Alla har vi dagar då det inte blir om man tänkt sig. Vi hade ju en plan, nedskriven eller i huvudet, över vad som skulle ske men ändå gick det åt skogen. Det som oftast förstör för de flesta människor är att ingen större reflektion sker över varför det blev som det blev. Ofta är tempot högt och många känner att det bara är att ta tag i nästa uppgift som dyker upp men det beteendet, utan reflektion, leder med stor sannolikhet att samma sak händer igen och igen. Något nytt dyker upp och både stör och förstör din plan och ditt fokus.
Nedan har jag listat tre ganska ”vanliga problem” som och förstör möjligheten till ”flyt” på jobbet och dessutom försöker jag, givetvis, tipsa om vad du kan göra åt det som förstör för dig.
Utmaning 1: Du ska alltid vara tillgänglig…
Har du ibland dagar då du inte får något gjort? Det ena avbrottet avlöser det andra och du känner att du inte får något gjort. Händer detta vid enstaka tillfällen så kan de kanske vara OK men händer det ofta så gäller det att göra en förändring.
Vad kan du då göra?
Börja med att ta dig tid att planera din dag/vecka för att veta vad du borde och ska göra. Utan en plan så är det lätt att falla för frestelsen att jobba ”händelsestyrt” och agera på det senaste som dyker upp. En annan sak är att ta bort alla signaler för att e-post anlänt och enbart göra din e-post ett par gånger per dag. Mera FOKUSTID under dagarna helt enkelt.
Har du svårt att koncentrera dig på jobbet (förmodligen inte aktuellt just nu pga. pandemin) så kan det även vara läge att se över vart du jobbar bäst när du behöver utföra koncentrationsarbete (detta förutsätter givetvis att det är OK från din arbetsgivare). Kanske ska du lämna ditt kontor/arbetsplats under vissa perioder för att få jobbet gjort? Vart jobbar du bäst helt enkelt.
Utmaning 2: Du har för mycket tid & energiläckage
Det är ju bara att erkänna att detta händer oss alla vid vissa tillfällen. Vi förhalar det som vi borde göra istället för att göra det vi borde göra och några saker som händer kan vara:
- Du lägger för mycket tid på socialt småprat med dina kollegor. Förmodligen inte speciellt aktuellt i dessa tider..
- Du fastnar i att ”slösurfa” under långa perioder när allt du skulle göra vara att bara skulle kolla en snabb sak
- Du skjuter upp arbetsuppgifter som känns svåra, jobbiga, tråkiga, stora etc.
- Du går på/deltar i (för dig) onödiga möten
- Du går på/deltar i möten som är för långa, för dåliga, utan syfte etc.
- Du lägger för mycket tid på sociala media som Facebook, YouTube etc.
- Du tvingas ta hand om och svara på onödiga mail och chattmeddelanden
Vad kan du då göra?
Enklaste sättet är att göra en tidslogg över vad du egentligen spenderar tid på. Detta för att få en verklig översiktsbild och inte en gissning som det kan vara för många människor. Det gäller att vara brutalt ärlig mot sig själv och inte skönmåla verkligheten. Vill du göra skillnad på riktigt så gäller det att hitta läckorna och sen täta dessa och det förhoppningsvis, en gång för alla. Helt enkelt måste du veta vad du ska laga och inte gissa vad du ska laga.
Utmaning 3: Där är tidsoptimist och överbokar din egen tid
Idag är kraven från chefer och ledning höga och ofta sätts även höga krav av medarbetare och chefer själva, på sig själva. Det kan vara svårt att säga nej när chefen eller kollegan kommer och frågar om du inte kan göra ”uppgiften x” också. Man vill ju gärna ställa upp och vara en bra lagspelare och inte vara en ”nej-sägare”. Problemet med att överboka sin egen tid bottnar oftast i två orsaker som är:
- Du säger ja till för många projekt/uppgifter samtidigt = det finns inte tillräckligt med tid till förfogande
- Du är en sann tidsoptimist = du undervärderar tiden som det verkligen tar att genomföra uppgiften du sagt ja till och tänker att jag hinner nog med detta också..
Vad kan du då göra?
Planering och åter planering. ”Stycka elefanten” dvs. bryt ner de projekt/uppgifter du redan sagt jag till till hanterbara bitar. Se sedan till att ALLA dina aktiviteter planeras in i kalendern eller att göra-listan för att göra det verkligt, rimligt och visuellt. Detta kommer hjälpa dig långt när du ska tacka ja/nej till uppgifter samt vara en bra signal till när det är dags att delegera/be om hjälp och kom ihåg, det är aldrig varken pinsamt eller dåligt att be om hjälp. En annan smart grej är att införa gemensam fokustid på företaget för att underlätta för alla i sin strävan efter en bra planering.
Till sist, vill du att det ska bli skillnad så gäller det att göra skillnad. Du har hört dessa ord från mig tidigare och kommer att höra dem igen. Hitta det som förstör. laga det som ska lagas så kommer resultatet du vill ha att komma!
Nu kör vi!
-Michael