Tipset är att du kan använda listan nedan på olika sätt som exempelvis: ta till dig det du har nytta av i listan för att göra skillnad eller använd den för att ”bocka” av allt du redan gör för att arbeta smart och effektivt.

Kort sagt, använd den som du vill så att det gör mest nytta för just dig och dela gärna med dig av listan till andra. De 35 tipsen är också skriva helt utan inbördes ordning.

1. Bestäm dig för vad du vill uppnå

Har du 100% klart för dig vad du vill ska vara klart, ha skett, förändrats eller påbörjats när du går på julledighet? Om inte, så se över dina mål – det är där din framgång börjar. Tydlighet och klarhet över mål och uppdrag är ledorden för att vara effektiv. Behöver du hjälp laddar du hem mallen  ”konsten att sätt tydliga mål” 

2. Sätt delmål

När du har dina övergripande mål bryter du ned dessa till hanterbara och överskådliga delmål. Dina delmål ska sedan ha aktiviteter kopplade till sig så att du VARJE DAG tar små och/eller stora steg mot det övergripande målet. Hur bygger myror sin myrstack? Just det, ett barr i taget…

3. Städa ditt kontor/skrivbord

Ordning och reda ger mindre distraktion och ett större lugn. Allt för att du ska kunna fokusera på arbetet.

Nej, du är inte mer kreativ när du har ett rörigt skrivbord även om du försöker intala dig själv det för att du inte orkar ta tag i din oreda. Det finns en stor anledning till att proffsiga verkstäder, restaurangkök, produktionsanläggningar etc. har superstruktur på sitt material och sin arbetsplats. 

4. Strukturera allt ditt material

Allt ska ha en plats som är specifik och tydligt uppmärkt. Detta gäller alla dina papper, filer, mail & dokument. Att vara effektiv handlar mycket om att minska på slöseri i olika former. Att leta är slöseri. 

5. Håll dig till ditt system

Har du städat och strukturerat, så gäller det att du håller dig till ditt system. Bestäm vilken struktur och vilka ”verktyg” du ska ha och använda och håll dig sedan till det. Krångla inte till saker. Inga undantag gäller eller att du ”ska bara lägga det här så länge”. Gör rätt 1:a gången och du kommer spara mycket tid och energi. 

6. Börja varje arbetsdag med din viktigaste (svåraste?) arbetsuppgift

Utnyttja din pigga och utvilade hjärna till att göra det som är viktigast. Nej, att läsa mail är sällan det viktigaste om du vill vara effektiv…

7. Jobba i block

En modell som fungerar väldigt bra för de flesta är att köra fokuserat i 40-60 min för att sen ta en paus för att sedan ta köra ett nytt block osv. En del kallar det ”pomodorometoden” och någon annan kallar det något annat men det handlar helt enkelt om korta och fokuserade arbetsinsatser. 

8. Ta pauser

Ingen kan vara effektiv och produktiv under en hel arbetsdag. Du gör dig själv en björntjänst genom att inte ta korta pauser eller lunchpaus. Hitta vad som passar dig bäst och din hjärna och kropp kommer tacka dig för dina pauser. Res gärna på dig och gå en bit så blir det ännu bättre.  Det roliga och positiva är att du kommer ÖKA ditt resultat med hjälp av pauser. 

9. Slösa inte bort tid på dagarna på att slösurfa

Det är lätt att hamna på Facebook, Instagram, Twitter eller andra webbsidor och snabbt har 30-40 minuter försvunnit iväg. Gör det du ska på jobbet och gå hem när du ska, så kan du surfa hemma istället eller uppdatera  TikTok.

10. Planera varje dag minst dagen före

Alla arbetsdagar ska vara planerade i förväg för att det ska vara större sannolikhet att det blir som du tänkt dig. Om detta inte sker är det lätt att det blir fel fokus och prioriteringar från början. Med en bra plan är det också lättare att planera om då du vet vad du tänkt göra och kan ”ställa” det mot det nya som dykt upp. Flexibilitet kan först uppnås när du vet vad du tänkt du ska göra. Inte när du inte har planerat alls som vissa tror. 

11. Skapa dina 4 rutiner för en bra dag 

Rutiner, ritualer eller vanor. Kärt barn har många namn kan tyckas men ser vi vad exempelvis arbetsmiljöverket skriver om rutiner så läser vi följande; ”Rutiner är i förväg bestämda arbetssätt. Det kan handla om vad som ingår i en arbetsuppgift, när och hur ofta den ska göras och vem eller vilka som ska göra den”. De fyra rutiner som alla behöver är:

En morgonrutin  – hur ska du göra för att din morgon ska flyta på så bra som möjligt? När ska du gå upp? Hur mycket tid behöver du?

En starta jobbet rutin – vad ska du göra varje gång du börjar jobba för att ”komma igång rätt”?

En sluta jobbet rutin – vad ska du göra för att skapa kontroll innan du slutar för dagen samt ger dig själv chansen till en bra morgondag?

En kvällsrutin – vad kan, bör och ska du göra för att underlätta din morgon? Vad ska tas fram? Vad ska packas? Vad ska förberedas?

12. Gör din veckoavstämning på veckans sista arbetsdag

Samma metod som att stänga dagen gäller. Denna punkt är dock lite mer omfattande och du kan lägga till saker som att se över dina mål, planera kommande projekt, se till att din inkorg är tom, att allt är OK inför den kommande veckan, att du du har koll på allt som du delegerat etc. Denna uppgift ska finnas som en återkommande bokning i din kalender varje vecka. Månad efter månad. År efter år. Vill du läsa mer så är ”veckoavstämning hjälper dig att skapa kontroll” ett tips. 

13. Gör samma saker vid samma tillfälle

Har du saker som ska göras kontinuerligt så är det smart att göra dessa vid samma tillfälle. Det kan vara att attestera fakturor i ert ekonomisystem och istället för att göra detta varje gång en faktura kommer så kan exempelvis två, inplanerade, block i veckan vara smartare. Då vet du att på exempelvis tisdag och fredag så attesterar du dina fakturor och kan strunta i detta resten av dagarna. 

14. Skapa rutiner av återkommande uppgifter

Om du har uppgifter som görs en gång i veckan, en gång var 14:e dag eller liknande så boka in detta i din kalender. Rutiner är bra för alla och det gäller även dig som inte tror att du gillar rutiner. Allt blir enklare du får lättare att hålla koll på saker som inte görs så frekvent. Rutiner skapar också vanor och vanor gör att saker fungerar över tid utan att det tar någon kraft och energi. 

15. Ge dig själv ostörd tid under arbetsdagen

Planera in ”fokustid” för att vara ostörd. Det är då du ska fokusera på dina viktigaste uppgifter som kräver fokus. Jobbar man på ett kontor gäller det att vara smart och anpassa sin ”ostörda tid” till kollegornas rytm för att verkligen få chansen till koncentrationstid. Du måste också hantera och styra dig själv, så du inte hoppar mellan arbetsuppgifter under denna tid utan verkligen gör det du tänkt du ska göra. Läs gärna ”fokusera för att prestera”

16. Stäng av alla signaler för nya meddelanden

Du kommer få mail, sms, chattmeddelanden etc. varje dag. Det är förödande för koncentrationen om du får en ”signal” varje gång detta sker. ”Stäng av” och ditt fokus kommer bli bättre. Rädd för att missa något? Jag lovar dig att du inte kommer glömma att kolla dina mail  

17. Gör dina mail i block

Inkorgen ska inte vara konstant öppen om inte ditt jobb enbart går ut på att svara på mail. För alla andra räcker det att öppna och hantera sina mail mellan 2-5 ggr/dag. Resten av dagen är inte inkorgen öppen och alla signaler är avstängda. 

18. Använd regeln, ”öppnar du så hanterar du” varje gång du tar i något nytt 

Detta gäller mail, papper, telefon etc. Det handlar helt enkelt om att ta ett BESLUT om nästa åtgärd. Nästa åtgärd kan enbart bli att du ska göra något, delegera, enbart spara eller inte göra något alls utan bara kasta materialet. Ska du göra något är nästa fråga om det måste ske nu, eller om det passar bäst någon annan gång. Om det inte ska göras nu så planerar du in när det ska göras. Är det spara som gäller så placerar du materialet på rätt plats direkt.

19. Se till att alla möten du kallar till eller deltar i har ett tydligt syfte & mål

Varför finns mötet till och vad ska uppnås? Enkelt och logiskt men långt ifrån självklart när det kommer till möten. Gör om, gör rätt och kvalitén kommer att öka direkt. 

20. Ha kul på jobbet 

För att orka vara effektiv och produktiv gäller det att trivas med vad du gör. Gör det du kan göra för att er arbetsmiljö ska vara så proffsig som möjligt samtidigt som ni har kul tillammans. Min filosofi är att man ska ta saker på allvar men att allt inte behöver vara så allvarligt hela tiden. Glädje kommer alltid vinna över gnäll. Punkt. 

21. Använd EN att-göra lista och EN kalender

Vill du ha kontroll på dina kommande prioriteringar och projekt så använd EN kalender och EN att-göra lista. Sprid inte ut dina arbetsuppgifter på flera ställen som är vanligt förekommande. Många människor har en del i kalendern, lite på papper, lite kvar i inkorgen, några saker finns inte nedskrivet etc. En sådan planering gör det svårt att få överblick och kontroll och kan leda till felbeslut och stress. 

22. Lär dig säga nej för att säga ja

Punkt nr 1 handlade om att du ska ha 100% kontroll på dina mål. Med full kontroll på sina mål är det mycket lättare att säga ja respektive nej till uppgifter. Ditt fokus ska vara på att verkligen göra det som leder dig, gruppen och företaget dit ni ska. Givetvis måste du vara flexibel och hjälpa andra som behöver hjälp men glöm inte att varje gång du säger ja till något nytt, säger du samtidigt ”nej” till något du redan sagt ja till att göra och ännu inte gjort. Läs gärna ”Du måste säga nej för att kunna säga ja”

23. Glöm inte den viktiga luften i din planering

En bra planering innehåller luft/oplanerad tid för att kunna hantera det oförutsedda som händer varje dag. Du vet inte vem som kommer in genom dörren, vem som ringer, vad som händer hos dina kunder eller leverantörer. Att överboka är precis lika illa som att inte boka alls då konsekvensen blir densamma. Saker blir inte gjorda. Runt 25% av dagen är en bra tumregel att börja med men du vet alltid bäst själv hur mycket oförutsett som händer dig, i snitt, under en arbetsdag. 

24. Ta hand om din kropp för den är den enda du har

Träning i alla former är otroligt viktigt för att du ska må bra och därmed kunna prestera bra. Du behöver inte köpa det dyra gymkortet eller de senaste modekläderna inom träning. Hitta din form som du trivs med och tycker är kul. Det roliga är att ”meditation in motion” kommer göra dig mer kreativ och lösningsorienterad. Vem känner inte igen sig i påståendet att ”när jag var ute och sprang kom jag på hur vi ska lösa problemet vi har på jobbet”? 

25. Gör det till en vana att leverera i tid eller för tidigt

Visst vore det skönt att slippa bortförklaringar för att du inte hunnit göra klart uppgifter som du egentligen borde? Magkänslan när detta sker är inte kul så se till att göra det till en ny vana att leverera i tid. Planering är nyckeln till framgång och för att leverera i tid måste du börja i tid. Din magkänsla när du levererar i tid kommer vara så mycket skönare och du kommer bli en grymt uppskattad kollega, make, maka och vän. 

26. Be om hjälp i tid

Ibland går det inte som planerat med vissa uppgifter. Om du märker att din tidsplan inte kommer hålla så ”flagga upp” detta direkt. Vänta inte och tro att du kommer lösa problemet som du redan vet att du inte kommer lösa. Det enda som kommer hända är att andra också hamnar i tidsnöd vilket inte är speciellt schysst. 

27. Skriv tydliga mail

Bara för att du förstår vad du skrivit betyder inte att någon annan förstår vad du menar. Tänk på språk, förkortningar, symboler, branschuttryck etc. Var också noga med vilka du placerar i TILL och CC fältet och skicka bara till de som verkligen ska ha informationen. 

28. Fixa en plats för allt du vill läsa

Det kommer alltid finnas tidningar, artiklar och nyhetsbrev som kan vara intressanta att läsa men du har inte tiden just nu. Skapa en fysisk plats och en elektronisk plats där du placerar allt ”önskar läsa” material så det är lätt att ta fram vid tillfälle. 

29. Sov tillräckligt

Precis som kroppen och hjärna behöver mat och fysisk träning för kunna prestera på topp, så behövs också sömn och vila så se till att sova de timmar som just du behöver. 

30. Ett möte = 3 bokningar i din kalender 

Kallad till ett möte? Bjudit in till ett möte? Oavsett vad så gäller samma regel. Ett möte = tre bokningar som är förberedelsetid, själva mötet och efterarbete till mötet. 

31. Töm dina inkorgar varje dag

En tom inkorg är inte detsamma som att du gjort alla uppgifter som kommit via mail eller papper. En tom inkorg innebär att du tagit beslut gällande allt nytt som kommit in. Det som kräver en åtgärd från din sida finns inplanerat i kalender eller i att-göra listan på rätt dag. Du ligger i fas och har kontroll. Det är vad en tom inkorg innebär. 

32. Följ upp efter alla möten

Vad ska du göra? Vilka är dina punkter? Vad är nästa steg? Gör det du ska göra och driv processen framåt.

33. Sätt rimliga förväntningar på vad du ska göra

Allt varken ska eller bör vara perfekt. Vad är det förväntade resultatet som du/ni är ute efter? Leverera det som förväntas och lite till men var smart i ditt arbete.

34. Dina program och system ska vara ett stöd och inget annat

Lösningen på att vara produktiv är sällan en ny app eller ett nytt program utan vanor. Bra vanor. Dock är det viktigt att lära sig använda dina system och dina program på bäst sätt. Tänk en snickare som inte kan använda sina verktyg. Det hade inte vart speciellt produktivt och de är precis samma sak vi pratar om här. Lör dig dina system och hur du använder de samma på smartast. Tips från coachen – kolla in Effektiv Outlook 

35. Sluta förhala – KÖR!

Svåra saker blir inte lättare för att du väntar. Tråkiga saker blir inte roligare för att du väntar. Tuffa besked och samtal blir inte lättare för att du väntar. Din fysik blir inte bättre för att du tänker att du borde börja träna. Du lär dig inte italienska för att du tänker att det vore kul att kunna. Jag tror du förstår min poäng. Det handlar alltid om att göra det som krävs och effektivitet handlar ytterst, enligt mig, om att få rätt saker gjorda i rätt tid och på rätt sätt.

Nu kör vi och kom ihåg att det är du själv som kan och gör skillnad! 

– Michael

The post 35 tips för ett magiskt 2023 appeared first on Michael Alphov.

Dessa tillfällen är oftast väldigt produktiva och känslan i kroppen och knoppen är skön. Problemet är att för många tjänstemän är det otroligt långt mellan dessa tillfällen och en del personer har, i princip, gett upp tanken och ambitionen om att kunna jobba på detta sätt. För att verkligen kunna ge sig själv chansen till att ”skapa flow” i arbetet behöver du ta hänsyn till några faktorer:

Gör 1⃣ sak i taget

Detta är ett av de enskilt viktigaste tipsen gällande personlig effektivitet. Du kan bara göra en sak i taget på ett koncentrerat och fokuserat sätt. Direkt du börjar att ”hoppa” mellan uppgifter och sen börjar tänka ”jag ska bara…” så är ditt fokus splittrat. Du kommer inte att slutföra det du påbörjat för du kommer istället lägga din tid och kraft på att hoppa mellan olika uppgifter. Beteendet kan kännas effektivt för att du ser och tar i många olika uppgifter men om vi ska vara helt ärliga så blir det inte speciellt mycket gjort. Det enda som brukar öka vid s.k. multitasking är stressnivån. Gör en sak i taget för ett ökat flow. Punkt slut.

Planera och bestäm när du ska göra olika uppgifter

En planering som innehåller även ditt eget ”koncentrationsarbete” är en bra planering och skapar möjlighet för mer flow. Lyft värdet på ditt eget arbete och planera när DU ska jobba med DINA prioriterade uppgifter. Ta hänsyn till hur din vecka ser ut gällande möjligheten till att göra dessa uppgifter. Tänk exempelvis på vilka dagar som är bättre eller sämre för koncentrationsarbetet? Vilka tider på dessa dagar är bäst för eget arbete?
Du behöver ge dig själv chansen att lyckas genom att planera realistiskt istället för att  ”göra som du alltid gjort”. Det kommer ge ett ökat flow.

Jobba i block om 45-60 minuter

Många tjänstemän försöker avsätta halva eller hela dagar för olika arbetsuppgifter. Detta är oftast ett inneffektivt sätt att  planera då oftast är svårt att blocka så långa tider.. Tipset är att istället bryta ned dina uppgifter i mindre bitar som är hanterbara både planerings- men också  koncentrationsmässigt.  Oavsett vad du vill och önskar så kommer du inte kunna hålla koncentrationen uppe under för långa stunder.
Testa och hitta rätt tid för dina block för att skapa flow.

Det går givetvis att boka in 45-60 min och sen en kortare paus för att sen direkt ha en nytt 45-60 minuters block. Det viktiga blir då att verkligen ta en paus för att sen kunna fortsätta arbeta med både fokus och koncentration. Under dessa block  så är det viktigt att Ta bort alla störande moment som gör att du inte kan fokusera. Att stänga av telefonen, stänga dörren eller jobba utanför kontoret är små saker som gör att koncentrationen ökar. ”Jag måste vara tillgänglig 100% för allt nytt som dyker upp” tänker kanske någon men då är ju motfrågan direkt om tillgänglighet och service är samma sak? Jag vill ju påstå att bra service handlar om att göra det man lovat dvs. göra det man redan sagt ja till och inte bara lova att man ska göra mer och mer…

Hitta dina bästa platser för göra alla dina olika uppgifter

Ska du alltid vara på ditt kontor eller din arbetsplats när du gör dina koncentrationsuppgifter? Borde du istället fortsätt att jobba hemifrån som läget har varit-/är under pandemin? Min övertygelse är att att vissa arbetsuppgifter görs bäst någon annanstans än på din arbetsplats. Här gäller det att hitta en balans och rytm som passar dig, uppgifterna och din arbetsgivare. Självklart kan du ha många ”bra platser” och göra olika uppgifter på olika ställen beroende på vad som krävs i fokus, koncentration och inte minst, flow!

Lycka till!

// Michael

Fotnot:

Flow är ett begrepp inom psykologi. Flow är ett psykiskt tillstånd som uppstår då en person med tillräcklig medvetenhet ägnar sig åt en verksamhet med ett definierat mål. Mihály Csíkszentmihályi är upphovsmannen till begreppet och är professor i psykologi. Han är utbildad på University of Chicago och har bland annat gett ut ett flertal böcker som ”Flow”, ”The Evolving Self”, ”Creativity, and being Adolescent”.

Flow kännetecknas av: Att koncentrationen intensifieras, att medvetenheten ökar och att känslan av passerande tid upphör. Efteråt upplever man en känsla av tillfredsställelse inombords.

Källa. wikipedia

The post Så skapar du mer ”flow” i ditt arbete appeared first on Michael Alphov.

Vad är en gemensam foksutid?

Det en bestämd tid eller bestämda tider under en arbetsvecka då det inte planeras in några interna möten samt så undviker man under dessa foksublock  störa varandra.

Hur ofta eller hur mycket fokustid ska planeras in?

Det är oerhört olika och beror väldigt mycket på vilken organisation man arbetar inom. Exempelvis har jag varit med och infört följande fokustid:

• En företag har mötesfria onsdagar = hela onsdagen är möjlig för fokustid
• Ett företag har fokustid på tisdag förmiddag och torsdag eftermiddag
• Ett företag har fokustid varje förmiddag, mån-fre, och har även meddelat sina kunder detta med följden att kunderna nu känner att allt är mer tydligt. De vet när de kan komma i kontakt med företaget och de vet att saker blir gjorda. Snacka om ”win-win”!

Hur ni ska göra vet bara ni och rådet är att börja med ett eller två block för att sedan utvärdera om det är tillräckligt med fokustid.

Vad är då vinsten med fokustid och vad är nyckeln till framgång?

Under alla fokusblock är det oerhört viktigt att vara på smart och disciplinerad genom att verkligen använda tiden till att göra det som är viktigt och kräver fokus. Det ska inte var en tid till att ”andas ut” och vila med lite enkla saker som maihantering etc. Eller, så kan man egentligen helt inte skriva men det jag menar att att ni verkligen ska tänka till vilken uppgift som passar att göras när det är möjligt att fokusera. Själv gör jag, som exempel, alla förberedelser till utbildningar och föreläsningar samt skriver texter som denna under mina fokusblock. Jag håller inte på med mailen eller gör ”enkla” rutinsaker som inte kräver lika mycket fokus av mig. Jag tänker också mycket på vilken ställtid jag har om jag ska starta om med en uppgift. Ju längre ställtid desto högre fokus krävs tänker jag.

Vad bör ni göra i din organisation?

Lyft frågan och identifiera både utmaningen idag samt förslaget på lösning. Var noga med att förklara varför denna planeringsfråga är viktig och vilken enorm vinst det kommer innebära får både individen, företaget samt eventuella kunder som i exemplet jag skrev om tidigare i texten.

Testa , verkligen testa för i detta fall finns inget att förlora utan bara att vinna!

-Michael

The post Det är dags att införa en gemensam fokustid appeared first on Michael Alphov.

Under det senaste kvartalet har jag märkt en stor skillnad på hur mina olika kunder förhåller sig till krisen som nu råder och framförallt, vad de gör och vad de inte gör för sin personal. Vissa ledare och organisationer har lutat sig tillbaka och ”accepterat” situationen som nu råder och vissa har analyserat, justerat och anpassad sin verksamhet och sitt fokus efter de förutsättningar som nu råder. En ganska markant skillnad i ledarstil skulle jag vilja påstå. Dessutom handlar det om att lyfta blicken som se framåt. Vilken verklighet som kommer att råda om tre månader, sex månader eller ett år vet ingen och din gissning är lika bra som min gissning. Det vi dock vet är att arbetslivet för tjänstemän har förändrats i grunden och, förmodligen, inte kommer att gå tillbaka till hur det var innan Coronapandemin slog till med full kraft.

För att fortsatt kunna säga att man har sin personal i fokus, under rådande distansarbete, och ser dem som sin viktigaste resurs behöver man som ledare och organisation fundera igenom hur man arbetar inom följande områden tänker jag:

1. Hur ser deras arbetsmiljö ut hemma? Har alla möjlighet till en bra arbetssituation?
2. Hur säkerställer vi att vår personal/medarbetare mår bra?
3. Hur säkerställer vi att alla, verkligen alla, känner sig delaktiga när vi inte träffas som ”förut”?
4. Vilket kontinuerligt stöd behöver medarbetarna ha av sina närmaste chefer för att må bra och prestera bra?
5. Vilka förväntningar kan vi ha på varandra gällande kommunikation? Tänker på frågor som hur tillgängligheten ska vara på den interna chatten samt vilka återkopplingstid man man ”kräva” av sina kollegor gällande mail, chatt, telefon etc.?

Jag har säkert missat massor av andra viktiga frågor men detta är en bra start. Tipset är att involvera alla medarbetare i en workshop för att verkligen sätta de ramar och normer som behövs för att driva verksamheten som ni önskar. Mår alla bra så kommer alla att prestera bra då kraften kan läggas på rätt saker. Finns det saker som inte fungerar eller ”skaver” kommer fokus och energi riktas på att lösa problemet istället för uppgiften.

Dessutom kan det reda nu vara hög tid till att fundera igenom vad händer efter Corona.

• Ska vi fortsatt arbeta mer på distans eller måste alla vara på kontoret igen?
• Om vi ska tillbaka till kontoret, hur ska detta ske? Bara att köra som innan eller går det att förbättra, justera eller sluta med något?
• Kan vi dra några lärdomar av krisen och hur vi hanterade det hela i vår verksamhet?

Hur tänker ni i er organisation?

-Michael

The post Tar ni hand om er personal? appeared first on Michael Alphov.

Varför gör vi då på detta sätt?

En stor anledning är den inneboende och dominanta drivkraften, hos de flesta, om att göra allt som de själva eller någon annan uppfattar som bråttom. Motfrågan om uppgiften verkligen måste lösas nu samt om den är viktig missas ofta. Jag skulle vilja att du istället för att dras med i ”bråttomhysterien” börjar försöka arbeta helt tvärtom! Det kan låta som en utopi och naivt och givetvis måste det finnas plats i din kalender(varje dag) för att hantera oförutsett och oplanerat arbete som kommer att dyka. Du ska givetvis göra även dessa uppgifter förutsatt att de är viktiga och inte bara bråttom av någon anledning.  Merparten av dagen borde istället gå till proaktivt arbete istället för reaktivt.

3B metoden är din räddning 

Jag vill härmed lansera 3B metoden som innebär att istället för att dras med i stress och skapandet av en kultur där allt hela tiden är bråttom så gäller det att 1) BROMSA upp och reflektera om du verkligen är på rätt väg och jobbar med rätt uppgifter. Att arbeta snabbare är inte en hållbar lösning om du inte arbetar med rätt saker. I ett högt tempo tänker vi inte alltid helt klart och logiskt så ganska ofta jobbar vi då med fel saker. När du bromsat upp och verkligen tänkt efter vart du är på väg, dvs. vilka mål du/ni ska uppnå så handlar det om att 2) BRYTA ned målet i olika delaktiviteter. Vissa ska du göra oh vissa ska säkert andra personer göra. Stora uppgifter måste alltid brytas ned för att bli hanterbara annars är risken stor att uppgiften kommer förhalas. Alla delaktiviteter som nu hamnat på dig själv måste du 3)BOKA in i din agenda. Konkret innebär det att alla uppgifter ska finnas inbokade i din kalender eller som en punkt på din att-göra lista.

Att bromsa upp är inte att jobba långsamt. Läs det igen. Att bromsa upp är inte att jobba långsamt. Att bromsa upp innebär att du verkligen väljer vilken väg du ska köra på och när du gör uppgiften ska det vara i det tempo som passar uppgiften. Att arbeta proaktivt innebär inte att allt reaktivt arbete försvinner och ibland är det faktiskt så att det dyker upp viktiga saker som du måste hantera nu. Merparten av din tid borde dock läggas på att verkligen jobba proaktivt med hög kvalité. På så sätt kommer även det reaktiva att minskas drastiskt för du har ju redan gjort uppgiften!

Nu kör vi!

The post Minska alla dina ”bråttom” uppgifter med 3Bmetoden appeared first on Michael Alphov.

Utan någon som helst inbördes ordning så skulle jag, ödmjukt med bestämt, vilja att du tar del av åtta stycken tidigare bloggposter som kommer hjälpa dig att ta kontrollen. 

Smart delegering 

https://michaelalphov.se/7-steg-for-smart-delegering/

Veckoavstämningen är din absolut bästa vän 

https://michaelalphov.se/veckoavstamning-hjalper-dig-att-skapa-kontroll/

Prioritering är superenkelt eller? 

https://michaelalphov.se/hur-prioriterar-du-egentligen/

När var du riktigt fokuserad senast? 

https://michaelalphov.se/fokusera-for-att-prestera/

Vart är du på väg och vill du dit?

https://michaelalphov.se/det-lonar-sig-inte-att-springa-om-man-ar-pa-fel-vag/

GRIT! Denna fina egenskap som skiljer agnarna från vetet 

https://michaelalphov.se/grit-viktigare-an-nagonsin/

Allt börjar med dina mål! 

https://michaelalphov.se/%F0%9F%8E%A7-3-taktiska-tips-for-att-na-dina-mal/

Bunta ihop, spar tid och få saker gjorda

https://michaelalphov.se/gor-aterkommande-uppgifter-i-block/

Uppmaningen är att DU behöver göra planen för att lyckas. Avsätt 45 min i din kalender kommande veckan och läs igenom alla inlägg för att sedan skapa planen innehållande aktiviteterna som du behöver göra för att få det som du vill ha det. 

Ledtråden för att lyckas är GRIT….

-Michael

The post Nu kör vi ???????? appeared first on Michael Alphov.

Istället för att göra en lång lista över vad förhalningsbeteendet leder till så vill jag vända på det hela Så nedan kommer 9 sköna vinster med att bli bättre på att sluta förhala, fatta beslut om nästa åtgärd FÖRSTA gången du tar i den nya informationen samt att verkligen göra det du lovat.

1. Du kommer att få mer gjort

Istället för att förhala och tänka på att du borde göra uppgiften som kommer du att istället att planera in när du ska göra uppgifterna och sedan göra det du bestämt = mer gjort

2. Du kommer nå mer avslut

Alla uppgifter som är prioriterade och planerade att genomföras ska drivas mot ”delavslut” eller slutgiltigt avslut. Reflekterar man över vad som ”ofta blir kvar” så är det ofta det sista, kanske tråkiga, i en uppgift som inte blir gjort. Jag tänker på dokumentation, slutsummering, arkivering etc. och sanningen är ju den att uppgiften inte är klar förrän även detta moment är avklarat.

3. Du kommer att komma snabbare till målet

Med ett mindre antal ”jag ska bara” till andra uppgifter som du inte borde göra nu eller kanske inte alls kommer du nå dina mål i snabbare takt. Fokus på rätt saker är nyckeln istället för att förhala.

4. Du kommer besegra dina känslomässiga Mt. Everest

Visst är det så att känslan gällande vissa uppgifter är precis som om du skulle bestiga världens högsta berg? En ”det går aldrig känsla” kan lätt komma smygande och då är det ofta lockande att välja att förhala. Gör istället så här: se över din uppgift och fokusera på att hitta vart du kan börja. Börja och glöm inte att ett litet steg är också ett steg och helt plötsligt är du igång med uppgiften.

5. Du kommer att spara-/frigöra tid

Ett vanligt förhalningsbeteende för många personer är att de ”tittar” på nya mail, papper etc. flera gånger om utan att egentligen göra något mer än att titta. Istället för att förhala ska du ta beslut om nästa åtgärd, planera när och sedan gör du uppgiften när det är dags.

6. Du kommer att spara energi

Alla dina, förhalade, s.k. surdegar påverkar dig mer än vad du ofta tror. Varje gång du ser eller tänker på uppgiften x, som inte blivit gjord, så kommer det ta både tid och energi från dig. Motivationen minskar och detta kommer med stor sannolikhet at påverka resten av ditt beteende och humör.

7. Du kommer att spara andras tid

Om du minskar din ovana av att förhala så kommer det vara större sannolikhet att du håller vad du lovat och levererar i tid eller kanske till och med för tidigt. Du kommer på så sätt hjälpa andra frigöra tid då de slipper ”jaga” dig gällande saker som du redan borde gjort.

8. Du kommer att spara andras energi

Du sparar inte bara andras tid genom att leverera i tid utan också deras frustration och energi. Tänk efter själv hur du tänker och agerar när ”folk” inte gjort vad de lovat. Du tvingas ”ligga på” och följa upp vilket innebär att du tar tid från det du egentligen borde göra.

9. Du kommer att att må bättre

Du kommer slippa ha ett dåligt samvete för allt du tänkt göra eller redan borde gjort. Kom ihåg att du inte kommer hinna göra allt och vara med i alla konstellationer. Det är helt OK att säga nej och prioritera bort uppgifter förutsatt att du istället väljer att göra något som är viktigare. Kom dock ihåg att meddela dina beslut till de om är berörda direkt och inte ”sen” för det blir ofta försent.

Nu kör vi mot ett minskat förhalningsbeteende!

-Michael

The post Därför ska du sluta att förhala appeared first on Michael Alphov.

Många personer har tyvärr fastnat i aktivitetsfällan dvs. myten att aktivitet alltid är något bra. Missförstå mig rätt, aktivitet är bättre än passivitet men det handlar ju egentligen om produktivitet. En annan aspekt i det hela är att det som ofta framhävs som positivt på företag är personer som är aktiva och gör saker, men ofta glöms den viktiga kvalitetskontrollen bort dvs. skulle denna uppgift varit gjord överhuvudtaget?  Det kan till och med vara så att personen som fick beröm för att han/hon gjorde uppgiften inte alls var den som skulle ha gjort det, då konsekvensen kanske blev att något annat inte blev gjort.

Det första jag vill att du gör är att  tänka efter gällande de saker/uppgifter du väljer att lägga din tid på verkligen är de aktiviteter som leder dig och företaget mot målen. Eller är det kanske enbart ”aktiviteter” som bara uppfattas som bråttom? Mitt råd är att tänka efter före nästa gång och nedan finns sju tips som kommer att hjälpa dig en bit på vägen.

1. Planera dina dagar i förväg.

Låt inte slumpen, dagsformen eller någon yttre faktor styra din planering. Ha en plan. Alltid en plan.

2. Säg ja till rätt saker.

Ofta pratas det om att man måste blir bättre på att säga nej och jag tycker det är tvärtom. Bli bra på att säga ja till rätt saker så kommer resten att ge sig självt.

3. Ha koll på ditt uppdrag.

Vad är du anställd för att göra? Är du egenföretagare så är frågan densamma förutom att du är anställd av dig själv. Det handlar helt enkelt om att ställa sig frågan om hur jag kan göra verksamheten bättre och mer framgångsrik.

4. Slösa inte bort din tid.

Det räcker så. Du vet garanterat vilka dina personliga tidstjuvar är så gör om och gör rätt. Skala botr det som stör och fokusera på det som tillför.

5. Avsluta alla dagar

Stäng, ”fira” och var nöjd med allt du gjort samt planera och prioritera om allt som inte blivit gjort.

7. Håll dig till planen

Detta är oerhört viktigt även om det ”stormar” runt dig. Planen du gjorde igår var viktig igår och det är förmodligen viktig även idag. Självklart kan saker hända som leder till omprioritering, men låt inte det händelsestyrda vara normalläge.

7. Stäng av inflödet av ny information

Behöver du vara ostörd viss delar av dagen? Stäng ned Facebook, mail, Twitter etc. för att få chansen till att få saker gjorda. Sociala media kan hålla dig aktiv dagarna i ända men leder det till mer produktivitet? Svaret är att det inte är helt självklart.

Förhoppningen är att dessa tips kommer hjälpa dig att gå från enbart aktiv till att vara aktiv och produktiv. En annan bonus är att du med stor sannolikhet kommer få mer gjort på mindre tid och med mindre insats av kraft och energi.

Nu kör vi!

Michael

(Inlägget var först publicerat under 2014 men har uppdaterats med aktuell information)

The post 7 tips som tar dig från aktiv till produktiv appeared first on Michael Alphov.

I nyligen publicerad artikel i kollega skrevs följande:

Ska du gå hem redan? är det talande namnet på ett forskningsprojekt som bedrivs vid Arbetsmiljöhögskolan vid Lunds universitet. Projektet föddes delvis ur personlig frustration över att få sin närvaro på jobbet ifrågasatt.

– Det är en känd friskfaktor att du mår bättre av att ha inflytande över hur du lägger upp ditt arbete, hur du fördelar din tid och hur du väljer att lösa dina arbetsuppgifter, det som vi kallar egenkontroll, säger Calle Rosengren som driver forskningsprojektet tillsammans med Mikael Ottosson.

Oerhört intressant tycker jag och det finns som alltid massor av lösningar på en utmaning som denna men jag anser att det handlar om, så ofta; mål, befogenheter, tydlighet & spelregler och förväntningar.

Följande behöver göras för att införa ett flexibelt arbetssätt som verkligen fungerar! 

Mål

Här gäller det att ha mod som ledare i en flexibel organisation. Det handlar om att fokusera på VAD som ska göras och inte VART det görs. Oflexibla ledare tycker ofta att det är enklast att ”hålla ordning” på sina medarbetare om de är på plats men jag anser inte att det finns någon som helst korrelation mellan verkligt resultat och närvaro på kontoret.

Befogenheter, tydlighet och spelregler

Vad är OK och vad är inte OK? Ska det finnas ”drop-in” och ”drop-out” tider? Får alla bestämma sin egen tid till 100%? Med befogenheter kommer också skyldigheter vilket absolut inte får glömmas bort och det mesta gällande förväntningar faller in under punkten mål. Med tydlighet i ”spelreglerna” kommer massor av potentiella konflikter att försvinna då alla vet vad som gäller och inte gäller.

Förväntningar

Här gäller tydlighet igen. Vad är förväntningarna från företaget, ledningens och medarbetarns sida med att införa ett flexibelt arbetssätt? Vad är syftet och vad är målet? Hur ska det följas upp? Hur ska man mäta att det blivit framgång och förbättring? Alltför ofta när det lanseras ett flexibelt arbetssätt följs det inte upp överhuvudtaget vilket kan leda till frustration och potentiella konflikter då det ofta är spelreglerna som ”töjs på” av ett fåtal individer.

Hur gör ni med att skapa en flexibel arbetsplats?

– Michael

The post Ska du redan gå hem? appeared first on Michael Alphov.

Vi är tillbaka igen!

Full fart efter semestern? Är du motiverad? Redan överbokad eller har du problem med att ”komma igång”?

Oavsett var du befinner dig i påståendena ovan ger vi i denna podd tips på hur du gör din höst framgångsrik. Allt genom genom några enkla men smarta knep.

The post Poddavsnitt #10 ”återkomsten” är ute! appeared first on Michael Alphov.