”Det där måste jag göra senast på fredag! Det där måste jag göra idag! Det där måste jag göra så fort jag hinner!, När ska jag hinna göra det där?”
En helt vanlig arbetsdag ställs du inför massor av beslut gällande din tid och din planering. Nästa impulsiva tanke, för många i en situationen som ovan, är att ta fram sin kalender för att se när det finns möjlighet att, bokstavligen, trycka in uppgifterna mellan alla möten som redan finns i kalendern. Idag har du tur och hittar ett par små, små luckor som du snabbt bokar du in uppgifterna på med följden att din planering nu är lika tät, från morgon till kväll, som en ogenomtränglig pansarplåt. Så länge är allt gott men NU börjar utmaningen…
Det som ofta händer för oss alla är att något händer. Saker och ting blir inte alltid som man tänkt sig och personer och uppgifter uppför sig inte alltid som man tänkte när planeringen gjordes. Saker bokas av och saker bokas om. Information saknas och information tillkommer. När du kommer till tiden, för de olika inbokade uppgifterna, som du tryckte in i dina luckor så finns det numera inte en chans att du ska kunna göra det du planerat. Av olika anledningar. Du som hade en sådan bra plan och ambition, hur kunde det bli så här?
En smart lösning är att pulsa sin egen arbetstid
Istället för att låta slumpen omständigheter styra när du ska göra dina saker så är det läge att fundera på när du ska göra dina saker. Du bör även fundera på när det är rimligt och möjligt att du faktiskt får vara ostörd och inte bli avbruten när du väl sätter igång. För många människor är det i början och i slutet av arbetsdagen som möjligheterna till att verkligen få chansen att fokusera är som störst men här gäller det att tänka till hur just DU har det.
Låt oss ta det som ett exempel; OM det är så att du, exempelvis, anser att mellan 0800-0900 har du en perfekt timme att verkligen få vara fokuserad så se då till att verkligen använda den till rätt uppgifter. Fällan som många ramlar ned i är att snabbt börja gå igenom inkorgen…
Personligen tänker jag att arbetsuppgiften ”gå igenom sin inkorg och fatta beslut om nästa åtgärd på alla mail” inte är speciellt svår uppgift i förhållande till andra saker du bör göra. Den kan därför göras under andra delar av din arbetsdag.
Nej, använd istället timmen till saker/uppgifter/aktiviteter som kräver fokus! Att pulsera sin tid är att både använda sin ”primetime” till de uppgifter som kräver detta men även att ha obokad tid i din kalender vid de tidpunkter då du ändå, med stor sannolikhet, blir avbruten av andra eller behöver vara tillgänglig för andra. Planerar du in att du ska göra något som kräver fullt fokus vid dessa tider kommer du ändå inte få möjlighet att göra det du planerat med besvikelse och en dålig känsla som följd.
Att pulsera sina arbetsdagar baserat på arbetsuppgifter, tillgänglighet och behov är inte bara smart utan nödvändigt för att kunna skapa en hållbar planering som faktiskt håller.
Lycka till!