”Det här blir inte lätt sa kvinnan”, som deltog i en Effektiv Outlookutbildning i förra veckan, helt spontant rakt i ut i luften efter ett par timmars praktiskt arbete. ”Jag håller med” sa mannen som satt bredvid henne i konferensrummet och snabbt var alla i hela rummet inne i diskussion om det var och är lätt med förändring eller inte. Alla höll inte med kvinnan utan tyckte att det nya arbetssättet vi hade gått igenom var både var lättare och mer logiskt än hur de gjorde idag vilket gjord att de inte såg några som helst utmaningar med att förändra. Då tog kvinnan till orda igen och sa att även hon såg stora fördelar, att det inte var det hon menade utan hon menade att det, oavsett vinsterna med det nya arbetssättet, skulle bli svårt innan det nya sättet blev hennes nya smarta arbetsvana vilket är helt logiskt och förmodligen helt sant. Hur ska hon, du, jag och alla andra då göra för att lyckas?
Första frågan är: varför vill du göra förändringen?
Det kan vara för att det inte alls fungerar på det sättet du gör idag vilket innebär massor av slöseri både gällande tid, energi och pengar som i sin tur kanske leder till dåligt samarbete och negativt humör både på jobbet och hemma. Eller så fungerar det bra men du ser att det går att göra uppgiften lite enklare, lite bättre, med minde energi och med ett bättre samarbete. Förmodligen snabbare också som en bonuseffekt.
Kan du svara på varför så är nästa halva fighten vunnen vill jag påstå för där har du drivkraften och motivationen att fortsätta.
Andra frågan är: vad behöver du förändra för att lyckas?
Under Effektiv Outlookutbildningen, som kvinnan deltar i, och för den delen även i utbildningen Personlig Effektivitet är en nyckelfaktor att verkligen bli bra på att fatta beslut gällande allt nytt material som kommer in via olika inkorgar, möten, telefonsamtal etc. Alla uppgifter som du ska göra bör istället finnas i att göra-listan eller kalendern istället för utspridda i inkorgar, på lösa lappar eller i flera anteckningsblock.
Detta är, ofta, en stor förändring gentemot vad de flesta gör idag vilket innebär att min uppgift på utbildningarna är att ge alla deltagare rätt verktyg, rätt processer och rätt förutsättningar för att lyckas förändra det nuvarande beteendet.
Vad:et kan, självklart nog, ibland vara stort och ibland litet men lägg gärna lite extra tid på att identifiera ”vadet” och det kommer bli mycket enklare att komma igång och hålla igång det som krävs för att du ska lyckas.
Tredje frågan är: när ska din förändring vara genomförd och implementerad?
Det är bara att vara både ärlig och realistisk mot sig själv. Utan tidsramar och deadlines kommer många saker inte att ske oavsett om du vet varför du egentligen borde göra förändringen. Du vet att saker inte fungerar, du vet varför du vill ändra och du vet vad men ändå kommer du inte igång. Förmodligen känns detta bekant och en stor faktor för att komma bort från detta scenario är att jobba med tider, planering och deadlines för att hårdare ”tvinga” dig själv att verkligen göra det du sagt att du ska göra.
Hur gick det då för kvinnan tillslut?
Jo, hon lämnade utbildningen med en tom inkorg, en strukturerad att göra-lista & kalender och med ett stort leende på läpparna.
Ska bli riktigt kul att se om samma leende finns kvar när vi träffas igen om fyra veckor för det är nu hennes verkliga utmaning för att lyckas göra skillnad börjar!
– Michael