Dagarna blir längre och längre men ändå hinner du inte med att göra allt du planerat att göra. Imorgon är en annan dag tänker du men vad händer? Samma sak som igår och innerst inne vet du att samma sak kommer att hända imorgon också. Energin rinner sakta, sakta ur dig och ditt samtal med chefen ledde bara en uppmaning om att prioritera bättre. Känns situationen igen?
Vet du vad? Det finns hopp och det finns möjliga lösningar för att komma ur en situation som detta och det handlar om att börja använda kalendern till det den är till för; planering av din tid. Planering av ALL din arbetstid. Innan vi tittar på en lösning behöver vi dock ta det från början. För många människor är kalendern idag enbart är en plats där man skriver ned vart man ska befinna sig fysiskt alternativt när man ska göra saker tillsammans med andra. Vill man vara snäll kan man säga så här; det är en bra start men det är långt ifrån hela sanningen gällande din arbetstid. Jag är övertygad om att du har massor av andra saker som tar tid att genomföra och därför måste planeras in i din kalendern för att de verkligen ska bli gjorda.
Vilka arbetsuppgifter är det jag tänker på?
För-/efterarbete till alla möten, projektarbete, försäljning, marknadsaktiviteter, utbildning, läsa in dig på rapporter och underlag, skriva rapporter, kundkontakter, e-posthantering osv. listan kan göras hur lång som helst och du har garanterat saker som du kan addera baserat på din verklighet och ditt arbete.
Lösningen är att skapa din drömvecka baserat på din verklighet
Enklast sättet att komma igång och börja med att planera in och arbeta efter din drömvecka är att göra en lista på alla dina återkommande arbetsuppgifter som även är prioriterade. (Att de är prioriterade innebär att de kommer ta dig närmare dina mål.) Bestäm sedan hur lång tid varje uppgift tar att göra och hur många gånger per vecka som som du måste göra densamma. Jag menar; det är stor skillnad på att ta hand om sin e-post i ett eller ett par block varje dag jämfört med en uppgift som du gör enbart en gång per vecka.
När du sedan har listan inklusive beräknad tidsåtgång så är det dags att lägga ditt eget tidspussel. Utgå från parametrar som; hur många timmar per vecka du arbetar, när du startar på morgonen, när du har mest energi under arbetsdagen, när det är störst sannolikhet att du blir avbruten under dagen (då ska INTE det mest koncentrationskrävande uppgifterna planeras in), vilken plats du måste befinna dig på när du ska göra uppgiften osv. Glöm inte heller att ha block under dagen då du INTE planerar in något utan kan hantera allt oförutsett som dyker upp under arbetsdagen. oförutsett kan vara frågor och uppgifter som du måste hantera idag men du visste inte om dessa i förväg.
När du väl har satt din drömvecka på plats är alltid tipset att stämma av dina tankar med din chef för att säkerställa att ni har samma uppfattning om dina prioriterade uppgifter. När även det är på plats är det bara att köra! Parera och planera om det som behövs och använd din veckoavstämning som din bästa vän för att optimera din drömvecka!
Vill du köra dig ännu mer om hur du skapar din drömvecka rekommenderar jag avsnitt #129 av podden Alphov & Lopez; Så skapar du din drömvecka
Nu kör vi!
-Michael