En av e-postens stora vinster är att man kan skicka samma info till massor av människor både i sin egen organisation men även till människor utanför ens egen arbetsplats. Självklart och ganska logiskt och framförallt inga nyheter. Så klart är detta fantastiskt och tidsbesparande men samtidigt är detta en av e-postens största fallgropar då vi tenderar att överinformera våra kollegor väldigt ofta. Du har garanterat fått mail som du undrar varför just du var inlagd som ”kopia” på?
Tänker man ett steg längre så är det ju så att alla inte behöver veta allting. Alla är säkert intresserade av allt som händer på företaget men det betyder inte att alla behöver få informationen du och dina kollegor skickar runt.
Jag brukar fråga hur folk gjorde innan mailen fanns. Kopierade du upp en massa extra kopior av din information, la dessa i kuvert och skickade till personer som kanske behövde få informationen? Svaret jag får av de flesta är nej, så mitt råd är att sluta skicka en massa onödiga cc/kopia mail internt i organisationen.
Knappen ”svara alla” är ytterligare en sak som du ska använda med stor försiktighet och kontentan är att om du vill få mindre antal mail ska du skicka mindre antal mail. Så enkelt är det och du kommer samtidigt hjälpa dina kollegor till en bättre arbetsmiljö och fokus kommer vara på att prestera resultat istället för att läsa mängder av mail som inte betyder något. Slöseri kommer aldrig vara bra i något sammanhang och detsamma gäller med mail.
Lycka till och slösa inte på mail!
/Michael