Vi har alla haft den där dagen och veckan. Planen är perfekt, kalendern med färgkoordinerade block och allt baserat på tydliga prioriteringar sitter och du har en bra känsla som får dig att känna dig supernöjd.
MEN så ringer telefonen. Sen knackar kollegan knackar på dörren. Ett mejl plingar till med “snabb fråga”. Teamschatten går på högvarv och plötsligt är klockan tre och den där sköna planen känns mest som ett vagt minne…
Problemet är inte att du är dålig på att planera utan att du planerar för perfekta dagar. Det är ungefär lika realistiskt som att tro att du ska äta lunch i lugn och ro varje dag, utan att någon behöver något “bara två minuter”.Det som skiljer de verkligt ”produktiva” människorna från de stressade handlar sällan om mer disciplin, utan om bättre realism. De vet att dagen kommer avbrytas och planerar för det.
En arbetsdag består av fyra olika block:
#1 Rutiner och återkommande uppgifter
Här hamnar beslutsfattandet för allt nytt som letar sig in i dina inkorgar, adminsaker, attestera fakturor, uppdatering med info i olika systen och filer etc.
#2 Möten och utbildningar
Här hamnar allt som är tillsammans med andra och som, är planerat i förväg.
#3 Eget planerat arbete
Här hamnar alla dina planerade arbetsuppgifter som verkligen är värdeskapande och driver dig mot dina uppsatta mål.
#4 Oförutsett/oplanerat – Nyckeln till smart planering!
Här hamnar allt som du du både vill och måste göra men som du inte hade planerat att göra. Det handlar om att skapa ”luft” för att kunna hantera det oplanerade. Kort sagt, det handlar om att bygga in luft, buffertar och marginaler i planeringen. Om du vet att det blir ”stök” under en vanlig arbetsdag så räkna med det. Om du vet att kollegor ofta kommer förbi ta höjd för detta på samma sätt som du planerar in din fokustid.
Det handlar om att ska lugn genom att ge utrymme för flexibilitet och den enkla, men hårda, sanningen är att det finns inga perfekta dagar. Dock finns det massor av BRA dagar som skapas av flexibla planer, realistiska förväntningar och förmågan att omprioritera utan att krascha = luft måste finnas i din planering.
Veckans utmaning blir därför
1️⃣ Se till att ha minst 20 % bufferttid i kalendern för oförutsett och oplanerat. Testa dig sen fram vad som passar för dig och dina behov.
2️⃣ Identifiera dina “avbrottskällor”. Är det kollegor, mejl, chatt, du själv, kunder? När du vet vad som ”skaver” kan du försöka göra det bästa för att justera eller så är det bara att acceptera för vissa avbrott är bra avbrott. Det du alltid måste göra dock är att planera realistiskt.
Nu kör vi framåt och skapar ännu en bra vecka!