Precis när jag hade avslutat meningen om att e-post inte är ett snabbt sätt att kommunicera orkade inte en av deltagarna hålla sig längre. ”Det är det visst utbrast hon! Jag skickar mail hela tiden som jag får svar på direkt” Du har nu säkert listat ut att detta satte igång en lång och intressant diskussion om när det är lämpligt att maila och när det är finns smartare sätt att kommunicera på.
Mitt svar till henne och min ståndpunkt är att mail är ett långsamt sätt att kommunicera och anledningen till att jag tycker det är att dina kollegor, kunder, leverantörer etc. inte läser och agerar på sina mail i realtid för de är, förhoppningsvis, fullt upptagna med att arbeta. Mailkorgen ska helt enkelt inte vara öppen 24/7.
Om ”de” hela tiden svarar i realtid är det förmodligen ett mycket större problem dvs. de lägger fokus på helt fel saker och kan ha svårt att få saker gjorda pga. att de hela tiden kollar och agerar på sina inkommande mail. Ibland har det gått så långt på vissa företag att det blivit en gällande kultur att man alltid ska svara på sina mail ”direkt” och en sådan kultur är sällan en bra kultur….
Undantag finns givetvis och det kan handla om supportfunktioner som jobbar med mail som ett verktyg och måste svara frekvent och snabbt, men de flesta av oss har inget behov av att arbeta på detta sätt.
En annan av deltagarna på dagens utbildning berättade om en kollega som, ofta, avbokar sitt deltagande på möten i absolut sista minuten genom att skicka ett mail. Hans reaktion på det hela var ett krasst konstaterande: ”tror han att jag sitter och väntar på att få mail hela dagarna”? Konsekvensen av kollegans sena mail var och är att mötet blir en deltagare kort och ofta vet de inte ens att han avbokat då de inte kollat mailen ett par minuter innan mötet startade. Kontentan av detta är, återigen, att mail inte är ett snabbt sätt att kommunicera utan han borde istället ha ringt eller sms:at om sitt återbud.
En tredje deltagare tog upp problemet med att det kommer kallelser till nyinsatta möten i absolut sista sekunden innan mötet är inplanerat. Hon menade på att det är oerhört svårt att försöka ”få in” mötet då kalendern ofta är fullbokat veckor i förväg, så inte heller där är mail det bästa sättet att kommunicera. Måste du trots allt ”klämma” in ett möte i sista minuten är det oftast bättre att förklara varför för de deltagare du tänkt kalla och då kan det vara smartare att faktiskt prata med dem om det är möjligt.
Ett annat företag jag arbetar med har inskrivet i sin interna mailpolicy att de inte får skicka interna mail som kräver respons inom 24 timmar. Totalt tvärtemot vad de flesta tror och tycker det borde vara. De menar på att det inte går att ställa ett hårdare krav på varandra då många reser, sitter i möten, är hos kunder eller enbart jobbar med det de planerat att göra. Behövs en snabbare respons får man hitta ett annat sätt att kommunicera. Bra policy om du frågar mig.
Summerar jag upp hela mitt budskap gällande mail och mailhantering så finns det massor av anledningar till att mail inte är ett snabbt sätt att kommunicera. Att inkorgen inte ska vara öppen 24/7. Därför vill jag att du nästa gång som du behöver ett snabbt svar eller är ute i sista minuten verkligen tänker efter: är mail verkligen det smartaste sättet för just denna kommunikation?
Kör hårt!
-Michael