Tänk dig tillbaka på, i princip, vilket möte som helst som du varit på den senaste tiden men fokusera speciellt på de möten som är av återkommande karaktär. Visst är det så att det finns saker som sker under dess möten som ”stör” din och andras möjlighet att verkligen kunna fokusera det som ni vill och önskar fokusera på med resultatet att resultatet inte blir så bra som du och resten av deltagarna vill?
Vad är det då som händer under ett möte som man inte trott ska hända?
Innan jag försöker reda ut svaret på den frågan vill jag börja från början och det är att reda ut ordet självklart. Vad har det med saken att göra kanske du tänker? Jo, är det inte ofta så att vårt beteende och uppträdena präglas av att vi gör och säger saker som vi själva tycker är självklara. Ordet självklart betyder inget annat än att det är klart för mig själv men det betyder inte att det är klart för någon annan eller att någon annan håller med för den delen.
Tillbaka till vad som händer under ett möte om man inte är överens om vad som är ”självklart” för alla. Det kommer finnas personer som kommer sent, går tidigt, svarar i telefon, har telefonens ringsignal på men inte svarar, kollar sina mail i datorn, äter mat under mötet för de gjorde annat på lunchen, kollar sina mail i telefonen, sitter och läser saker på sin dator etc.
Det kommer också finns en massa förutfattade meningar som att man håller på att kolla sina mail om man har sin telefon eller dator framme. Personligen fick jag den kommentaren för ett par dagar sedan under ett möte där jag satt med min telefon i handen och skrev saker. Jag arbetar i Evernote vilket jag vet att många av er som läser gör och ännu fler kanske arbetar i One Note. Båda två är digitala anteckningsböcker som man har tillgång till via en app i både sin dator, Ipad och smartphone. Allt är synkat och fungerar perfekt.
– Satt jag och mailade under mötet?
Självklart inte utan jag skrev anteckningar rakt in i Evernote. Det jag hade missat, eller tog som självklart var att jag tänkte att så jobbar alla men så är inte fallet. Det jag borde gjort var att berätta att jag kommer ta anteckningar i min telefon redan innan mötet startat så hade mötesledaren och resten av deltagarna sluppit fokusera på vad jag gjorde eller vad de trodde att jag gjorde.
Vad ska man då göra?
Avsett 30 minuter på nästa möte för att reda ut allt som är självklart för alla enskilt, till att vara självklart för alla som grupp. Det kommer sedan vara era gemensamma spelregler för just det specifika mötet.
Resultatet kommer att bli större fokus på att prestera så bra som möjligt och inte att reta sig på vad någon annan anser vara självklart!
Lycka till!
-Michael