Valmet AB är ett oerhört kompetent och utvecklingsorienterat företag som jag haft förmånen att jobba tillsammans med i över tio år både i Sverige och Finland. På deras stora site i Karlstad har jag varit delaktig i att ta fram deras nya kommunikationspolicy för att effektivisera deras kommunikation i stort men med ett extra stort fokus på effektiva möten och effektiv mailhantering.
Nedan kommer deras beskrivning av det hela och vill du veta mer hur vi gick tillväga eller vad det skulle kunna innebära för din organisation är det bara att höra av sig till mig!
-Michael
Valmet AB i Karlstad jobbar aktivt med att förbättra sin verksamhet. Kommunikationen är inget undantag. Vi anlitar löpande Michael Alphov för att lära oss att jobba effektivare, hålla bättre möten och jobba smartare med sin e-post hantering. Men också för att blir bättre på kommunikation i stort.
2016 tog vi hjälp av Michael för att fräscha upp våra mötes- och e-postpolicyer som hade ett tiotal år på nacken. Vid första planeringsmötet insåg vi att det hänt massor på kommunikationsområdet sedan sist. Det hade tillkommit en mängd nya kommunikationskanaler och utmaningar. Michael rådde oss att ta ett helhetsgrepp kring den interna kommunikationen när vi ändå var igång. Ett gott råd som vi valde att följa. Vi skapade en handbok för effektiv kommunikation, som innehåller råd till personalen för att hålla effektiva möten, smarta metoder för e-post, samt tips för chatt, telefon, web och andra applikationer. Vi har också hållit inspirerande workshoppar, skapat lättanvända mallar för möteskallser och protokoll, samt spridit affischer, rollups och prylar som påminner oss om budskapet.
Det har varit två utvecklande år. Vi är inte perfekta, men har blivit klart bättre. Egna mätningar visar att personalen har blivit medvetnare om vad krävs för att kommunikationen ska nå fram, utan att skapa onödig stress hos mottagaren. Vi har också blivit bättre på att jobba målinriktat. Fler skriver tydligare mail, arrangerar möten med uttalade syften och mål, och följer upp kommunikationen bättre. Kontrollfrågan ”Vad vill jag uppnå med kommunikationen och vilken metod är bäst för att uppnå det?” har blivit vanligare.
Budskapet och tillhörande metoder som vi har jobbat fram ihop med Michael Alphov sprider sig också utanför Valmets kontor i Karlstad. Kommunikationshandboken ska ges ut på alla Valmetenheter senare i år. Det innebär att drygt 12 000 anställda över hela världen blir en del av förbättringsarbetet. Det innebär en enorm förbättringspotential.
Vi är fortfarande inte i mål med vårt kommunikationsarbete. Det blir vi aldrig. Vi kan alltid bli bättre på att förstå varandra och underlätta vardagen för oss själva, kollegor och kunder. Men vi är i alla fall på rätt väg. Men hur många utbildningar och regler ett företag än tar fram, så ligger receptet till framgång i slutändan hos en själv. Vi måste alla vara förebilder för att det ska ge någon effekt. Kommunikationshjältar som samspelar med andra på samma sätt som vi själva vill bli samspelade med. Som respekterar vår egen tid och välmående, men också andras. Då sprider sig allt det goda vidare. Som hjälte kan du också behöva göra vissa saker som är lite jobbiga. Som att säga till när kommunikationen inte varit bra och förklara varför. Men också våga fråga andra hur de tycker att du kan bli bättre på att kommunicera. Hur ska vi annars lära oss och utvecklas?
Annica Åman
Communications Officer
Valmet AB