Någon och ingen är två stora problemfigurer på många arbetsplatser idag och så kanske även hos er. Ingen vet riktigt varför de överhuvudtaget är på jobbet men någon måste ju ha släppt in dem men som sagt, ingen vet vem…Ta den där någon som alltid dyker upp när saker inte blivit gjorda i tid. Det är alltid någons fel men ingen har sett någon så det blir ofta ännu mer försenat då ingen inte hittar någon. Ja du ser, det blir snurrigt att ha dessa två i sin organisation och för att undvika att någon och ingen får för stor plats så gäller det att vi andra börjar att ta ansvar över beslut, tillvägagångssätt och slutresultat. Jag menar om vi vill ha ett bra slutresultat så kan ju ingen inte fråga någon om hur det ska bli?
Här kommer därför några punkter som jag anser måste finnas på plats i en organisation för att hålla någon och ingen utanför dörrarna. De vill inget hellre än att komma in i värmen tillbaka och gör det oerhört snabbt om vi inte tar ansvar för delarna nedan:
#1 Utse alltid vem som är ansvarig för alla uppgifter
Delat ansvar kan funka men lika ofta inte. Är något otydligt så fråga och klargör.
#2 Klargör ett konkret mål med uppgiften
Vad ska ske? Vilket resultat förväntas och när ska det vara klart? Är detta tydligt så behövs ingen detaljstyrning av den som delegerat uppgiften vilka är bra för alla parter.
#3 Delegera ansvar och befogenheter
När den ansvarige för en uppgift är utsedd så gäller det att ge förutsättningar för att personen verkligen kan göra uppgiften. Ansvar och personens befogenheter ska var supertydliga.
#4 Informera de som behöver veta om vem som är ansvarig för vad
Konflikter och kommunikationsproblem handlar ofta om att personer har olika förväntningar på vad som ska ske. Informera de som behöver veta om vem som är ansvarig, vad som är målet och när det förväntas vara klart.
#5 Följ upp och återkoppla
Sätt en tydlig plan för både uppföljning från den som delegerat samt återkoppling från den som äger uppgiften. Gör gärna en tidsplan för återkoppling-/avrapporteringsmöten samt bestäm vad som ska efterfrågas och vad som ska rapporteras. Tydlighet även här för att båda ska ha samma förväntningar på vad som ska ske.
Kontentan blir att om vi vill hålla någon och ingen borta från kommer så gäller det att vara oerhört tydlig och konsekvent i vem som gör vad till när. Det är inte mer komplicerat än så!
Nu kör vi!
– Michael