Möten, våra älskade möten. En oerhört viktig del för att samarbeta. Att bli bättre tillsammans och statistik och mätningar säger att Svenska tjänstemän snittar mellan 5,5-8,8 timmar i veckan på möten vilket innebär över 20% av arbetstiden! För många av er som läser är säkert siffran markant högre och för någon kanske lägre än 5,5 timmar. Oavsett, massor av tid spenderas i möten. När jag, inför utbildningar i personlig effektivitet, ställer frågan om vilka tidstjuvar de som ska delta har så är alltid ineffektiva möten med i toppen av tidstjuvarna. Eller i botten beroende på hur man vill se det…
Mötesteknik i sig är oerhört enkelt i teorin men desto svårare, för många, i verkligheten. Det man vet att man borde göra gör man ändå inte, märkligt nog. I samma undersökning som mina deltagare får fylla i listar de även anledningarna till att många möten inte är speciellt bra är och det är följande;
- Syftet är oklart eller saknas helt – ingen, jo kanske den som kallat till mötet, vet varför mötet finns till
- Det saknas mål med vad som ska uppnås under mötet
- Det saknas en agenda
- Det finns ingen information om hur man som deltagare kan och bör förbereda sig innan mötet
- För många deltagare är inbjudna
Hur borde man då göra innan alla möten?
”By failing to prepare, you are preparing to fail” sa Benjamin Franklin en gång i tiden och detta stämmer alltför väl inom de flesta områden och inte minst, gällande möten.
En möteskallelse ska vara baserad på följande:
Syfte
Ett syfte är anledningen till att träffas överhuvudtaget. Massor av möten som genomförs idag saknar syfte och borde aldrig bokats in. Kolla gärna igenom senaste månadens möten och ställ frågan för vart och ett av dem; Vad var syftet med detta möte? Kan du inte svara så skulle mötet förmodligen aldrig genomförts.
Mål
Vad ska hända under mötet? Vad ska deltagarna ha kommit fram till när mötet är slut? Ska beslut fattas? Ska det informeras eller ska det diskuteras?
Agenda
Vilka delar och punkter ska gås igenom för att målet ska uppnås? Det är din agenda och inget annat.
Tydliga direktiv på vad som ska förberedas
Skicka underlag och tydlig på vad deltagarna ska förbereda och du kommer slippa ägna tid på detta på mötet. Ingen punkt med att gå igenom föregående protokoll 90% av mötestiden alltså..
Kalla rätt deltagare
Vem ska vara med på mötet? Vilka behövs för att målet ska uppnås är det korrekta svaret! Alla ”bänkvärmare” kan och bör göra något annat med sin tid.
Veckans tips är du i alla kallelser till alla möten från och med nu skriver med syfte, mål, agenda och vad du vill ska förberedas. Sen tänker du ett extra varv gällande vem/vilka som ska vara med på dina möten och bjuder in enbart det som ska vara med. Testa och utvärdera sedan resultatet och jag lovar att du inte kommer att ångra dig.
En sund möteskultur kommer skapa förutsättningar för resultat i världsklass och det är ditt ansvar som mötesledare att skapa förutsättningar för ett bra möte.
Lycka till!
-Michael