Den dolda fällan av ständig aktivitet

Många har fastnat i vad jag kallar för ”aktivitetsfällan” – myten om att aktivitet alltid är något positivt. Missförstå mig inte, aktivitet är bättre än passivitet, men det handlar om att engagera sig i rätt typ av aktivitet. Det är lätt att fastna i fel aktiviteter, vilket kan vara kontraproduktivt.

Är dina aktiviteter rätt aktiviteter?

Tänk om alla uppgifter du väljer att lägga din tid på faktiskt leder dig närmare dina mål? Ibland verkar det som om ”vi har fullt upp med att ha fullt upp” vilket gör att vi missar att fråga oss själva om det vi gör verkligen är nödvändigt. I själva verket kan vissa aktiviteter föra oss längre bort från våra mål. Inte alls bra.

Tänk efter före (ganska logiskt men ändå missas det ofta)

Min uppmaning till dig är att tänka efter före nästa gång du börjar på en ny uppgift eller slentrianmässigt svarar ”ja” när chefen eller en kollega frågar om hjälp. Här är två enkla kontrollfrågor som kan hjälpa dig att hålla kursen:

1. Kommer denna uppgift att ta mig och verksamheten närmare våra mål, eller är det bara ännu en aktivitet som stjäl tid och energi?

2. Är jag rätt person för uppgiften, eller bör den utföras av någon annan?

Bli en mästare på prioritering OCH delegering

Självklart ska vi hjälpa varandra och vara lagspelare, men de bästa lagen består av individer som gör det de är bäst på. Genom att prioritera rätt kan du inte bara bli mer produktiv, utan även se till att du ägnar dig åt aktiviteter som verkligen gör skillnad. Precis samma sak ska gälla för alla av dina kollegor.

Det blir både bättre och roligare så. Hur tänker du i frågan? 

-Michael

The post Aktiv eller produktiv, vart hamnar du? appeared first on Michael Alphov.

Givetvis finns det alltid två sidor av ett mynt och någon form av deadline är oftast bra för oss människor men det är inte detsamma som att göra allt i sista minuten.

Hur kan man då göra

1. Krossa stora stenar till små stenar

Stora uppgifter har en tendens att skjutas upp för att de är just stora uppgifter. Var ska man börja är inte helt självklart och det är då lättare att tänka att man börjar sen istället. Eller i morgon. Eller i nästa vecka och plötsligt har tiden gått.

2. Sätt egna deadlines

Utmana dig själv genom att sätta egna deadlines på när de olika delarna/”småstenarna” av uppgiften ska vara klart. Detta är ett oerhört framgångsrikt sätt att få stora saker och uppgifter gjorda.

3. Börja, bara börja!

Den stora stenen är delad i mindre delar och du har satt dina deadlines så NU är det bara att börja. Starta med det du ska göra och plötsligt har uppgiften gått från att vara något du ska göra till någon du håller på med vilket är en stor skillnad. Inte minst mentalt.

Vad blir då resultatet?

Mindre stress, mindre slarv och bättre kvalité. En känsla av kontroll och en leverans i tid som både känns bra i magen och i hjärnan är förhoppningen.

Testa, du har allt att vinna på att börja i tid och att sluta lura dig själv att du jobbar bäst under press.

-Michael

The post Tror du också att du jobbar bäst under press? appeared first on Michael Alphov.

Varför är det så här egentligen? Det finns ju till och med klassiska citat som går i stil med att ”om du inte har tid att göra det rätt första gången vad gör att du tror dig ha tid att göra samma uppgift igen”? Jag tror personligen att man, läs jag, ofta går för den kortsiktiga vinsten. Man tar den enkla vägen just nu men det är, givetvis,  inte det rätta valet i det långa loppet. Vill du veta mer om förhalningsbeteende tipsar jag om avsnitt 131 av podden med titeln, ”Hur kan man börja att sluta förhala”

Vilka saker borde vi alla då bli bättre på att göra rätt från början? 

#1 Gör klart dina påbörjade uppgifter!

Du vet vad du borde göra. Du har kunskapen men ändå slutar när 90-95% är klart istället för att göra det klart till 100% bara för det sista är lite ”jobbigt” och kanske tråkigt. Lösningen är att göra klart nu och inte sen. Jag lovar att ”sen” varken kommer göra det lättare eller innebära att det blir roligare.  

#2 Plocka undan allt ditt arbetsmaterial efter att du använt det.

Det kommer alltid att vara mindre utmanande, gå snabbare och vara lättare att ta ditt  arbetsmaterial nästa gång om du sparar det på rätt plats efter varje gång du använt det. Struktur spar tid. Så enkelt är det. 

#3 Sluta med dina ”sortera senare/arkivera” högar i papper-/digital form

Det är bara att inse att dessa ”högar” kommer bli som mentala Mt. Everest och kan bli liggande hur länge som helst till ingen nytta. Det kan, till och med, bli så illa att du inte ens kommer vad du har i dina ”högar”. Lösningen? Skapa en struktur dör det är lätt att sortera in material. Är det inte lätt idag och du tvekar på vart saker hör hemma så har du inte en bra struktur. 

#4 Lev efter ”öppnar du så beslutar du”-formeln när du hanterar ny e-post.

Svara på det du kan svara på direkt, kasta det du kan kasta, spara det du ska spara och planera in det du ska göra när du ska göra det i din att göra-lista eller i din kalender FÖRSTA gången du tar i mailet. Öppna inte mailet för att sedan stänga det igen för att sedan öppna igen osv. DU.HAR.INTE.TID. ATT.GÖRA.SAMMA.SAK.OM.OCH.OM.IGEN.

#5 Planera in tid för att förbereda dig för mötet du precis tackade ja till.

Ett möte = tre bokningar i din kalender; tid till förberedelse, tid för mötet och tid för efterarbete. Ska du delta på olika möten har du ett gemensamt ansvar med alla andra mötesdeltagare att prestera på topp under mötet vilket kräver att alla, verkligen alla, är förberedda. 

#6 Gör tvärtom vad Sven-Ingvars sjunger i sin berömda låt ”säg inte nej, säg kanske kanske kanske…”

OM det inte är din uppgift, OM det inte leder mot dina/era mål, OM du inte har möjlighet att hjälpa till just nu så är det inte kanske du ska säga utan NEJ! Tråkigt att säga nej? Självklart är det så men vänd på det istället; tänk på allt du säger JA till det som du ska och borde säga ja. Det är vad du ska fokusera på och göra så bra som möjligt. Gör du en massa ”annat” så kommer det viktigaste inte bli gjort så det är bara att välja. 

En sista uppmaning; Ändra på allt som inte funkar!

Kör den klassiska metoden med fem stycken ”varför-frågor” när något inte fungerar som det borde. Denna metod funkar perfekt som utvärdering av ditt eget beteende men också om det är saker som inte funkar i arbetsgruppen eller teamet. Våga fråga  ”varför” på alla svar tills den verkliga orsaken eller anledningen till ett problem lyfts fram i ljuset. Då, först då, kan en förändring påbörjas.

Min utmaning till dig denna veckan är att tänka efter vilka av de sex olika scenarierna ovan du ibland hamnar i? Vad vill du ändra på jobbet? Finns det något som du behöver ändra på hemma? Gör sedan det du behöver göra och kom ihåg att förändring tar tid. 

Lycka till och slösa inte bort din tid på att inte göra rätt första gången!

-Michael

The post 6 saker du borde göra rätt från början appeared first on Michael Alphov.

Jag skulle vilja dra det så lång som att påstå att många skulle må bra av att ta tillbaka kontrollen över sin egen tid för att verkligen få vara så bra som man vill, bör och kan vara. Att må så bra som man vill, bör och kan göra. Det borde, i princip, alltid vara DU själv som styr dina val och dina prioriteringar om vad som du borde lägga DIN värdefulla tid på och inte någon annan eller någon yttre omständighet. Missta inte detta med att inte vara flexibel och anpassningsbar när prioriteringar ändras men jag är övertygad om att du själv i större utsträckning måste styra valen gällande vad du ska lägga din tid på. Alltför att höja värdet på ditt eget arbete. 

Så kan man ju inte säga…

Det brukar vara standardkommentaren när jag pratar om att höja värdet på sitt eget arbete och det är kanske vad som passerade förbi även i dina tankar!? När diskussionen väl fortsätter brukar det oftast komma en massa ursäkter varför det inte går att bestämma och det kan var saker som; ”Jag har ju en chef som bestämmer” är en vanlig invändning. ”Jag är anställd för att göra mitt jobb” är en annan och ”jag kan inte bara börja att bestämma själv” är en tredje. ”Det går inte att planera för det händer alltid saker” är en fjärde. ”Det är kunderna som bestämmer” är en femte….

Istället för att fastna i allt som inte går, tänk så här!

Ställ dig frågan; Vad är det som är viktigt på riktigt i mitt arbete? Svaret är även denna gång dina mål som ska uppnås under året tillsammans med dina ansvarsområden. Hur ska du lyckas med detta om du inte får göra rätt saker? Det är när du börjar att lägga din tid på att verkligen göra det uppgifter som höjer värdet för dig, dina kunder och din organisation som magin sker. Det reaktiva arbetssättet svänger sakta över mot ett mer proaktivt sätt att jobba. Tar du kontrollen över din tid och ditt FOKUS kommer du kunna vara mer flexibel och proffsig. Du kommer kunna ta kloka beslut om när du faktiskt måste vara reaktiv och agera på något som hänt men du kommer också kunna ta kloka val om att inte reagera på vissa saker för det är varken viktigt eller bråttom. Höj värdet på sitt eget arbete och allt kommer bli både roligare, bättre och mer framgångsrikt. Det är inte mer komplicerat än så. 

– Michael

The post Höj värdet på ditt eget arbete appeared first on Michael Alphov.

Den sista tiden visar det sig att han inte mått speciellt bra. Han han sagt detta till någon? Nej, är svaret och han säger vidare att han inte tror att varken hans fru eller barn har märkt av situationen. Eller har de kanske det? Han säger själv dock ha varit mer lättirriterad, lättare blivit arg och inte varit lika glad hemma som tidigare. På jobbet är han dock helt säker att ingen har märkt något och jag tror verkligen på hans ord. Personer som inte mår bra är ofta oerhört duktiga på att inte visa detta. Inte visa sig sårbara utan det blir nästa tvärtom att de ska visa att de är starkare än någonsin. 

”Jag minns inte” säger han igen och det är därför jag är där. Vi har arbetat tillsammans under flera år och jag måste erkänna att han var en av alla jag mött som jag inte trodde låg i farozonen för att springa rakt in i den berömda väggen. Ändå sitter vi här och han minns inte vad han gjort, sagt eller inte gjort den sista tiden. Jo, han minns, såklart, massor men inte allt. Inte vad han gjort på jobbet sista tiden, vilka beslut han fattat eller vad han kommunicerat till andra. Han minns verkligen inte och om man gör en enkel sökning på 1177 så skriver de så här: ”Tidiga tecken på minnesstörningar kan vara att man glömmer enkla överenskommelser som tider och platser för möten. Man får svårare att planera, ha framförhållning och engagera sig. Det kan leda till att man får problem med att sköta sitt arbete”

”Den sista tiden har varit som att springa i en smal, smal tunnel” säger han vidare. ”Det har känns trångt, stressigt och som man aldrig ska komma ut ur tunneln hur fort jag än springer. Väggarna kommer närmare och närmare för varje dag istället.”

”Har du inte känt några tecken på att allt inte är bra frågar jag? (Ibland måste retoriska frågor ställas) ” Massor!” säger han men fortsätter säga att han har slagit bort dem alla och intalat sig att han är stark. ”Utbrändhet är inget för mig. Det är de svaga som drabbas och jag är inte svag säger han med ett snett leende” som utstrålar massor av självinsikt mitt i allt det trista. 

Vad hände sen då kanske du undrar? 

Jag önskar att jag kunde skriva att han och jag gjorde några ” mirakel” som fick honom på banan snabbt och effektivt men det är inte så det fungerar. Mitt råd till honom var att ”stänga av” allt gällande jobbet innan det skulle rasa fullständigt. Han och Vice VD´n gick igenom de saker som fanns på ”hans bord” just nu för att få bort allt tryck han kände från sitt arbete. Eller gick igenom och gick igenom, ska vi vara riktgt ärliga så vad inte VD´n till någon vidare hjälp. Han hade stora svårigheter att fokusera och förklara vilket är helt förståligt baserat på situationen han befann sig i. Mitt andra råd till VD´n var att bara vila och låta det ta den tid som det behövdes för att komma över känslan av total trötthet och tunnelseende för att sedan ta professionell hjälp. Vidare åkte Vice VD´n till hans frus arbete senare på dagen och berättade vad som hade hänt och vad hon kunde förvänta sig att möta hemma. Allt för att kunna var det stöd som skulle komma att behövas. 

Nu har det gått sju månader 

VD´n tog professionell hjälp från sjukvården, han har gått i samtalsterapi och vi har den sista tiden träffats ett par gånger för att titta på hur han ska kunna arbeta och leda sig själv (och andra) mer hållbart, strukturerat och med tydliga gränser. Hållbart är ett väl använt ord dessa dagar, jag vet, men oerhört viktigt och är det inte vad det handlar om ytterst, hållbarhet?  Det gäller helt enkelt att sätta rutiner som blir vanor. Bra vanor. Sunda vanor. Han har en bra bit kvar men med den support som finns runt honom så tror och hoppas jag att det kommer bli bra. Det måste bli bra. 

Varför delar jag då dessa rader mer er? Främst därför att vi alla behöver att påminnas om det ansvar vi har gentemot oss själva om att ta hand om vår kropp och hjärna. Du, jag, vi har bara en av varje så varför inte göra det bästa med det vi har tänker jag. Vidare tycker jag att vi alla måste bli bättre på att våga ge feedback till vänner och kollegor som vi ser är i riskzonen för att drabbas av utmattningsdepression som det formellt heter. Glöm aldrig att det INTE  handlar om att lägga sig i utan det handlar om att bry sig om varandra och det får vi aldrig sluta med. 

-Michael 

The post Tunnelseende appeared first on Michael Alphov.

Ofta, alltför ofta, träffar jag personer som hamnar med mera ”träffar” i den högra listan än den vänstra vilket bara leder till dåligt fokus, stress, en känsla av otillräcklighet samt dålig förståelse för varför olika saker ska göras och det är inte okej.

Vill du ha skillnad måste du göra skillnad

Ni som hängde med i #40dagarsutmaningen i somras känner igen bilden och uppgiften jag gav er då är densamma som nu:

Läs igenom de båda spalterna, produktiva personer och upptagna personer,  och ringa in vart just du hamnar. Blir det ett antal ringar i den högra listan är nästa steg att DU gör en aktivitetsplan för vad du behöver göra för att ta dig till vänster i listan. Glöm inte att satta en deadline för när allt ska vara klart annars kan du hamna i en situation där du ska göra allt sen…

Nu kör vi mot en skönare arbetsdag där fokus blir att vara produktiv och göra rätt saker och inte ”upptagen”! 

-Michael

The post Är du produktiv eller bara upptagen? appeared first on Michael Alphov.

Utan någon som helst inbördes ordning så skulle jag, ödmjukt med bestämt, vilja att du tar del av åtta stycken tidigare bloggposter som kommer hjälpa dig att ta kontrollen. 

Smart delegering 

https://michaelalphov.se/7-steg-for-smart-delegering/

Veckoavstämningen är din absolut bästa vän 

https://michaelalphov.se/veckoavstamning-hjalper-dig-att-skapa-kontroll/

Prioritering är superenkelt eller? 

https://michaelalphov.se/hur-prioriterar-du-egentligen/

När var du riktigt fokuserad senast? 

https://michaelalphov.se/fokusera-for-att-prestera/

Vart är du på väg och vill du dit?

https://michaelalphov.se/det-lonar-sig-inte-att-springa-om-man-ar-pa-fel-vag/

GRIT! Denna fina egenskap som skiljer agnarna från vetet 

https://michaelalphov.se/grit-viktigare-an-nagonsin/

Allt börjar med dina mål! 

https://michaelalphov.se/%F0%9F%8E%A7-3-taktiska-tips-for-att-na-dina-mal/

Bunta ihop, spar tid och få saker gjorda

https://michaelalphov.se/gor-aterkommande-uppgifter-i-block/

Uppmaningen är att DU behöver göra planen för att lyckas. Avsätt 45 min i din kalender kommande veckan och läs igenom alla inlägg för att sedan skapa planen innehållande aktiviteterna som du behöver göra för att få det som du vill ha det. 

Ledtråden för att lyckas är GRIT….

-Michael

The post Nu kör vi ???????? appeared first on Michael Alphov.

Varför är det då inte bra tänker du? Är det inte smart att skicka mailet så man får ”bort” det från tankarna? Jo, det är förmodligen bra för dig så du kan sluta tänka på jobbet för en stund för det är just det som det handlar om. Att få chansen att verkligen koppla bort jobbet för en stund vilket du inte underlättar möjligheten för dina kollegor att göra om du mailar dem efter arbetstid. 

Vad blir konsekvensen?

Problemet är att när du, utan att tänka på konsekvenserna, mailar dina kollegor sent på kvällarna och på helgerna så kommer det att hjälpa till att skapa en osund företagskultur där många tror att det är på det sättet man ska arbeta. Många är otroligt ambitiösa och både vill och kommer svara på dina mail omedelbart för de tror att det är vad som förväntas av dem. Detta kommer att få konsekvenser som att de som du mailat till inte kommer att få chansen att koppla bort jobbet utan ständigt kommer vara påkopplade. De i sin tur kommer svara och-/eller skicka nya mail till nya kollegor med direktiv och så blir spridningen total och följden blir att ytterligare personer kommer tro att det förväntas ett svar utanför arbetstid. Det blir en klassisk snöbollseffekt helt enkelt av dåliga konsekvenser från en persons beslut att maila efter arbetstid.

Mängder av forskning pekar på att vi måste ha tid att ”koppla bort” jobbet för att få återhämtning, motivation, inspiration och kreativitet. Så varför inte hjälpa varandra med detta? Tänk efter själv -när brukar du komma på nya och smarta idéer och lösningar på uppgifter och utmaningar? Jag kan garantera att det inte är när du är som mest ”påkopplad”.

Hur ska man göra då om man vill jobba på kvällar och helger?

Lösningen är att du skriver dina mail på kvällen och helgen, om det är det som fungerar för dig i din situation, men skicka dem inte förrän det blir arbetstid igen. De flesta mailprogram har även funktionen fördröjd leverans som låter dig ”skicka” mailet nu men det skickas på riktigt på den tid du väljer. 

Lycka till!

The post Sluta maila på kvällar och helger appeared first on Michael Alphov.

Hur känns allt ovan? personligen så knyter det sig i magen och jag tänker på hur dåligt man skulle må om man hade en situation som beskrivs ovan?  Jag tror inte ens att man behöver ha ”alla bekymmer” utan det räcker med vissa delar av det som beskrivs ovan för att det ska bli oerhört jobbigt att fokusera för att kunna prestera men framförallt blir det svårt att må bra.  

Vad är då effektivitet? 

Frågan kommer ofta till mig och ganska ofta brukar jag beskriva vad effektivitet inte är. Bakvänt, jag vet, men ibland är det lättare att göra tvärtom för att göra så det blir rätt. Det jag brukar beskriva är det som står i ingressen men med ett inte framför; effektivitet är inte att stressa, inte att alltid var under press, att inte ha resurser, att inte ha semester, att inte ta pauser osv. 

Effektivitet för mig är att få chansen och att ha möjligheten att presentera så bra som möjligt. Att får chansen att må så bra som möjligt. Att få chansen att utvecklas samtidigt som man får rätt saker gjorda. Effektivitet är, helt enkelt, att rätt person gör rätt saker på rätt sätt med rätt resurser vid rätt tillfälle.

Allt detta är oerhört enkelt i teorin men svårare i vekligheten men långt ifrån omöjligt. Låt oss, därför,  en gång för alla enas om att effektivitet är något bra, något positivt och något som faktiskt kommer påverka oss på ett bra sätt. 

 Nu ser vi tillsammans till att skapa sunda men effektiva arbetsmiljöer!

 -Micke 

Ps. Som bonus kan du här  ladda hem min sammanfattning av det personliga ledarskapet kallad  ”Du ansvarar över ditt eget beteende”

The post En gång för alla, vad är effektivitet? appeared first on Michael Alphov.

Låt mig beskriva en normal dag…

Föreställ dig hur en arbetsdag går till, ja eller du behöver kanske inte en föreställa dig för det jag strax beskriver är hur det ofta det går till under en arbetsdag. Du har en plan för dagen som du arbetar med när  förfrågningar om du kan hjälpa till med ett nytt projekt ramlar in, du behöver hoppa in på ett möte du inte planerat för, du måste åka med på en viktig kundlunch, telefonen ringer, du får frågan om att göra den ”där uppgiften” som du gjorde så bra senast (men egentligen borde den göras av någon annan) etc.

Allt kommer, givetvis, inte på samma gång utan vid olika tillfällen under dagen med påföljden att många människor upplever att de tappar känslan för hur lång tid de olika uppgifterna egentligen kommer att ta. Dessutom är det svårt att veta om man hinner göra allt nytt OCH allt som var planerat då det är svårt att se helheten när de olika uppgifterna kommer vid olika tillfällen. Det blir, helt enkelt, oerhört lätt att säga ja till det mesta för man har inte riktigt koll på läget…

Dock är det så att för varje nytt JA så säger du samtidigt NEJ till de saker som du redan sagt JA till. Tänk det motsatta scenariot, alla nya uppgifterna kommer plötsligt till dig samtidigt: skulle du nu säga JA till alla? Troligtvis inte och du skulle prioritera hårt för att bara säga JA till det som du verkligen borde och hinner göra.

Det finns en annan aspekt i det hela också och där är den inbyggda ”viljan” att vara till lags, hjälpa till, ställa upp för företaget/chefen/kollegan eller vad det nu må vara. Problemet är ju bara om vi fortsätter säga ja utan att tänka på konsekvenserna så lurar vi inte bara oss själva utan även de som vi sagt ja till. De räknar ju med att vi gör dessa uppgifter men i själva verket vet vi ju innerst inne att vi inte hinner med.

Vad kan du då göra?

1. Säg Nej fast JA!

Fråga när uppgiften skall vara klar. Oftast är det inte ”panik” utan du kan planera in det i din kalender med hänsyn tagen till det som redan finns där.

2. Sluta göra andra personer jobb!

Du ska inte bli en stor individualist som bara tänker på dig själv men du ska tänka efter vad du säger nej till när du börjar göra andra personers arbete. Det blir alltid en konsekvens för ditt eget arbete. Problemet är ju istället att personen som du gör jobbet för troligtvis inte har kontroll på sin egen situation.

3. Delegera allt du inte ska göra själv och prioritera stenhårt gällande resten!

Oavsett din goda vilja så kommer du inte hinna göra allt utan fokusera på det du verkligen ska göra och gör det riktigt bra! Det kommer verksamheten må bra av. Det kommer du må bra av.

Fråga: vad skulle du prioritera att gör mer av om du fick chansen? 

Ha en fortsatt bra dag!

-Michael

The post Stressad? Våga säg nej appeared first on Michael Alphov.