Du vet den där känslan när mailkorgen ser ut som ett digitalt kaos? 423 olästa mejl, 15 olika projekt som ligger huller om buller och en gnagande känsla av att du nog glömt svara på något viktigt? Känns det igen och framförallt, känns det bra?
När jag håller utbildningar i Effektiv Outlook kommer alltid samma två frågor i olika skepnad:
- Hur ska jag egentligen spara mina mail?
- Hur ska ska jag hantera allt jag ska göra något med?
Det finns sällan ett rätt sätt gällande saker och ting men när det kommer till fråga 1 finns tre huvudspår för att spara det du ska spara och att ha det kvar i inkorgen är INTE ett alternativ utan:
#1 Du har massor av mappar: alla dina kunder, projekt och ämnen har en egen mapp.
#2 Du har inga eller få mappar: du litar på sökfunktionen och har en (1) mapp för alla dina mail. (Denna mappen är inte din inkorg utan du skapar en mapp för detta)
#3 En kombination av ovan: du kör en grundstruktur med några huvudmappar och söker fram resten.
Själv tillhör jag den tredje kategorin och kör en kombination. Jag har åtta huvudmappar som är numrerade 1-8 och som exempel kommer här de fyra första:
01: Admin & ekonomi
02: Sälj & Marknad
03: Prospekts & Kunder
04: Föreläsningar & Utbildningar
Under respektive mapp har jag i vissa fall några undermappar men i andra fall lägger jag allt i huvudmappen. Alla prospekts och kunder har en varsin mapp men när det kommer till allt som har med ekonomi att göra så lägger jag allt i en och samma mapp som är en undermapp till 01: Admin & ekonomi för där vinner jag ingenting på att dela upp materialet. Jag söker massor och den enkla strukturen ger mig både överblick och enkelhet när jag ska spara under saker från inkorgen.
Gällande fråga 2 ovan så är tumregeln att inga lästa mail ska ligga kvar i inkorgen.
Inkorgen är en plats för nytta material och inte en plats där allt ligger i en enda röra. Allt som är åtgärdat ska bort eller sparas i den mapp du väljer. Allt som kräver en åtgärd från dig ska vara inplanerat i din att göra-lista eller kalender och mailet ska sparas i den mapp du väljer. Allt du bara ska spara ska sparas i den mapp du väljer. Punkt. Slut.
I Måndagsmotivation som släpptes vecka 19 skrev jag om hur du tar hand om din inkorg men det tål att upprepas: En tom inkorg frigör fokus, energi och arbetsro och nyckeln är att FATTA BESLUT om nästa åtgärd första gången du öppnar och läser ett mail.
En bonus är
..att om du har en bra mappstruktur i mailen så kan du döpa anteckningsböckerna i Evernote/OneNote efter samma namn och givetvis gäller samma princip för dina mappar där du förvarar word, excel och ppt-dokument. Hjärnan gillar att känna igen sig så en smart struktur ger lugn och ro, minskar ditt letande och hjälper dig att spara ditt material snabbare.
Gör så här:
Fundera på hur du vill ha din struktur och skapa sedan densamma med fokus att den stödjer dig i ditt arbete.
Lycka till!