”Jag har så sjukt mycket att göra” utbrast en av mina deltagare på en effektivitetsutbildningen jag genomförde i våras. Han fortsatte med hög röst att berätta att han minsann hade hela kalendern full och att-göra listan skulle vi inte prata om fortsatte han. ”Jag har 197 uppgifter i min att-göra lista”, är det ett rekord? frågade han. Nja, svarade jag det finns säkert de som har ännu fler uppgifter som de ska göra över tid. Inte 197 som ska göras just nu för då blir det stora problem. Grejen var den att hela hans fokus gick till att stressa upp sig över hur mycket han hade att göra när han nu hade en helt full att-göra lista. Han fick helt enkelt ingenting gjort då detta blockerade all hans produktivitet.
När vi satte oss ned enskilt efter det inledande teoripasset av träningen så frågade jag honom om han visste vilka uppgifter han hade i sin lista och svaret kom snabbt; ”nej, hur ska jag kunna veta det när det är 197 stycken”.
”Det kanske är det som är grunden till ditt problem” försökte jag att säga innan han avbröt mig och brassade av en lång harang om hur mycket han hade att göra och hur stressad han var av att han var på utbildning en HEL dag…
Till slut hade vi i alla fall pratat en stund och han började bli mer mottaglig på att försöka hitta en lösning på problemet istället för att bara se problem. Min spontana tanke när han nämnde siffran 197, var att det förmodligen fanns uppgifter som redan var gjorda och uppgifter som kanske inte ens ska göras.
Det vi gjorde med hans lista var följande och mitt tips till dig om du har en överfull lista är att göra detsamma:
#1 Gå igenom hela listan och ”klarmarkera” alternativt ta bort alla uppgifter som redan är gjorda men där du missat att slutmarkera uppgiften.
#2 Gå igenom samma lista igen (som nu förmodligen är kortare) och rensa bort alla uppgifter som du inte ska göra. Uppgiften kan ha varit viktig någon gång men är av någon anledning inte det längre och då ska den tas bort.
#3 Gå igenom listan igen och delegera alla uppgifter som ska göras men inte av dig. Markera/planera när du ska följa upp om uppgiften har blivit gjort.
#4 Gå igenom samma lista ytterligare en gång och prioritera samt planera när du ska göra dina uppgifter. Ett annat viktigt råd är att ”flytta ut” alla uppgifter som tar +20 minuter till att istället bokas in i din kalender. Alla mindre uppgifter finns kvar i att-göra listan och inplanerade på lämpligt datum. Tänk också på att inte boka in för många ”korta” uppgifter varje dag då du realistiskt förmodligen bara kommer att hinna med mellan 2-5 ”korta” uppgifter per dag om vi tar hänsyn till att du också går på olika möten, det händer oförutsedda saker samt så kommer du att göra dina större/längre arbetsuppgifter som också tar tid.
Mitt sista och kanske viktigaste råd till dig gällande att-göra listan är att verkligen använda den och att använda ENBART EN lista. Du ska inte ha lite på papper, lite i huvudet, lite i Outlook/Lotus Notes, lite på post-it lappar etc. utan allt på en och samma plats. Det ger lugn. Det ger överblick och det ger kontroll.
Ha kul, kör hårt, stay safe och jobba smart!
-Micke