”Ordning och reda pengar på fredag” är en gammalt uttryck som förr användes för att påpeka vikten av att hålla ordning och reda på saker, sig själv och arbetsuppgiften man hade. Varför fredag är med i ramsan är att det var dagen då lönen betaldes ut om man hade haft ordning och reda vill säga. Nu är det inte riktgt så vi belönas men det finns ändå en oerhört stor poäng med att ha ordning och reda på sina saker då det kommer spara oerhört med tid, kraft och energi.
Gör så här på jobbet
Avsätt tid för att fundera igenom hur du vill vara organiserad. Hur ska du spara allt ditt fysiska arbetsmaterial? Pärmar?, mappar?, lådor?, tidskriftssamlare? Eller ska du scanna in alla papper och sedan bara spara dem digitalt? Bestäm dig för ett eller ett fåtal sätt och gör lika dag ut och dag in. Passa givetvis även på att märka upp allt material så du enkelt hittar och enkelt kan spara nya saker som dyker upp.
Elektroniskt göra du precis lika: vilken mappstruktur ska ha för dina dokument och filer i utforskaren/dropbox/Google drive? Vilken mappstruktur ska du ha i din mailklient? Vilken struktur ska du ha på dina anteckningsböcker i OneNote/Evernote? Ska det vara lika på alla ställen? Just ”lika på alla ställen” är en metod jag själv använder för att göra det lätt för mig själv. Givetvis kan det inte bli exakt samma men i stort sett ser min struktur lika ut överallt. Exempelvis heter mapp ett, 01 – Föreläsningar & Utbildningar på all tre ställen och den första ”undermappen” heter kunder.
Dessutom har jag bestämt vad jag sparar vart dvs. vad passar att ha i mailen resp. Dropbox. Evernote använder jag för anteckningar.
Vad blir resultatet av ordning och reda?
Lugn, trygghet, effektivitet, flexibilitet, tidsbesparing, minskat slöseri och lättare att ta beslut om vad man kan kasta och inte kasta – finns det ingen naturlig plats att spara materialet på kan man fundera lite extra på om det verkligen ska sparas. En skön känsla helt enkelt!
Ett bonustips
Fundera på vad du kan strukturera upp i ditt privatliv. Vart kan och bör du ha en bra struktur på hemma? Jag och min fru har precis investerat i en stor garderobslösning för alla våra kläder vilket är oerhört skönt. Allt har en plats och allt är överskådligt på samma ställe. Förrådet ute strukturerades upp igår efter att ha levt ett eget liv de senaste åren och nu har allt som finns där inne en tydlig plats vilket gör det oerhört lätt att hitta de saker man behöver. I källaren har vi gjort detsamma med hela familjens vinterkläder, sportutrustning etc. Allt för att det ska vara enkelt att hitta, använda och när det inte behövs, stuva undan.
Frasen ”det ska vara lätt att göra rätt” gäller gäller även när det kommer till ordning och reda.
Nu kör vi!
-Michael