Papper. Ständigt dess papper. Det är anteckningar, intressanta artiklar du vill spara, garantibevis, försäkringspapper, teckningar från barnen som du vill ha kvar för ”evigt”, papper från idrottsklubben, papper från skolan, papper från chefen etc. Trots att vi försöker leva mer i den ”digitala” världen så blir det oerhört mycket papper vilket man kan lösa genom att scanna mera.
Den största utmaningen med papper är, enligt mig, inte att hålla ordning på det man behöver spara för det är bara att skapa en bra struktur med hjälp av pärmar, hängmappar, snoddmappar eller liknande. Läs gärna mer i mitt inlägg ”7 tips för att skapa en bra fysisk struktur”. Nej, utmaningen ligger i att faktiskt kunna ha någon nytta av allt man sparar och jag tycker att det är lätt att fysiska arkiv blir glömda arkiv. Man glömmer helt enkelt bort att man har materialet man har. En annan aspekt är att du inte har materialet med dig när du inte är på kontoret och med dagens arbetssätt så är många av oss sällan på kontoret när vi arbetar.
Vad är då lösningen?
Scanna in din dokument är mitt svar. Men, jag har ju ingen scanner tänker du. Det har du visst är svaret men du vet kanske inte om det ännu. De flesta människor har idag en smartphone och det är helt perfekt att scanna med. Oavsett om du har en Iphone eller en android telefon kan du ladda hem en bra scanningsapp. Detta innebär att du, med hjälp av, appen och telefonens kamera gör om din telefon till en portabel scanner. Att scanna är enkelt, det går snabbt, det är flexibelt och kvalitén på de dokument du skapar tack vare appen är av fullt godkänd.
Office Lens och Scannable
På marknaden finns ett stort utbud av bra appar men jag vill slå ett slag för två stycken som är helt gratis, Office Lens och Scannable.
Office Lens är utgiven av Microsoft och passar perfekt för dig som arbetar i officemiljö med Word, Powerpoint, OneNote etc. Du loggar in i appen med ditt Microsoftkonto och på sätt sätt kan du välja att spara dina inscannade dokument direkt in i din egen OneNote, OneDrive etc. Du kan givetvis också skicka den skapade filen med e-post till någon annan.
Scannable passar utmärkt för dig som arbete med Evernote då den är helt synkroniserad med ditt Evernotekonto. Du loggar in i appen och får då direkt access till ditt Evernotekonto och kan spara ditt inscannade material på rätt plats. Du kan givetvis också skicka dokumentet via e-post dit du vill.
Vad vinner du då på att använda en scanningsapp?
Tid och struktur är det enkla svaret. Min scanningsapp är på topp 5 listan över mina mest använda appar och gör att jag knappt behöver spara några papper överhuvudtaget och dessutom har jag alltid med mig alla information då det finns sparat elektroniskt på den plats där jag valt att lägga materialet.
Scanna mer och bli mer effektiv!
Kör hårt!
-Michael