[lightbox link=”https://michaelalphov.se/wp-content/uploads/2014/03/pressbild-michael-alphov-1.jpg” thumb=”https://michaelalphov.se/wp-content/uploads/2014/03/pressbild-michael-alphov-1-200×300.jpg” width=”200″ align=”right” title=”pressbild-michael-alphov-1″ frame=”true” icon=”image”]”Hur gör du för att ha koll på allt” som nästan aldrig är på ditt kontor frågade en mina kursdeltagare.
Frågan är berättigad då jag reser mycket i tjänsten vilket innebär att jag spenderar mer tid utanför kontoret än på kontoret. Mitt ”kontor” blir därför hotellrum, tåg, flygplan, konferensrum, kunders kontor, caféer etc. (Denna text skrivs exempelvis på ett hotellrum i Karlstad). Detta har inneburit att jag, år efter år, försökt att förfina mitt sätt att jobba för att bli så platsoberoende som möjligt när jag gör mina uppgifter. Numera finns det så otroligt bra hjälpmedel och lösningar som stöder ett mobilt arbetssätt vilket förmodligen är intressant även utan en massa resor i tjänsten. För att kunna svara på frågan så gjorde jag en en snabb överblick över vad jag ”alltid har med mig” för att kunna sköta mitt jobb oavsett vart jag befinner mig och kom fram till följande:
Min Dator
Jag har en liten 13” Macdator som är snabb, trygg och stabil. Den har även en bra batterikapacitet vilket är otroligt viktigt då det inte alltid finns möjlighet att ladda batteriet när man inte är på kontoret.
Vårt molnbaserade intranät
Eftersom både jag och mina kollegor behöver ha tillgång till vårt intranät, där vi har alla interna dokument, var vi än befinner oss så har vi valt en molnbaserad lösning. Programmet heter Office 365 och kommer från Microsoft och är väldigt användarvänligt.
Min Iphone fullmatad med smarta appar
Förutom det självklara som telefonen gör så använder jag den bland annat till följande:
– Internetaccsess: min Iphone ger mig möjlighet att skapa ett trådlöst nätverk där jag ansluter min dator och på så sätt slipper jag en separat en separat internetlösning.
– Scanner: appen TurboScan innebär att man tar ett kort med telefonen via appen. Kortet görs sedan om till en pdf som sedan mailas till din egen inkorg för hantering. Desto fler scannande dokument innebär mindre ”vanliga” papper.
– Uppdatering av alla sociala media: appen Hootsuite som gör det enkelt att uppdatara Twitter, LinkedIn och Facebook. Man kopplar helt enkelt alla sina sociala medier till Hootsuite. Skriv din uppdatering i Hootsuite och välj vart det ska synas. Otroligt enkelt och tidsbesparande.
– Att-göra lista: appen ToDo synkar med min att-göra lista i Outlook åt ”två håll” dvs. allt jag lägger in i uppgifter i Outlook hamnar i ToDo och vice versa.
– Kalender: appen WeekCalender synkar med min kalender i Outlook åt ”två håll” dvs. allt jag lägger in i kalendern i Outlook hamnar i ToDo och vice versa.
– Taxibokningar: Taxi kurir innebär att det är helt slut på väntetider i telefon vid taxibeställningar då du kan göra allt själv och i förväg via appen. Att du sen får ett fast pris direkt i bokningen är bara en bonus. (Givetvis förutsätter användadet att Taxi kurir finns på orten)
Ett anteckningsblock
En plastmapp med fem flikar för den fysiska strukturen
Min mapp är väldigt enkel och är i princip fem plastfickor som pressats samman till en mapp vilket innebär att den är väldigt tunn och lätt. Min märkning av flikarna är enligt följande:
– IN = min portabla inkorg. Här samlar jag in allt nytt(i fysisk form) som jag måste spara för att hantera när jag kommer tillbaka till kontoret. Här hamnar exempelvis alla kvitton som annars har en tendens att bli ”över allt” vid tjänsteresor. När jag kommer hem till kontoret så tömmer jag inkorgen enligt vår beslutsmodell: göra-spara-kasta. Ska jag göra något bestämmer jag när och ska det enbart sparas så gör jag detta direkt.
– ATT GÖRA = här hamnar allt (fysiskt)material jag behöver för att göra de uppgifter jag planerat att göra när jag reser.
– HEM = här hamnar material som jag anser att jag vill spara men som är av mer privat karaktär. Detta ska inte till kontoret utan till min privata bostad.
– ATT LÄSA = här hamnar tidningar, artiklar etc. som jag vill läsa under mina resor. Inget av ”måste” karaktär hamnar här utan bara saker jag tycker kan vara intressant att läsa om jag får tid eller lust.
-REFERENS MATERIAL = allt referensmaterial jag behöver ha tillgång till i fysisk form. Det är exempelvis våra produktblad, några tomma kuvert om jag behöver skicka brev när jag är utanför kontoret etc.
Detta var mitt sätt och det finns, som vanligt, inget rätt eller fel. Jag tar tacksamt emot tips, som jag kan dela med mig, på smarta lösningar så effektiviteten är på topp även när man inte har tillgång till ”kontoret”.
// Michael