• 9 maj, 2014

12 tips för att skapa framgångsrika möten

12 tips för att skapa framgångsrika möten

743 559 Michael Alphov

Idag spenderar många tjänstemän mellan 25-50% (för vissa är siffran till och med högre) av sin arbetstid i olika sorters möten. Vecka efter vecka. År efter år. Under mina utbildningar i Effektiva möten får jag feedback på vad det är i deras interna möten som inte fungerar som det borde.

Det som nämns är exempelvis:

  • Många möten saknar ett syfte. Ingen vet riktigt varför de ska träffas men mötet fortsätter att bokas och genomföras ”för det har ju alltid varit så”
  • Det saknas ett mål för vad mötet ska leda till
  • Endast ett fåtal är förberedda
  • Start- och sluttid varken respekteras eller hålls
  • Det saknas en tydlig agenda
  • Finns det en agenda så följs den ändå inte utan det blir ”stickspår” och det kan till och med pågå mer än ett möte under mötet
  • Deltagarna har ett dåligt fokus på själva mötet. Det mailas, deltagare ringer och svarar i telefon, det skrivs sms samt så kommer och går deltagare in- och ut ur rummet under mötet
  • Inga eller få beslut fattas och allt får göras om igen i nästa vecka….

Hur man ska genomföra effektiva möten är, precis som så mycket annat inom effektivitet, i teorin ganska enkelt men desto svårare verkställa i praktiken. Under mina utbildningar som genomförs för alla möjliga typer av möteskonstellationer som exempelvis ledningsgrupper, projektgrupper, utvecklingsgrupper, arbetsteam, försäljningsteam etc. arbetar vi igenom de saker som nämns nedan. Vill ni börja att göra skillnad i er grupp redan idag, så välj en punkt nedan och börja med den. När den sedan fungerar tar ni nästa osv. Förändring tar tid och måste förankras för att ge ett hållbart resultat.

1. Fastställ syftet 
Utan ett verkligt syfte, inget möte. Ett syfte handlar om varför mötet ska finnas, prioriteras och genomföras. Ifrågasätt alla existerade möten ni har i verksamheten och ifrågasätt alla kommande möten. Finns det det ett syfte? Är ett möte det bästa sättet att lösa uppgiften på eller ska det lösas på något annat sätt?

2. Målsätt alla möten
Vad ska vara uppnått när mötet är genomfört? Ska ni ta beslut i en fråga? Ska det lämnas ut information? Ska ni ”brainstorma” fram en handlingsplan? Om ni inte har ett mål med mötet är det en stor risk att ni kommer ha samma möte om och om igen utan att komma framåt. För att verkligen sätta konkreta mål kan man med fördel använda SMARTmodellen som innebär att alla mål ska vara:
S=specifika (tydliga)
M=mätbara (vad ska uppnås)
A=accepterat (av de som ska beslutat om frågan)
R=realistiskt (tufft är helt ok men det ska vara möjligt att genomföra)
T=tidsatt (tydlighet när det vara klart/genomfört)

3. Kalla rätt personer 
Ok, nu finns syftet och målet är tydligt och konkret. Då gäller det att kalla de personer som är bäst lämpade för att lösa uppgiften. Alla behöver och ska inte vara med på alla möten och bara för att ”Kalle” och ”Lisa” var med förra gången betyder det inte att de måste vara med på detta möte. Det sitter alldeles för många personer som är inaktiva på möten idag så var mycket tuffare i din selektering av deltagare. När/om du blir kallad till ett möte gäller samma sak, fråga dig själv varför du ska tacka ja. Är inte svaret självklart bör du nog tacka nej och göra något annat. Att du tackar nej behöver inte betyda att mötet inte ska genomföras. Det betyder enbart att du inte bör vara med.
När du/ni har rätt uppställning så är det viktigt att deltagares roller är tydliga. Vem driver mötet, vem skriver protokoll etc.

4. Skicka kallelse, agenda och underlag i tid
Ge alla deltagare chansen att komma väl förberedda till alla möten. Skicka ut kallelse och underlag så fort som möjligt och gör det med fördel via er interna kalender som finns i ert mailprogram. Då hamnar mötet, för enkelhetens skull, direkt i deltagarnas kalender. Dokument och länkar kan bifogas i kallelsen via kalendern både för Outlook och Lotus Notes så att allt finns på samma plats. Är du kallad till ett möte och inte fått alla underlag i tid, så är det det bara att fråga den sammankallande personen efter detta.

5. Håll alla tider
Många möten varken startar eller slutar i tid. Jag brukar dra en parallell till om man ska åka tåg, buss eller flyg. Går tåget klockan 08.00 så är man på plats innan 08.00 för att få åka med. Man kommer inte 08.07 för att det passar en själv bättre. Exakt samma respekt för tider ska gälla vid möten. Det är inte ok att komma försent förutsatt att inget allvarligt har hänt vilket det gör extremt sällan. Det är snarare ”Alfons Åbergsyndromet” som ställer till det. Med det menar jag alla som säger ”jag ska bara” vilket många gör precis innan olika möten ska starta (andra gånger också för den delen). En annan viktig faktor gällande tid är det enorma slöseri i pengar försenade möten innebär. Om vi gör ett enkelt räkneexempel blir det följande: ett möte med 6 personer som startar 10 min sent innebär 60 minuters försening totalt. Jobbar ni på ett större bolag kanske detta, totalt, sker i 20 möten om dagen vilket innebär att en halv arbetsvecka slösas bort varje dag! Räknar vi på en snittkostnad på 350 kr i timmen så innebär det 7000 kr per dag och på ett år 1 575 000 kr (räknat på 45 arbetsveckor).
Kontentan blir; håll era starttider och sluttider!

Fundera också på om ni behöver tidssätta de olika punkterna på er agenda för att få en bättre struktur på mötet.

6. Bygg upp dina möten enligt ”filmmetoden”
Har du tänkt på hur viktig inledningen av en film är för att du ska orka koncentrera dig och vilja fortsätta titta? Precis samma mekanismer gäller för ett möte. Det gäller att sätta rätt ”ton” direkt genom att vara tydlig med mötets mål och förväntningar. Alla som väljer att delta i ett möte bör också tänka på sitt eget beteende och attityd för att ge energi och inte ta energi från resten av gruppen. Om du nu bestämt dig för att gå på mötet så gäller det att göra det bästa av saken. Allt blir så otroligt mycket roligare, mer intressant och framgångsrikt med rätt mental attityd och inställning.

7. Fatta effektiva beslut
Alla beslut som fattas under ett möte ska innehålla VEMVAD och NÄR för att det ska bli konkret och tydligt i beslutsfattandet. Sammanfatta gärna vilket beslut som fattas innan ni går vidare till nästa punkt. Det jag säger är att det inte ska finnas några tvivel och lösa trådar gällande fattade beslut.

8. Sätt era spelregler 
Alla människor är olika och har olika uppfattning över saker som vi alla anser vara självklara. En otroligt viktig grundbult i att skapa effektiva möten är att komma överens om vilka spelregler som som ska gälla under interna möten. Med spelregler menar jag vad som är ok och inte ok under ett möte. Får telefoner vara påslagna? Får man svara i telefonen? Får man sitta och maila under ett möte? Får man äta ”mat” under ett möte? Får man gå ut ur rummet för att prata i telefon etc. under ett möte? Hur förhåller vi oss till sen ankomst? Detta är till synes enkla och ganska självklara saker men när man börjar att prata om detta skiljer sig uppfattningen, ofta, ganska rejält om vad som är ok eller inte. Notera: här går det inte att skapa en ”standardlösning” för hela verksamheten utan vill ni ha  en verklig effekt ska ni arbeta igenom era trivselregler på alla återkommande interna möten som ni genomför.

9. Fira era segrar
Glöm inte att fira alla segrar! För att orka vara fokuserad och driva uppgifter framåt måste man också glädjas över allt som man gör bra och slutför. Glädjen och känslan över att vara klar är en stark ingrediens för ett bra arbetsklimat som också är framgångsrikt.

10. Framgångsrik kommunikation
Som jag redan nämt är alla personer olika och uppfattar saker på olika sätt. Vissa är introverta och andra extroverta. Några fattar sina beslut på känsla medan andra fattar sina på fakta. Givetvis går det inte att vara så generell som jag precis var då alla, oftast, har lite av alla personlighetstyper men det finns alltid någon del som tar överhanden. Forskaren Albert Mehabarian som arbetar på UCLA, USA menar på följande:

55% av all kommunikation sker genom ditt ansiktsuttryck & kroppsspråk

38% genom betoning och ditt tonläge

7% är själva budskapet

Därför är det viktigt att förstå att nyckeln för framgångsrik kommunikation ligger på att förstå vilka kommunikationsbehov mottagaren har. Det handlar alltså om att anpassa sitt eget beteende och kommunikation beroende på vem du pratar med.

11. Avsluta med att utvärdera
Inom det militära används uttrycket ARR frekvent. ARR står för After Action Review och är en utvärdering som ska hjälp till att förstå vad som har hänt, varför och vilken lärdom man kan dra av det som hänt för att utveckla och förbättra. Nu är de flesta av oss inte verksamma i det militära men just utvärdering av alla möten är ett otroligt bra och enkelt sätt för att hela tiden utveckla och förfina möteseffektiviteten. Därför anser jag att utvärdering ska vara den sista punkten på alla interna möten.

Förslag på frågor att summera mötet med kan vara: 

  • Nådde vi målet?
  • Höll vi tiden?
  • Summera alla beslut
  • Repetera nästa steg
  • Var alla delaktiga och bidrog?
  • Vad det något som inte fungerade?
  • Vad kan vi göra bättre nästa gång?

12. Efter mötet – ta nästa steg
Skicka protokollet eller lägg det på den gemensamma servern inom 24 timmar för att processen ska fortsätta. Gör de saker som du/ni beslutat och sen börjar det om på steg 1 igen. Syfte, mål, kallelse, nya beslut etc.

Stort lycka till med att skapa effektiva möten som ger energi, tillför ett värde och utvecklar verksamheten dit ni vill. Tveka inte på att höra av dig om du har frågor eller bara vill återkoppla vad som fungerar för er. All feedback tas tacksamt emot.