8. Du kommer att spara andras energi

Du sparar inte bara andras tid genom att leverera i tid utan också deras frustration och energi. Tänk efter själv hur du tänker och agerar när ”folk” inte gjort vad de lovat. Du tvingas ”ligga på” och följa upp vilket innebär att du tar tid från det du egentligen borde göra.

9. Du kommer att att må bättre

Du kommer slippa ha ett dåligt samvete för allt du tänkt göra eller redan borde gjort. Kom ihåg att du inte kommer hinna göra allt och vara med i alla konstellationer. Det är helt OK att säga nej och prioritera bort uppgifter förutsatt att du istället väljer att göra något som är viktigare. Kom dock ihåg att meddela dina beslut till de om är berörda direkt och inte ”sen” för det blir ofta försent.

Nu kör vi mot ett minskat förhalningsbeteende!

-Michael

The post Därför ska du sluta att förhala appeared first on Michael Alphov.