Hur är det för dig? Är du också en person som gillar att starta nya saker? Hoppa på nya spännande projekt? Kastar du dig rakt över nya arbetsuppgifter som känns spännande, roliga och utmanande? Grattis! Du precis alla andra vilket kan vara bra och trevligt om man nu inte vill göra skillnad….
Scenariot jag beskriver ovan är idag ”standard” på alldeles för många arbetsplatser och standard för alldeles för många människor. För ett par år sedan hjälpte jag ett stort företag med effektiviteten och i ett av mina första möten med en platschef på en av deras ”siter” berättade han om sin frustration över att de tidigare sällan kom i mål med påbörjade saker.
Han tog då deras förbättringslista som ett klockrent exempel och jag ska försöka att förklara vad han sa. När har började på sin position ett par år tidigare blev han snabbt introducerad och inbjudan till det återkommande förbättringsmötet där så många chefer alltid deltog som möjligt för det ska ju vara effektivt. (Ni kanske märker ironin som han utstrålade när han pratade om just detta möte.)
Det som hände på möte efter möte var just ingenting.
De hade en lista på över 500 punkter!? som skulle förbättras och utvecklas och det de gjorde på mötet var att prioritera om bland punkterna. Så långt är allt OK men det som hände sedan var problemet för det hände ingenting. Bara känslan över att ha 500 punkter var för de flesta helt övermäktig och samma procedur upprepades på nästa möte. Var det något som sa effektivt? Hade det blivit någon skillnad? Nej, det var ju precis det som inte hände.
Han hade då gjort skillnad genom att införa följande:
För det första satte han upp ett mål med vad de ville få ut listan och mötet. Redan där vara halva slaget vunnet. Sen kapade de ned listan till att innehålla max 50 förbättringspunkter istället för de över 500 som den innehöll just nu. Hur? Jo, genom att slå ihop liknande förslag (det fanns en massa dubbletter), rensa bort sådant som faktiskt var klart men ändå var kvar på listan och framförallt, ta bort de förslag som inte var helt genomtänkta eller värdeskapande.
Vad hände då?
När jag kom tillbaka efter tre månader för en uppföljning av utbildningen och frågade om listan så visade det sig att det fortfarande fanns närmare 50 punkter men mer än hälften var nya punkter. Det innebar att det gjort cirka 50% av punkterna gällande utveckling på bara ett kvartal! Fantastiskt bra gjort!
Hur hade de då gjort på riktigt för att skapa skillnad?
De hade startat med att prioritera listan för att sedan sätta upp mål och deadlines för de prioriterade punkterna. Efter det hade de delegerat ut de prioriterade uppgifterna till rätt medarbetare och i vissa fall även till externa partners/leverantörer för att rätt person skulle göra rätt uppgift. Deras förbättringsmöte var nu helt annorlunda där man fokuserade på framsteg och kommande uppgifter istället för att deppa ihop över vad som inte var gjort. Var det något som var revolutionerade med detta? Var platschefen bättre än andra chefer? Svaret är nej på båda frågorna och det är en lärdom i sig. Det enkla är ofta det smarta och det smarta är det som går att genomföra för det är förståligt. Mitt råd är alltid att förenkla och skala bort.
”Vad är det största skillnaden bland personalen förutom att ni verkligen får saker gjorda” frågade jag platschefen. Hans svar svar:
Alla känner ett större ansvar för att verkligen genomföra förbättringsarbetet nu. Lämnar man in ett förbättringsförslag så vet man att det kommer att hända något, förutsatt, att förslaget är bra men det är de i de flesta fall. Jag skulle vilja påstå att vi jobbar mer som ett företag nu istället för fler företag i samma företag bara genom att vi har en bättre samsyn och faktiskt slutför det vi påbörjar.
Nu handlar denna text om förbättringsarbete men jag skulle vilja påstå att det kvittar inom vilket område vi pratar om. Starta är kul men det är att verkligen avsluta saker som kommer göra den stora skillnaden.
Kör hårt och bli grym på att avsluta saker!
-Michael