Tänk efter hur du själv fungerar: vad händer om du får ett mail som innehåller mängder av text? Många jag frågar erkänner, ibland villigt och ibland skamset, att de stänger ner mailet så fort det går och sen låtsas som de inte sett det. Det är en stor risk att mailet blir förhalat av mottagaren. Ibland måste du skriva långa mail men tänk då på att mailet kanske ska kompletteras med ett telefonsamtal eller dylikt som jag skev om i tips nummer 1.
Hur långt är då ett kort mail? Ja, blir det mer än 10 rader så tycker jag personligen att det är ett långt mail. Det man behöver komma ihåg är, självklart, i vilket sammanhang som mailet skickas. Är det mitt i en arbetsprocess, i en förhandling, i ett projekt etc. så kan längre mail vara bra och nödvändiga men ställ dig alltid frågan om du behöver komplettera med något annat kommunikationssätt för att det ska bli som du vill.
Här brukar jag också passa på att lansera ”tvärtommetoden” som nästan alltid funkar i massor av sammanhang. Vad menar jag då? Jo, det vanligaste som sker om du eller någon annan skickar ett långt mail så trycker man på sändknappen och hoppas på det bästa. Har du inte fått svar på ett par dagar så kanske du skickar ett nytt mail och frågar om mottagaren fick det första. Var det ett långt och jobbigt mail har mottagaren förmodligen inte en orkat att läsa det och ni har förlorat värdefull tid.
TÄNK OM du istället gjort så här; skriv ditt mail men innan du skickar det så ringer du till mottagaren och berättar att du kommer skicka mailet samt extremt kortfattat vad mailar handlar om. Givetvis säger du samtidigt att det bara är att kontakta dig om det är några frågor. Hur lång tid kan detta ta? 45-60 sekunder kanske? Vad kommer skillnaden bli? Gigantisk vill jag påstå. Mottagaren har redan gjort en, vare sig han/hon vill eller inte första accept på att de tar emot frågan och du har även avdramatiserat frågan om att be om hjälp. Det kommer vara större sannolikhet att svar kommer att komma snabbare och vara mer genomtänkt.
Testa själv och jag lovar att det funkar.
Lycka till!