”Jag fixar det sen! Vi har alla sagt det och vi har alla skjutit upp saker, särskilt de uppgifter vi inte omedelbart ser värdet av. Struktur och ordning är ofta ett område som hamnar i skuggan av andra prioriteringar. Ett enkelt självtest är: Har ofta du lägger du papper på ditt skrivbord som egentligen hör hemma någon annanstans? Eller ska du sortera mailen, som borde sorteras in, senare? Eller för att inte tala om dina elektroniska dokument som ska sparas någon annanstans men du lägger dem, ”så länge”, på ditt digitala skrivbord…
Om du känner igen dig ovan är det läge att fortsätta läsa!
Men JAG vet exakt vart jag har alla mina saker. Varför ska jag ha bättre ordning och det kan ju vara sant eller så är det inte allt sant och för att vara ärligt: jag hör orden alldeles för ofta från personer som, i min mening, verkligen behöver lite bättre struktur men som inte inser det.
Men låt oss ta det från början.
Vad är egentligen struktur? Jag vill påstå att det inte är mer komplicerat än att allt du vill spara, av jobbmässiga (eller privata) skäl eller helt enkelt för att du vill hålla ordning på ditt material, bör ha en tydlig plats. En plats som du inte bara vet att du har, utan som du också kommer ihåg nästa gång du vill spara något eller återanvända det du redan har sparat. Det gäller både för digitalt och fysiskt material. Pratar vi digitala saker går det givetvis att söka efter dokument och filer men det förutsätter att du vet att du har materialet och vad du ska söka efter.
Tittar vi på vinster med struktur och ordning så finns det två saker som verkligen sticker ut:
1) Du Sparar Tid
Även om du kanske vet ungefär var på kontoret pappret ligger, eller har en aning om var dokumentet finns, kommer du fortfarande att behöva lägga tid på att hitta det du söker. Tid som du faktiskt kan använda till något annat. Att söka fungerar, men den verkliga utmaningen är att de som saknar struktur kanske inte ens vet vad de ska söka efter som jag nämner ovan. Dessutom, i den fysiska världen, finns inte alltid samma sökmöjligheter så tid kommer att sparas. Massor av tid både när du letar men även när du ska spara det du ska spara.
2) Dubbelsparande blir historia
När du vet var du har dina grejer och varför kommer dubbletter aldrig att vara ett problem. Detta är fantastiskt av många skäl, och det bästa är att du aldrig kommer att tvivla på vilken version som är den rätta. Ditt material kommer vara relevant, uppdaterat och det du verkligen letar efter.
Så vart ska du börja för att skapa ditt nya strukturerade liv?
#1 Släng allt som Inte fyller någon funktion:
Argumentet ”det kan vara bra att ha” räcker inte. Antingen är det användbart och då behåller du det, eller så är det dags att släppa taget. Om du är osäker betyder det att du förmodligen har ett behov av att behålla det.
#2 Strukturera upp Kontoret Och Datorn:
Använd samma namnsättning för alla dina förvaringsplatser. Om du har en mapp i din e-post som heter ’kunder’, varför inte ha en mapp med samma namn i ditt filsystem och i OneNote eller Evernote? Var inte rädd för att rensa och ”less is more” gäller ofta, även när det handlar om struktur.
#3 Sortera in allt material på rätt ställe:
När din nya struktur är på plats, sortera in allt – e-post, filer, anteckningar, papper – på rätt plats. Fokusera på att organisera snarare än att göra en massa saker med det du hittar. Om det krävs en aktivitet, planera den i din kalender eller att-göra-lista och gå vidare med strukturera ditt material tills du är klar.
Investera ett par timmar innan julledigheten i att skapa ordning och reda och du kommer tjäna massor av tid under 2024. För att inte tala om den sköna känslan du kommer att ha när ledigheten är över och du möts av ordning och reda istället för kaos.
Nu kör vi!
-Michael”