Tidstjuvar är något alla har men inte vill ha. Likaså energitjuvar som, varje gång det ska göras en speciell uppgift, tar kraft och det finns ett stort inre motstånd innan det som borde bli gjort verkligen blir gjort. Ibland är det svåra saker som blir ”tidstjuvar” men ofta är det enkla saker som att processa och hantera e-post vilket detta inlägg kommer handla om.
I mer än 10 år har jag inför mina effektivitetsträningar sammanställt och utvärderat vilka tidstjuvar som deltagarna upplever sig att ha och år efter år så hamnar former av ”ineffektiv e-posthantering” överst. E-post har en tendens att ta överhanden när det kommer till hur dagar planeras och uppgifter prioriteras. En gräddfil skapas för e-post och det som är viktigt på riktigt blir ofta lidande pga. att e-post och e-posthantering tar överhanden. Nu säger jag inte att e-post inte är viktigt men det gäller att sätta saker i perspektiv och framförallt, sätta uppgifters olika viktighet i perspektiv för att mål ska nås.
Därför kommer här ”7 gyllene e-postregler” för att ta tillbaka kontrollen över mailen med några enkla men smarta e-postregler som du kan använda:
1. Stäng din inkorg
Att öppna inkorgen enbart 3-5 ggr/dag är ofta fullt tillräckligt för de flesta kör det kommer till hantering av inkommande mail. Öppna din inkorg. Ta beslut gällande nästa åtgärd för varje varje mail som kommit in och gå sedan vidare till nästa mail.
2. Din inkorg är INTE en att göra-lista
Allt som du inte kan och ska göra direkt du tar i mailet första gången planerar du in tid för i din kalender eller i din att-göra lista och tar sedan bort mailet från inkorgen. Enkelt och effektivt och som bonus har du skapat en proaktiv planering som du styr över.
3. Slösa inte med mottagare
Vem ska ha mailet? Var stenhårt i dina beslut och skicka inte mail till människor med tanken att det kan väl vara bra om han/hon får informationen. Antingen ska man ha informationen eller så behöver man inte få informationen.
Det är ju faktiskt vi själva som ställer till det för andra genom att skicka onödiga mail som de måste hantera….
4. Använd mail som kanal när det verkligen passar
Ofta, och jag mera verkligen ofta, används mail som kommunikationssätt trots att det inte är bäst forum. Enkelheten, för avsändaren, med att kasta iväg ett mail överskuggar ofta tanken om det verkligen är rätt kommunikationskanal. Nej, slösa inte på mail utan använd andra sätt att kommunicera vid exempelvis diskussioner, tuffa-/känsliga samtal och frågor etc.
5. Mail är ingen chattkanal
Mail skapades för att en eller flera personer ska kunna kommunicera/svara när det passar dem. Mitt mål är att svara inom 24 timmar men det innebär inte att jag svarar inom 30 sekunder vilket en del tror att man ska och bör. Har du bråttom med att får svar är mail en av de sämsta kanalerna för kommunikation.
6. Tydlighet ska gälla
Det är bara att inse att mail är ett svårt sätt att kommunicera för det saknas nyanser, tonläge, röstläge etc. Det blir bara det hårda och skriva ordet vilket tolkas olika beroende på vem som läser och på vilket hör den som läser är.
Tydlighet ska därför gälla i rubriker som kan starta med FYI (For your information) alternativt FYA (for your action) och sedan ärende inklusive projektnamn, kund, tjänst eller vad det nu kan vara det handlar om.
I själva mailet fungerar det utmärkt att tänka vad, vem och när för att få till ett bra och tydligt mail.
7. Säg nej till alla mail du inte vill ha
Detta gäller alltifrån nyhetsbrev som du avslutar prenumerationen på till mail ovh mailtrådar som du hamnat på internt. Är det inte relevant för dig att få mailen så är det ditt ansvar att säga till att det är så. Någon annan tror ju att de gör något bra så här får vi hjälpa till och allt för att få mindre antal mail till var inkorg.
Alla dessa e-postregler är ganska enkla att implementera och vill du läsa mer mer om smart e-posthantering tipsar jag om 3 vinster med en tom inkorg
Hur gör du? Har du något bra tips och e-postregler som du vill dela med dig av gällande smart e-posthantering?
Ha en produktiv dag!
-Michael