Hur ska man förhålla sig till sin inkorg egentligen? Vad är den till för och för vem? Dessa frågor är ytterst relevanta att ställa sig om man ska lyckats ta kontroll över sin egen inkorg. Jag vill mena på att du ska behandla din inkorg precis på samma sätt som du hanterar din brevlåda hemma vilket innebär att den är tömd varje dag. Beslut gällande allt nytt är fattat och du har både sorterat och strukturerat allt som kommit in.
Låter det enkelt?
Det är det också men det är vissa saker som måsta vara på plats för att även du ska anse att det är enkelt. Jag hamnade i en intressant diskussion för ett par veckor sedan med en man som var på ”min sida” i debatten gällande om det är möjligt att arbeta med en tom inkorg med tanke på dagens informationsöverflöd. Han fick närmare 100 mail per dag vilket är oerhörda mängder och hans ”nyckel till framgång” var att han hade full kontroll på hur mycket tid han var tvungen att lägga på att hantera sina mail utifrån att beslut ska fattas gällande allt nytt. Det många gör fel, fortsatte han, är att de inte behandlar arbetsuppgiften ”tömma inkorgen” som en arbetsuppgift utan att de tror de ska hinna med detta mellan andra arbetsuppgifter vilket de inte gör. Jag kom på mig själv med att småle då det är precis vad jag också anser vara problemet för många när det kommer till mailhantering.
Det är inte lätt. Det är verkligen inte lätt med OM du avsätter tillräckligt med tid för att hantera dina mail och OM du blir bra på att fatta beslut, första gången du öppnar ett nytt mail gällande nästa steg, kommer dina vinster vara stora och bland annat dessa:
Du kommer att spara tid
Om du fattar beslut första gången du öppnar ditt nya mail kommer du spara tid då du inte behöver öppna samma mail en gång till, ytterligare en gång, ytterligare en gång etc. Det finns, tyvärr, personer idag som öppnar och stänger samma mail mellan 8-10 gånger innan ett beslut fattas om nästa steg. Tänk då att varje gång mailet öppnas försvinner någonstans mellan 30-120 sekunder. Det blir snabbt oerhört mycket onödig tid som slösas bort och kunde ha använts annorlunda.
Du kommer ge dig själv chansen till ett större fokus
Att kunna hålla fokus är ibland ett sällsynt stadie för många tjänstemän vilket kan upplevas som oerhört frustrerande och ineffektivt. Om det enbart finns nya och olästa mail i din inkorg när du väl öppnar densamma är det större sannolikhet att du verkligen fokuserar på uppgiften framför dig. Vilken är då uppgiften när du öppnar inkorgen? Fatta beslut om nästa åtgärd! Varken mer eller mindre. Tom inkorg innebär inte att allt är gjort utan att det är ett beslut fattat om nästa åtgärd. Det är en oerhörd skillnad.
Du kommer använda kalendern och din att göra-lista bättre
Finns det massor av mail i din inkorg som också är saker som ska göras innebär det med stor sannolikhet att den bild som din kalendern och att göra-lista ger dig inte är sann överhuvudtaget. OM det kommer saker, via mail, som kräver en aktivitet så passar den aktiviteten mycket bättre i din kalender eller i din att göra-lista där du även fyller på med andra uppgifter som du får från andra håll. Inkorgen är en insamlingsplats och inget annat. Kalendern och att göra-listan är platsen för de saker som du behöver göra. Enkelt, fungerande och logiskt.
Hur gör du för att lyckas med tom inkorg och vad anser du vara de största vinsterna med att arbeta enligt ”tom inkorgsprincipen”?
-Michael