Checklistor är ett fantastiskt hjälpmedel

”Jag har en lista för allt” sa kvinnan som berättade för alla andra kursdeltagare om hur hon höll ordning på jobbet, fritiden, 3 barn, 2 hundar och en man. Mannen frågande någon, har du en lista för honom med? Ja, vad är konstigt med det svarade hon och så började hon förklara hur hon ”arbetade” med sina checklistor för att hålla ordning men framförallt för att inte behöva fokusera på att komma ihåg allt i huvudet. ”Det är inte lätt att få ihop allt annars” sa hon vidare då det är högt tempo från tidigt morgon till sen kväll med jobb och fritidsaktiviteter för barnen.

Jag håller helt med kvinnan och anser att checklistor är ett fantastiskt verktyg. Det du dock inte ska göra är att blanda ihop checklistor med din att göra-lista för det är egentligen inte riktigt samma sak. Aktiviteter från dina checklistor kan hamna på att göra-listan eller i kalendern baserat på om det är du som ska göra uppgiften.

Låt mig ta tre exempel från min egen vardag så kommer det bli lättare att förstå hur checklistor kan användas:

Jag har en checklista för alla mina olika utbildningar och föreläsningar.

Detta innebär att varje gång det blir klart med en ny föreläsning eller utbildningar så kopierar jag min mall och skapar en unik checklista för just denna föreläsning/utbildning. Det innebär att jag vet precis vad som ska göras och i vilken ordning och i kombination med detta så planerar jag in vissa at stegen i checklistan i min kalender (om uppgifter tar mer än 15 min) och i att göra-listan om det tar mindre än 15 min när jag väl ska göra uppgiften. Enkelt, snabbt och med en total överblick.

Jag har en checklista för vad som ska packas när jag åker på tjänsteresa.

Vi har all varit där. Du kommer fram till hotellet och inser att du glömt något viktigt klädesplagg, din mobilladdare, dina linser eller något annat som du måste ha. Med en färdig checklista är det superenkelt att packa varje gång jag ska resa iväg. Fram med väskan och sedan är det bara att följa listan och packningen blir komplett och går oerhört snabbt.

Jag har en checklista för vad som ska göras när mina nyhetsbrev ska produceras

11 gånger om året skickar jag ett nyhetsbrev till tusentals människor som valt att prenumerera och upplägget är alltid detsamma. Jag ska skriva en inledning, ett till två inlägg med effektivitetstips, ibland har han med ett uttalande från en kund gällande upplevelsen från en föreläsning/utbildning samt så brukar jag tipsa om podden, Alphov & Lopez, som jag är ena halvan av. Sedan ska brevet skickas och info ska delas på olika sociala media. En massa olika steg innan brevet ska skickas samt ett par steg efter. Mycket att hålla ordning på helt enkelt men numera är det inget problem då jag har en komplett checklista.

Om du inte redan är övertygad över varför du borde jobba aktivt med checklistor kommer några ytterligare argument:

• Du kommer att spara tid
• Du kommer inte att glömma saker Glömmer inte saker
• Du kommer inte lockas att skjuta upp saker för att du inte vet vart du ska börja
• Det kommer vara lättare att samarbeta då allt är tydligt
• Du kommer upplevas som oh vara proffsig
• Det kommer bli lättare att utveckla och förbättra processer
• Det ”tråkiga” blir roligt när du får bocka av

Vart ska du börja?

Mitt tips är att du avsätter en timme i din kalender för reflektion över inom vilka områden som du behöver skapa checklistor.  

Ha en skön dag!

– Michael