Hur står det egentligen till med den svenska möteskulturen? Möten är ett fantastiskt verktyg som, rätt använt, driver verksamheter och organisationer framåt. Dimensionerna som saknas i mailande, sms, chatt etc. finns där och alla mötesdeltagares kraft och fokus borde ju rimligtvis göra besluten och kreativiteten bättre. Nu är det ju, tyvärr, inte riktigt så att möten alltid är en tillgång.
Enligt en undersökning som gjorts på uppdrag av Unionen och publicerats på kollega.se visar på följande:
- 4 av 10 har sju möten eller fler/vecka
- 2 av tio ägnar mer än 13 timmar per vecka till möten
- Män har fler mötestimmar än kvinnor
- Möten i södra delen av Sverige är längre än de i norra Sverige
- Snittiden som chefer sitter i möten under en vecka är 8,1 timmar/person
Undersökningen visar också på följande fakta:
- 50 % anser att, de möten de deltar i, inte är meningsfulla och effektiva
- 50 % anser att, de möten de deltar i, saknar mål och syfte
- Mer än 50 % säger att de ibland sysslar med annat under sina möten som att hålla på med telefonen, maila etc.
- 8 av 10 vill minska tiden de sitter i möten
Vilka slutsatser kan vi dra av detta?
Ofta så vet vi inte varför vi träffas – inget syfte och ingen målsättning
Syftet med många möten är väldigt luddigt eller lyser helt med sin frånvaro. Vi träffas för att någon tycker att vi borde ha ett avdelningsmöte, säljmöte eller dylikt eller kanske för att andra har möten eller kanske för att man har ju alltid haft möten på andra arbetsplatser. Att boka in ett möte är enkelt men att tänka efter VARFÖR man ska träffas och vart det ska leda är något som många personer/organisationer missar helt. Om vi nu har bestämt oss för att träffas så är det väl rimligt att det finns ett mål men vart mötet ska leda? Vad ska vi besluta om? Vad ska vi följa upp? Vad ska vi informera om etc. Möten utan syfte och en klar målsättning leder ofta bara till nya möten och diskussioner och inte till dit man egentligen ska.
Möten är inte förberedda – vad ska vi egentligen fokusera på under mötet?
Förberedelse är nyckeln till framgång men hur ska vi kunna förbereda oss om vi inte vet varför vi träffas? Ju ”luddigare” syfte och brist på målsättningar med möten desto sämre blir också förberedelserna. Detta leder till långa möten, diskussioner som hålls ”om och om igen” om saker som kanske egentligen inte ens borde diskuteras i just det forumet och kontentan blir att de inte känns effektiva och meningsfulla. Detta ser vi också i undersökningen som nämns ovan.
Vi när inte mentalt närvarade under våra möten
Är man på ett möte som mötesledare eller deltagare så innebär det ett ansvar mot resten av deltagarna i mötet. Tackar du ja så är vore det väl logiskt att du verkligen fokuserar på mötet som pågår. Varför håller då personer på med annat under själva mötestiden? Jag tror att det är en kombination av att syftet saknas och att det inte finns en klar agenda som driver mot mål(en). Utan agenda så är det en risk att ”mötesdominanta” personer tar överhanden och pratar om sina saker. Många andra kommer då att ”zoona ut” och börja maila etc. Sen tror ju en del personer att det går att göra två saker på en och samma gång med kvalité men, återigen, multitasking är en myt. Du kan bara göra en sak i taget på ett professionellt sätt. Är man inte närvarande under mötet så är det också stor sannolikhet att mötestiden kommer att öka och att ni kommer att få ha ett möte om samma sak igen=slöseri av tid.
Lycka till med att förbättra din/er möteskultur och behöver ni hjälp så är det bara att kontakta mig!
Nu kör vi!
Michael Alphov