Tänk dig in i detta vanliga scenario; telefonen ringer, du svarar och personen som ringer ger dig direktiv eller en uppgift som du ska komma ihåg att göra. Du väljer att inte skriva ned densamma för ”du brukar ju komma ihåg saker”. När du lagt på bestämmer du dig för att gå till köket och hämta en kopp kaffe och eftersom det är ganska lång bit att gå hinner du tänka på 2-3 saker som du borde göra men som inte finns nedskriva i din planering. Väl framme i köket ringer din telefon igen och det är din härliga kollega som börjar prata om allt och inget. Plötsligt säger han-/hon något som rör jobbet och som du verkligen måste komma ihåg att göra. Efter en stund går du tillbaks till ditt arbetsrum för att fortsätta arbeta.
Väl tillbaka vid din arbetsplats så kan det var riktigt förvirrat. Vad var det egentligen du skulle komma ihåg att göra? Hur många saker var det egentligen? Hela situationen har helt plötsligt blivit väldigt jobbig…
Det riktigt jobbiga är dock att:
Om du har ”otur” upprepar sig detta scenario i morgon, i övermorgon osv. I ditt huvud kommer du ha massssssor av saker och uppgifter som du borde komma ihåg men med stor sannolikhet inte kommer komma ihåg. Hur känns det i magen? Ingen vidare skön känsla va!?
Så vad säger du? Är det inte dags att skapa ett system där du ser till att:
- Skriver ned alla uppgifter i att-göra-listan alternativt kalendern för att verkligen göra rätt saker?
- Skriver ned och förvarar alla dina egna lysande idéer som du kommer på så de kan göras om dem till konkreta uppgifter?
- Skriver ned, behandlar och omvandlar dina egna mötesanteckningar till aktiviteter för att kunna vara proffsigare och mer effektiv?
Dina vinster kommer vara följande
- Nummer ett är självklar: du kommer givetvis att glömma bort färre antal saker förutsatt att du kommer ihåg att titta på din att-göra-lista och kalender i framtiden.
- Du kommer blir bättre på att sortera in dina tankar och anteckningar direkt på rätt plats vilket innebär att ditt system kommer vara både enklare och mindre i omfång.
- Du kan använda ditt fokus och din energi till att verkligen göra saker istället för att försöka komma ihåg vad du borde göra.
- Du kommer att spara tid då din ställtid kommer att minska genom att du är metodisk och gör på samma sätt varje gång. Du kommer också spara tid när du verkligen ska göra saker genom att det du ska göra finns på din lista eller i din kalender.
- Du kommer ta dig snabbare mot dina mål tack vare att du kommer ha mycket lättare att fokusera på vad som verkligen är viktigt genom att du bara skriver ned och planerar in det som kommer att göra skillnad.
När ska du då skriva ned saker?
Direkt är svaret annars måste du komma ihåg att komma ihåg att du ska skriva ned sakerna. Vart ska jag skriva ned sakerna då tänker kanske du? I Att göra-listan eller kalendern är mina bästa tips och se till att du har tillgång till både i din mobil också. Arbetar du i Outlook är tipset att ladda hem appen To Do från Microsoft som är knuten till uppgifter/tasks i Outlook. Med appen installerad i din smartphone har du din att göra-lista med dig hela tiden = lätt att skriva in nya uppgifter. Att vara mobil och flexibel gäller även för anteckningar och tipset är att använda OneNote alternativt Evernote som digitala anteckningsböcker. Givetvis laddar du även här hem appen till din smartphone så du kommer åt dina anteckningar ”överallt”.
Kör hårt!