Tid, ständigt denna jakt på tid. Är det inte så för oss alla? Letar vi alla inte ständigt efter sätt att arbeta smartare och inte hårdare? Jag gör det åtminstone.
Ett väldigt, väldigt bra steg för att spara tid, öka produktiviteten och framförallt, öka proffsigheten är att använda mallar för återkommande uppgifter. Tänker att oavsett vilken roll du har eller vad som står på ditt visitkort kan att skapa och använda mallar snabbt revolutionera!? hur du hanterar uppgifter och spara ovärderlig tid för dig.
För att ytterligare förstärka varför mallar är så oerhört smart så ger mallar en enhetlig och professionell framtoning i ditt arbete. Oavsett om det är rapporter, presentationer eller mail, kommer en konsekvent form och stil ge ett intryck av både professionalism och pålitlighet. Du kommer vidare att minska behovet av att skapa dokument eller material från grunden varje gång vilket inte bara sparar tid utan också energi och minskar risken för felaktigheter. Bra va!?
Några exempel på områden där mallar passar perfekt är:
E-post
Skapa mallar för vanliga mail som utskick, information och svar på vanliga frågor. Själv har jag massor av mallar för mail kopplade till olika delarna av mina utbildningar och föreläsningar vilket spar enormt mycket tid. Det fina med mallar för mail är att det är lätt att anpassa dem för att göra dem unika trots att de är baserade på en mall. Spar oerhört med tid för mig.
Möteskallelser
Standardisera din möteskallelser att alltid innehålla syfte, mål, agenda, underlag samt eventuellt krav på förberedelse. Allt för att öka möjligheterna till bra och produktiva möten.
Resor
Om du reser i jobbet är det perfekt att skapa en mall/checklista som du kan använda vid varje resa. Inget kommer att missar och lugnet kommer att infinna sig.
Rapporter
Om du ofta skriver liknande rapporter, skapa en mall för att snabbt och effektivt sätta samman information och resultat. Jag har, exempelvis, mallar för att återkoppla utvärderingar av utbildningar jag genomfört och har då olika mallar för olika utbildningar.
Presentationer:
Gör dina bra presentationer till mallar malla och återanvänd, justera och uppdatera med ditt nya budskap = mallen är lika men budskapet nytt.
Att skapa och använda mallar är ett magiskt bra ”verktyg” för att spara tid. Massor av tid till och med och, så en liten investering i tid med att skapa de mallar du behöver kommer snabbt kan återbetala sig. Du som gillar förkortningar på tre bokstäver så är ROI det ord du söker 🙂
Vilka mallar ska du skapa för att underlätta för dig själv?