Stress, press och allt fler uppgifter som är bråttom och måste göras i sista minuten. Detta är, tyvärr, vardag för många tjänstemän.Det vanliga svaret när jag ställer frågan om varför det är på det sätter blir ofta att ”det är så det är i vår bransch”. Att hela tiden hantera den senaste uppgiften som dyker upp framför oss leder sällan till att vi når våra eller företagets mål. Jag skulle vilja påstå att de flesta branscher, företag och organisationer skulle må bra av att börja göra mindre av alla ”bråttom” saker för att istället fokusera på det som verkligen betyder något.
Varför gör vi då på detta sätt?
En stor anledning är den inneboende och dominanta drivkraften, hos de flesta, om att göra allt som de själva eller någon annan uppfattar som bråttom. Motfrågan om uppgiften verkligen måste lösas nu samt om den är viktig missas ofta. Jag skulle vilja att du istället för att dras med i ”bråttomhysterien” börjar försöka arbeta helt tvärtom! Det kan låta som en utopi och naivt och givetvis måste det finnas plats i din kalender(varje dag) för att hantera oförutsett och oplanerat arbete som kommer att dyka. Du ska givetvis göra även dessa uppgifter förutsatt att de är viktiga och inte bara bråttom av någon anledning. Merparten av dagen borde istället gå till proaktivt arbete istället för reaktivt.
3B metoden är din räddning
Jag vill härmed lansera 3B metoden som innebär att istället för att dras med i stress och skapandet av en kultur där allt hela tiden är bråttom så gäller det att 1) BROMSA upp och reflektera om du verkligen är på rätt väg och jobbar med rätt uppgifter. Att arbeta snabbare är inte en hållbar lösning om du inte arbetar med rätt saker. I ett högt tempo tänker vi inte alltid helt klart och logiskt så ganska ofta jobbar vi då med fel saker. När du bromsat upp och verkligen tänkt efter vart du är på väg, dvs. vilka mål du/ni ska uppnå så handlar det om att 2) BRYTA ned målet i olika delaktiviteter. Vissa ska du göra oh vissa ska säkert andra personer göra. Stora uppgifter måste alltid brytas ned för att bli hanterbara annars är risken stor att uppgiften kommer förhalas. Alla delaktiviteter som nu hamnat på dig själv måste du 3)BOKA in i din agenda. Konkret innebär det att alla uppgifter ska finnas inbokade i din kalender eller som en punkt på din att-göra lista.
Att bromsa upp är inte att jobba långsamt. Läs det igen. Att bromsa upp är inte att jobba långsamt. Att bromsa upp innebär att du verkligen väljer vilken väg du ska köra på och när du gör uppgiften ska det vara i det tempo som passar uppgiften. Att arbeta proaktivt innebär inte att allt reaktivt arbete försvinner och ibland är det faktiskt så att det dyker upp viktiga saker som du måste hantera nu. Merparten av din tid borde dock läggas på att verkligen jobba proaktivt med hög kvalité. På så sätt kommer även det reaktiva att minskas drastiskt för du har ju redan gjort uppgiften!
Nu kör vi!