Hur har du det gällande din fysiska struktur? Har du många bra ställen? Hur ser ditt kontor och skrivbord ut? Har du massor av ”bra att ha saker” liggande på ditt skrivbord? Eller har du kanske en härlig hög i hyllan som ska sorteras ”senare”? Eller har du kanske massor av anteckningar och anteckningsblock som du tror att du kommer ha nytta av igen fast egentligen vet du inte riktigt vad du har sparat? Eller har du kanske gått på myten om att ett rörigt skrivbord tyder på kreativitet och därför städar du inte…..
Allt ovan är , som du redan listat ut, inte speciellt bra och kommer framförallt inte hjälpa dig att arbeta så smart som möjligt. Har du precis som många andra massor av bra ställen så gäller det att tänka om och tänka rätt genom att skapa en bra fysisk struktur och här kommer sju tips om kommer hjälpa dig på vägen:
1. Allt ska ha en plats
Har materialet du tänker spara ingen naturlig plats så ska det förmodligen inte sparas. ”Bra att ha tänket” är ofta ett beslut om att kasta materialet som förhalas och inget annat. Spara det som ska sparas och inget annat.
2. Ha inga ”jag lägger det här så länge” högar alternativt ”för sorteringshögar”
Det enda som kommer hända är att det tar energi varje gång du ser högen för om vi ska vara helt ärliga, när hade du tänkt att sortera in högen som tillslut når en imponerade höjd…
Återigen, det är bara ett tecken på förhalning.
3. Spara inte dubbelt
Behöver du verkligen spara material du skriver ut eller räcker det att ha det elektroniskt? Dubbelsparande leder bara till förvirring i långa loppet.
4. Städa och strukturera upp det material du redan har
Material har en tendens till att vara färskvara i många fall. Inte i alla fall men som, sagt, i många fall vilket innebär att extremt stor del av det som du kände att du verkligen var tvungen att spara, oavsett när du gjorde det, numera är material du inte längre behöver och därför kan kastas.
5. Bli ännu mer digital
Börja använda OneNote eller Evernote som är elektroniska anteckningsböcker istället för din fysiska anteckningsbok. Fördelarna är många och du kommer alltid ha med dina anteckningar då du har tillgång till dem genom appar i datorn, mobilen eller på Ipaden.
6. Sluta skriv ut så mycket papper.
Desto mindre papper DU producerar desto mindre papper finns det att ta beslut om och det blir lättare att hålla struktur och ordning. Enkelt, rimligt och logiskt.
7. Scanna, scanna och scanna
Skaffa dig en scannerapp i mobilen. Det finns massor att välja mellan som Microsoft Office Lens som är perfekt för dig som jobbar i Microsoftmiljö. Är du Macanvänadare och dessutom Evernoteanvändare så är Scannable appen för dig Personbligen scannar jag in allt från kvitton, mina anteckningar, dokument, saker jag skrivit på en whiteboardtavla i samband med utbildningar och möten, mindmaps till utkast och layouts jag gör för hand. Allt, verkligen allt kan Scannas in.
Kontentan blir att desto enklare struktur du har desto lättare kommer det vara att hålla den. Jämför gärna strukturen i ditt kök med din arbetsplats struktur. Hemma vet du exakt var glas, grytor, tallrikar etc. ska placeras men är det lika lätt och logiskt på ditt kontor?
Om inte, gör om och förenkla så kommer du spara både tid, energi och framförallt så kommer du ha möjlighet att använda ditt material då du kommer veta vad du verkligen har!
Ha en produktiv dag!
-Michael